De principio a fin: Mejores prácticas para la gestión del ciclo de vida de los contratos

Imagina un mundo donde pudieras chasquear los dedos y crear contratos.

Desafortunadamente, no vivimos en ese mundo (¡pero oye, podemos soñar!).

Los contratos están en todas partes en nuestra vida diaria. Desde acuerdos laborales y de alquiler hasta contratos comerciales, son vitales para establecer términos claros y asegurar que todos sepan en qué se están metiendo. Pero seamos sinceros, gestionar contratos puede ser tan confuso como desentrañar un rompecabezas complejo.

¡Ahí es donde el software de gestión legal empresarial (ELM) entra en acción para salvar el día! Las organizaciones pueden mejorar la eficiencia en la creación y gestión de contratos al automatizar procesos y recuperar tiempo valioso que de otro modo se gastaría en tareas que consumen mucho tiempo. 

Si eres un propietario de negocio, gerente o cualquier persona que trate con contratos (y seamos sinceros, eso somos la mayoría de nosotros), entonces este artículo es de lectura obligada. Profundizaremos en la comprensión de la gestión del ciclo de vida de los contratos y compartiremos las mejores prácticas para mejorar la eficiencia, reducir riesgos y aumentar la transparencia. 

Importancia de la gestión del ciclo de vida de los contratos

Cuando dos empresas comienzan a hacer negocios juntas, un contrato establece los términos mutuamente acordados que gobiernan cómo las empresas cumplirán con sus respectivas responsabilidades. Los acuerdos bien documentados y ejecutados eficientemente reducen costos, agilizan procesos y fomentan una adecuada gestión de proveedores.

Una gestión efectiva del ciclo de vida de los contratos permite a las empresas obtener el máximo valor de sus acuerdos mientras aseguran el cumplimiento de las regulaciones. Ayuda a establecer procesos estandarizados y colaborativos que fomentan la consistencia entre los interesados. Con ella, las empresas pueden aspirar a un enfoque de 'sin sorpresas', donde los interesados conocen sus responsabilidades y plazos. 

La gestión del ciclo de vida de los contratos también actúa como un recurso valioso en la toma de decisiones, resolución de disputas, mitigación de riesgos y protección de los intereses de ambas partes. Aumenta la probabilidad de lograr los resultados deseados en las negociaciones mientras fortalece la posición general del negocio.

La gestión del ciclo de vida de los contratos es crítica para las empresas ya que influye directamente en los resultados de los acuerdos. Una mala gestión de los contratos puede aumentar significativamente el riesgo de responsabilidades legales, socavar la salud financiera de un negocio y afectar negativamente la reputación de las partes involucradas. 

Proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM)

La gestión del ciclo de vida de los contratos involucra múltiples etapas que cubren todo el proceso de principio a fin. Comprende todas las tareas involucradas en la formación, finalización, formalidades y gestión continua y mantenimiento de los contratos.

Aquí tienes una vista detallada de cada una de las etapas y pasos involucrados en el proceso:

Inicio del contrato

Esta etapa viene antes de la administración del contrato y marca el comienzo del proceso. Aquí, se identifica la necesidad de un contrato entre dos partes y se discuten el alcance, los objetivos y los requisitos del acuerdo. 

Redacción del contrato

El contrato se redacta en base a los términos y condiciones definidos por cada parte involucrada. La etapa de redacción del contrato requiere atención al detalle ya que el objetivo es reflejar las intenciones, derechos y obligaciones de ambas partes en el contrato.

Revisión y corrección del contrato

Después de que se crea el borrador inicial, el contrato pasa por una revisión colaborativa que involucra a varios departamentos internos como operaciones comerciales, finanzas y legal. El objetivo es recopilar aportes y experiencia para asegurar que el acuerdo se alinee con los requisitos comerciales y cumpla con los estándares legales. Los contratos mal redactados pueden llevar a pérdidas financieras para las organizaciones, a menudo debido a tecnicismos pasados por alto. 

Negociación del contrato

En esta etapa, las partes involucradas discuten cualquier diferencia en duración, precio y términos y condiciones. La comunicación efectiva, la flexibilidad y el compromiso son esenciales para una negociación exitosa. Esta etapa puede involucrar múltiples revisiones para lograr un contrato integral y mutuamente beneficioso.

Aprobación del contrato

Una vez que se completa la fase de negociación, el contrato pasa a la etapa de aprobación. Este paso puede ser complejo, particularmente en grandes organizaciones con múltiples interesados que necesitan revisar y dar su consentimiento. 

Implementar flujos de trabajo automatizados de extremo a extremo puede mantener las decisiones en movimiento y ayudar a evitar cuellos de botella. Una vez que todas las partes han aprobado el contrato, se firma para hacerlo legalmente vinculante. Esto se puede hacer manualmente o utilizando una firma electrónica. 

Seguimiento del contrato

El trabajo no termina con la firma. Los contratos requieren una gestión continua para asegurar el cumplimiento a lo largo de su ciclo de vida. Ambas partes monitorean y evalúan su rendimiento, y rastrean hitos, entregables y obligaciones. Se establecen sistemas para manejar revisiones y enmiendas cuando sea necesario.

Renovación del contrato

La renovación de un contrato indica el cumplimiento de un hito crítico. Al rastrear de cerca las fechas de renovación del contrato, las empresas pueden capitalizar oportunidades perdidas y planificar estrategias para negociar términos en nuevos contratos. 

Elementos de una gestión exitosa del ciclo de vida de los contratos

La gestión exitosa del ciclo de vida de los contratos involucra varios elementos clave que contribuyen a la administración efectiva y cumplimiento de las obligaciones contractuales. Estos elementos incluyen:

Software de gestión del ciclo de vida de los contratos

El software de gestión del ciclo de vida de los contratos ofrece varios beneficios sobre los métodos tradicionales de gestión de contratos. Usarlo puede ayudar a automatizar y estandarizar procesos, agilizar el ciclo de vida del contrato, mejorar el cumplimiento, mitigar riesgos y mejorar los procesos generales de gestión de contratos. Esto reduce la dependencia de tareas manuales, asegura consistencia y reduce errores.

Profesionales capacitados

Tener profesionales capacitados en el equipo que posean experiencia en la gestión del ciclo de vida de los contratos es crucial. Estos individuos entienden términos contractuales complejos y requisitos legales y sobresalen en la creación de contratos, conducción de negociaciones y navegación de resoluciones de disputas complejas a lo largo del ciclo de vida del contrato.

Control de costos

La gestión del ciclo de vida de los contratos ayuda a controlar costos al eliminar gastos duplicados, negociar términos favorables que se alineen con los objetivos financieros e identificar valiosas oportunidades de ahorro de costos. Un análisis financiero detallado, monitoreo continuo del rendimiento y un estricto cumplimiento del contrato contribuyen a lograr estos objetivos.

Seguimiento del cumplimiento

Para asegurar que los proveedores se alineen con los términos establecidos en el acuerdo, los procesos de gestión del ciclo de vida de los contratos rastrean indicadores clave de rendimiento (KPIs) y aseguran el cumplimiento de los requisitos regulatorios. Estas medidas fomentan la transparencia, la responsabilidad y el cumplimiento exitoso de los compromisos contractuales.

Repositorio centralizado

Un proceso efectivo de gestión del ciclo de vida de los contratos asegurará que todos los acuerdos se almacenen en un repositorio centralizado. Esto permite un fácil acceso, recuperación y gestión de contratos, lo cual es necesario para saber qué obligaciones se han cumplido e identificar aquellas que requieren atención. También ayuda a entender los niveles de riesgo, gasto y rendimiento en todos los contratos.

Estrategia de prevención de disputas

Un contrato bien gestionado minimiza la probabilidad de disputas y sorpresas. Términos contractuales claros y completos, estrategias efectivas de gestión de riesgos y resolución proactiva de problemas contribuyen a la prevención de disputas. Estas estrategias abordan el incumplimiento, mitigan riesgos y consistentemente entregan los resultados deseados.

Gestión de renovaciones

La gestión exitosa del ciclo de vida de los contratos minimiza las renovaciones de contratos perdidas y proporciona un mayor control durante los procesos de negociación. El seguimiento proactivo de renovaciones, negociaciones oportunas y procesos efectivos de enmienda de contratos contribuyen a lograr estos objetivos.

Beneficios de la gestión del ciclo de vida de los contratos

La gestión efectiva del ciclo de vida de los contratos ofrece numerosos beneficios a las organizaciones. Aquí hay algunos que vale la pena destacar:

• Mejor gestión de proveedores. La gestión del ciclo de vida de los contratos proporciona una visión integral de los términos del contrato, el rendimiento del proveedor y los plazos de entrega. Esto ayuda a las empresas a evaluar la fiabilidad del proveedor y tomar decisiones informadas durante la selección o renovación del contrato.  

• Documentación mejorada. La gestión efectiva del ciclo de vida de los contratos asegura una gestión de documentos integral, lo que ayuda a las empresas a mantener un registro del historial del contrato. Esta documentación permite a las empresas prepararse para auditorías, rastrear cambios, gestionar flujos de trabajo de aprobación y comunicación relacionada con los contratos.

• Mayor adaptabilidad. La gestión del ciclo de vida de los contratos permite a las empresas implementar enmiendas a los contratos de manera rápida y eficiente. Esta flexibilidad ayuda a atender las necesidades comerciales en evolución.

• Mejor cumplimiento. La gestión del ciclo de vida de los contratos asegura que las empresas discutan permisos legales, regulatorios e internos y requisitos de cumplimiento mientras crean el contrato. Las empresas mitigan riesgos y evitan sanciones y daños reputacionales al implementar procesos estandarizados y controles en varias etapas.

• Control de costos. La gestión del ciclo de vida de los contratos agiliza los procesos de revisión para asegurar el cumplimiento y prevenir retrasos y errores. Esto resulta en un procesamiento más rápido, entrega de valor a tiempo y reducción de disputas y sanciones. 
• Mayor satisfacción del cliente. Gestionar proactivamente los hitos, obligaciones y entregables del contrato ayuda a las empresas a mantener buenas relaciones con los clientes. Esto contribuye a la satisfacción y retención del cliente.

Desafíos de la gestión del ciclo de vida de los contratos

La gestión del ciclo de vida de los contratos puede involucrar varios desafíos a lo largo del ciclo de vida de un contrato. Aquí hay algunos desafíos comunes:

• Error humano. Errores de entrada de datos, como errores tipográficos, información ingresada incorrectamente y documentos mal ubicados, a menudo resultan en problemas que pueden tener consecuencias significativas.

• Contratos perdidos. Muchas empresas a menudo firman electrónicamente contratos y los olvidan hasta que surge una disputa. Sin embargo, asegurar que sea buscable y mantener el acceso al acuerdo es crucial para rastrear el cumplimiento. El almacenamiento manual de documentos usando hojas de cálculo puede ser abrumador, y localizarlos dentro de correos electrónicos o almacenamiento en la nube puede ser un desafío.

• Falta de visibilidad. La incapacidad de acceder a los detalles de los contratos activos puede resultar en un rendimiento deficiente, ya que ambas partes pueden no entender y cumplir con las regulaciones con el tiempo. Además, esto puede llevar a renovaciones automáticas no intencionadas bajo términos desfavorables.

• Falta de estandarización. Confiar en procesos manuales para crear contratos desde cero puede sobrecargar a los equipos legales, llevando a retrasos, errores y un mayor tiempo de procesamiento.

• Falta de información sobre el rendimiento del proveedor. El acceso limitado a datos de rendimiento del proveedor confiables y actualizados plantea desafíos para las empresas al evaluar y monitorear la efectividad. Esto afecta el proceso de toma de decisiones, haciendo más difícil identificar proveedores con bajo rendimiento o evaluar su adherencia a las obligaciones contractuales.
• Plazos perdidos. Confiar en flujos de trabajo automatizados para la gestión del ciclo de vida de los contratos a menudo lleva a un seguimiento débil del proceso. Esto puede resultar en obligaciones perdidas, fechas de renovación pasadas por alto, incumplimientos de contrato y una falta de responsabilidad.

Mejores prácticas para la gestión del ciclo de vida de los contratos

Implementar las mejores prácticas para la gestión del ciclo de vida de los contratos puede mejorar significativamente la efectividad de tus contratos. Aquí hay algunas mejores prácticas a considerar:

• Define el propósito. Define claramente el propósito del contrato de antemano, ya que ayudará al redactarlo. También es esencial evaluar a los proveedores para asegurar que puedan cumplir con los términos del acuerdo, para que solo incluyas lo que es posible.

• Elige el software de gestión del ciclo de vida de los contratos adecuado. Selecciona un software de gestión del ciclo de vida de los contratos que se alinee con el volumen de contratos de tu organización, los requisitos de usuario, las capacidades de integración, las características de automatización, el soporte de implementación, la experiencia en la industria y el caso de uso específico.
• Integra con el conjunto tecnológico existente. Integra herramientas de gestión del ciclo de vida de los contratos e inteligencia artificial (IA) con plataformas tecnológicas existentes para asegurar una adopción sin problemas y aceptación del usuario. Evita la interrupción alineándote con los sistemas actuales en lugar de reemplazarlos por completo.

• Mejora la claridad. Asegúrate de que los contratos estén bien investigados y articulen claramente las expectativas y requisitos de ambas partes. Evita la ambigüedad y busca una comprensión integral de la funcionalidad del contrato, ya que esto ayudará a resolver cualquier disputa. 

• Estandariza la creación de contratos. Crea e implementa un conjunto estandarizado de términos, condiciones y lenguaje legal para agilizar el proceso de creación de contratos, acelerarlo y reducir inconsistencias.

• Utiliza recordatorios automáticos. Configura recordatorios automáticos para asegurar la revisión y acción oportuna sobre los contratos, minimizando el riesgo de plazos perdidos y mejorando la eficiencia de la comunicación.

• Rastrea el tiempo de aprobación del contrato. Monitorea y rastrea el tiempo que lleva completar todo el proceso de aprobación del contrato. Esto puede permitir una adquisición más rápida de servicios contratados cuando sea necesario.

• Crea un repositorio de contratos. Establece un repositorio centralizado de contratos para mejorar la visibilidad del portafolio y facilitar la búsqueda y recuperación fácil de contratos. Tener facilidad de acceso puede fomentar la toma de decisiones informada.
• Prioriza la seguridad de los datos. Implementa medidas de seguridad robustas para proteger la información sensible del contrato. Elige una herramienta de gestión del ciclo de vida de los contratos con certificaciones de seguridad apropiadas, opciones de autenticación, controles de acceso y opciones de alojamiento confiables.
• Asigna propiedad para las renovaciones. Designa la responsabilidad de las renovaciones de contratos para prevenir oportunidades perdidas y gastos innecesarios. Automatiza los procesos de renovación y utiliza notificaciones para revisar y evaluar proactivamente los acuerdos existentes siempre que sea posible.
• Empieza ahora. Toma acción inmediata para mejorar tu enfoque de gestión del ciclo de vida de los contratos. Aborda los contratos heredados y considera implementar soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos lo antes posible para superar desafíos y mejorar la eficiencia.

¡Firmado, sellado y entregado!

La gestión del ciclo de vida de los contratos es un enfoque integral para gestionar acuerdos a lo largo de su ciclo de vida. Si tu negocio depende de sistemas de gestión de contratos fragmentados, puede enfrentar obstáculos en áreas como visibilidad, control y cumplimiento, lo que puede impedir su éxito.

Para abordar estos desafíos, debes establecer procesos robustos de gestión de contratos. Hacerlo mejorará la visibilidad de las obligaciones contractuales, permitirá un mejor control sobre el rendimiento del contrato e infundirá una mayor confianza en el cumplimiento de los requisitos regulatorios. Estas mejoras finalmente producirán resultados positivos y maximizarán el valor derivado de los acuerdos.

Obtén valiosos conocimientos sobre el impacto y potencial de los contratos inteligentes aprendiendo más sobre su papel en el cambio de la forma en que hacemos negocios.