¿Qué es una llamada de conferencia? Mejores prácticas para conectarse de forma remota

Las formas tradicionales de hacer negocios están evolucionando.

Muchas cosas definen la "nueva normalidad", incluido el trabajo remoto. La pandemia comenzó haciendo que trabajar desde casa fuera una necesidad; ahora, es una opción ampliamente permisible. Y nada transmite esta experiencia de manera más precisa que las reuniones regulares a través de llamadas de conferencia.

Muchas empresas utilizan software de conferencias de audio para configurar, alojar y gestionar sus necesidades de comunicación profesional. Estas herramientas son a menudo compatibles con conferencias basadas en la web que permiten videos, compartir pantalla y otras herramientas de colaboración como chat en vivo y compartir contenido.

En la última década, las llamadas de conferencia han ganado una inmensa popularidad e importancia a medida que más empresas expanden su presencia geográfica. A medida que el concepto de trabajar desde cualquier lugar sigue creciendo, esta tecnología es una necesidad para los negocios modernos.

¿Cómo funciona una llamada de conferencia?

Los llamantes invitados se unen a una llamada de conferencia a través de una línea fija ingresando el número compartido en sus teclados para conectarse a un puente de conferencia. El puente de conferencia es una sala virtual que permite a varias personas alojar o unirse a reuniones simultáneamente. Puedes poseer un puente de conferencia o suscribirte para alojar llamadas de conferencia en el puente de otra empresa.

Los participantes de la llamada también pueden usar una aplicación móvil para hacer una llamada de conferencia en dispositivos iPhone o Android. Alternativamente, pueden configurar un sistema de teléfono de protocolo de voz sobre internet (VoIP) para unirse con un sistema de escritorio o teléfono móvil.

VoIP permite a los participantes unirse desde computadoras en lugar de teléfonos tradicionales. Mientras que el método convencional de marcación es perfecto para los momentos en que no tienes conexión a internet o no puedes acceder a un dispositivo de escritorio, las llamadas VoIP son considerablemente más baratas que las llamadas tradicionales.

Sin embargo, en la mayoría de los casos, ambos tipos pueden conectarse al mismo puente de conferencia, por lo que los participantes pueden unirse usando cualquier método.

Se necesitan tres componentes principales para una llamada de conferencia.

• El número de marcación es el número de teléfono que recibes del proveedor de servicios. Los llamantes lo necesitan para unirse a una llamada de conferencia. Es un número de peaje que cuesta una tarifa a los participantes o un número gratuito que se cobra al anfitrión.
• El código de acceso consta de siete símbolos y debe ingresarse al unirse a una llamada de conferencia. El anfitrión distribuye este código único a todos los participantes.
• El número de identificación personal (PIN) es utilizado por el anfitrión para iniciar la llamada de conferencia. Les da acceso a funciones como grabación de llamadas, conteo de participantes y bloqueo de conferencia.

Cómo hacer una llamada de conferencia

Si hablamos de llamadas de conferencia tradicionales hechas desde teléfonos de escritorio, la configuración es bastante restringida. Permite un control limitado sobre el audio y la participación. Los llamantes necesitan tener a mano el número de marcación y el código de acceso para ingresarlos en la llamada y conectarse a la misma sala virtual.

Hacer una llamada de conferencia a través de un número de marcación distribuido

Aquí te explicamos cómo iniciar una llamada de conferencia usando un número de marcación.

• Paso 1: Envía una invitación de calendario con anticipación para realizar la reunión. Asegúrate de agregar una nota para los participantes con los detalles necesarios como la fecha, hora, número de marcación y códigos de acceso.
• Paso 2: Ingresa el número de marcación para conectarte a tu sala de reuniones virtual el día de la reunión.
• Paso 3: Ingresa el código de acceso, seguido del código PIN (si se solicita). Para algunos proveedores, el código de acceso es suficiente para iniciar la llamada.
• Paso 4: Una vez que hayas ingresado los detalles necesarios, simplemente espera a que otros se unan a la sala antes de comenzar la reunión.

Hacer una llamada de conferencia a través de conferencias ad hoc

Los pasos que se siguen en las soluciones de conferencias ad hoc difieren del método de marcación.

• Paso 1: El organizador necesita configurar el localizador uniforme de recursos (URL) del puente de conferencia para gestionar y conectar a múltiples llamantes simultáneamente.
• Paso 2: El organizador luego llama a todos los participantes usando software VoIP y los agrega a la sala virtual.
• Paso 3: Una vez que todos los participantes se han unido a la sala, la llamada comienza. Solo el organizador puede finalizar la reunión, pero los participantes son libres de irse.

Tipos de llamadas de conferencia

Para satisfacer adecuadamente tus necesidades de conferencias empresariales, debes entender la diferencia entre los tipos de llamadas de conferencia. Hay tres tipos a considerar.

Conferencia de audio

Este tipo de llamada de conferencia conecta a múltiples llamantes a través de cualquier servicio telefónico basado en VoIP. Dado que dependen únicamente de líneas telefónicas, las llamadas de conferencia de audio son fáciles de configurar. Las llamadas de conferencia de audio vienen en diferentes formas, tales como:

• Llamadas de conferencia sin reserva son rentables y no requieren ninguna reserva previa. Solo necesitas un proveedor de servicios de llamadas de conferencia para facilitar esta llamada a demanda. Los llamantes pueden marcar en cualquier momento.
• Llamadas de conferencia asistidas por operador son ligeramente más caras que el tipo sin reserva. Este tipo de llamada de conferencia tiene un operador en la línea para gestionar la llamada. El servicio también incluye ventajas como grabación de llamadas y transcripción.
• Llamadas de tres vías son la opción más simple, no requieren soluciones de conferencias de audio ni servicios adicionales. Sin embargo, están ligeramente limitadas en comparación con otras opciones. Por ejemplo, tu control de audio se limita a qué tan fuerte hablas o qué tan bien escuchas el audio, y el número máximo de participantes podría no ser más de cinco personas.
• Llamadas de conferencia de ganancias son llamadas públicas entre una empresa, sus inversores y partes interesadas. Se realizan para explicar el rendimiento financiero de una empresa y planificar el próximo trimestre financiero.

Conferencia de video

Para usar la conferencia de video, los participantes se involucran en un entorno audiovisual conectándose a la misma sala de reuniones en línea. Una cámara web permite reuniones de video, permitiendo a los llamantes interactuar entre sí a través de videoconferencias de alta definición en tiempo real.

Esta es la alternativa más cercana a las reuniones en persona porque los usuarios ven las señales faciales y el lenguaje corporal de los demás. Incluso al usar el mejor software de videoconferencia, se necesita una conexión a internet de alta velocidad. Con una buena conectividad, los participantes pueden evitar dificultades técnicas como imágenes borrosas o retrasos.

Conferencia web

La conferencia web lleva las llamadas de video al siguiente nivel. No solo los usuarios pueden interactuar entre sí en tiempo real, sino que también pueden compartir medios y sus pantallas para usar otras herramientas de colaboración que faltan en las plataformas de llamadas de conferencia de audio y video.

Aunque la conferencia web proporciona una experiencia inmersiva, puede ser ligeramente costosa y requiere cierto nivel de capacitación y configuración para usar las muchas herramientas disponibles.

Llamada de conferencia telefónica vs. llamada de conferencia web

Para realizar cualquier forma de llamada de conferencia, necesitas registrarte con tu proveedor de servicios y obtener tus números de marcación junto con los códigos de acceso.

Las llamadas de conferencia telefónica se realizaban tradicionalmente a través de conexiones de línea fija usando un teléfono de escritorio. Si no tienes una conexión a internet estable, esta sigue siendo una opción viable. De lo contrario, puedes conectar internet a tu teléfono de escritorio e instalar un servicio VoIP.

Las llamadas de conferencia web ofrecen más funciones que las llamadas de conferencia telefónica. Utiliza dispositivos que admiten conexiones de video como teléfonos inteligentes, laptops y tabletas y ofrece funciones inteligentes como mensajería en tiempo real a través de chat, compartir pantalla y medios, y soporte de cámara web.

Casos de uso de llamadas de conferencia

Las llamadas de conferencia proporcionan formas versátiles para que grandes grupos de personas se comuniquen en todo el mundo. Son una gran herramienta para conectar equipos remotos y oficinas globales. Consulta algunos casos de uso específicos a continuación.

1. Llamadas telefónicas con clientes

Todo tu equipo puede conectarse con los clientes como grupo usando llamadas de conferencia. Puedes comunicarte con tus clientes en un lugar de trabajo virtual y aprovechar funciones integradas como mensajería instantánea, compartir medios y controles de audio para proporcionar una buena experiencia.

2. Comunicaciones internas

Si los miembros de tu equipo están trabajando desde múltiples ubicaciones, las llamadas de conferencia reúnen a todos. Simplifica la comunicación del equipo para la lluvia de ideas y la discusión de detalles críticos sin la necesidad de ir y venir con largos correos electrónicos.

3. Reuniones generales

Las reuniones generales utilizan llamadas de conferencia para conectarse con equipos en diferentes ubicaciones. La conferencia es una excelente manera de realizar sesiones de preguntas y respuestas, ya que puede albergar grandes grupos de llamantes mientras proporciona alta calidad de audio para una fácil interacción.

Mejores prácticas para llamadas de conferencia

Desde ruidos de fondo fuertes hasta señales faciales retrasadas, muchas cosas pueden hacer que una llamada de conferencia sea incómoda. Trabaja en tu etiqueta de llamadas de conferencia antes de tu próxima gran reunión.

1. Prueba el equipo con anticipación

Nada dice "no profesional" más fuerte que conexiones disruptivas, especialmente cuando se dirige a un grupo más grande. Prueba tu equipo antes de las llamadas de conferencia para evitar cualquier error de último minuto.

2. Encuentra un rincón tranquilo

Similar a abordar dificultades técnicas, asegúrate de que tu entorno físico esté bien equipado para unirte o alojar una llamada de conferencia. Si puedes evitarlo, no respondas llamadas desde calles concurridas o taxis mientras estás en movimiento. Además, silencia y activa tu micrófono en los momentos correctos.

3. Usa las herramientas de colaboración adecuadas

Si te estás conectando a través de conferencias web, elige las herramientas de colaboración adecuadas para hacer tus llamadas más inmersivas. Por ejemplo, el software de compartir pantalla es excelente para presentaciones, o puedes usar una herramienta de grabación de llamadas para fines de capacitación. Otras opciones incluyen transcripciones de llamadas, música personalizada de espera, soluciones de pizarra colaborativa y chat instantáneo.

4. Graba tu reunión

Puedes mantener grabaciones como recursos para compartir con los llamantes que no estuvieron presentes. Las grabaciones también proporcionan recibos para un registro de decisiones tomadas durante la llamada y un punto de referencia para futuras reuniones.

5. Invierte en el software adecuado

Para obtener la mejor experiencia de llamada de conferencia, encuentra el software de conferencias de audio adecuado para tus necesidades. Recluta un proveedor que te permita alojar conversaciones en un puente de conferencias de audio para varios grupos grandes en diferentes ubicaciones.

Mejores soluciones de llamadas de conferencia de audio en 2024

Con el software de conferencias de audio, puedes alojar llamadas de voz entre varias partes que trabajan desde ubicaciones separadas. Es ideal para llamadas de grupos pequeños, pero principalmente facilita reuniones profesionales.

Para ser incluido en esta categoría, un producto debe:

• Permitir la comunicación de audio a través de una red telefónica conmutada pública (PSTN) o red móvil para una colaboración fácil
• Alojar llamadas de audio de múltiples usuarios en un puente de conferencias de audio

*A continuación se presentan los 5 principales software de conferencias de audio líderes del Informe Grid® de Verano 2024 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. Workplace de Meta

Workplace de Meta es una herramienta de comunicación empresarial todo en uno que mantiene a los empleados comprometidos y conectados. Soporta a tus jugadores favoritos como Google Calendar y Microsoft Outlook e incluso permite integraciones personalizadas.

Los nuevos clientes pueden registrarse para una prueba gratuita de 30 días de Workplace de Meta y usarlo gratis. La empresa también ofrece su servicio de forma gratuita a organizaciones benéficas sin fines de lucro elegibles.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"El principal beneficio de Workplace es la colaboración en equipo a través de chat y conferencias. Sin embargo, la agrupación es el mejor componente. Cada grupo tiene su propia base de información y conocimiento."

- Reseña de Workplace de Meta, Mohammed Shohrab H.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Creo que la plataforma es un poco confusa para los nuevos usuarios. Sería útil tener un saludo inicial que te haga saber lo que puedes lograr usando la plataforma."

- Reseña de Workplace de Meta, Val C.

2. Spike

¡Convierte tu correo electrónico en una oficina! Spike proporciona todo, desde mensajería y colaboración hasta llamadas de audio/video en una plataforma, permitiéndote comunicarte mejor y más rápido.

El plan gratuito para siempre de Spike admite llamadas de conferencia de audio y video uno a uno ilimitadas, junto con funciones adicionales como notas colaborativas y chat.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"He usado docenas de plataformas de correo electrónico, pero la forma en que Spike organiza las comunicaciones hace que sea muy fácil encontrar y participar. Trata las comunicaciones como mensajes de texto y organiza por persona, no por línea de asunto, lo cual es enorme."

- Reseña de Spike, Peter J.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Me encantaría ver más opciones de cuenta y controles para fuera de la oficina. Además, poder integrar otros canales no relacionados con el correo electrónico en un solo hilo de comunicaciones sería genial."

- Reseña de Spike, Peter J.

3. PowWowNow

PowWowNow ofrece una solución de conferencias de audio fácil de usar y rentable, diseñada para empresas que buscan herramientas de comunicación confiables y sencillas. Conocido por su enfoque directo, PowWowNow asegura una conectividad sin problemas, lo que lo convierte en una opción ideal para organizaciones de todos los tamaños.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"PowWowNow es súper fácil de usar. No hay costos ocultos y me permite iniciar llamadas virtuales espontáneamente sin reserva previa. Proporciona números de marcación gratuitos y locales, permitiendo que personas de todo el mundo se unan a la reunión."

- Reseña de PowWowNow, Siddhant G.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Algunos problemas posibles que los usuarios pueden encontrar incluyen dificultades técnicas con la plataforma, mala conectividad a internet que causa mala calidad de video o audio, y dificultad para replicar el nivel de compromiso y espontaneidad que se puede lograr en reuniones cara a cara. Además, algunos usuarios pueden preferir reuniones en persona y encontrar las reuniones virtuales menos satisfactorias."

- Reseña de PowWowNow, Rithik D.

4. Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS)

Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS) es una solución de comunicación avanzada basada en la nube diseñada para satisfacer las necesidades complejas de las empresas modernas. Este servicio integra varias herramientas de comunicación en una plataforma única y cohesiva, permitiendo una colaboración y conectividad sin problemas en toda tu organización.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"La incorporación fue fácil y sin estrés, el equipo es amigable y comunicativo. Cambiar del servicio telefónico tradicional a Teams Phone fue más fácil de lo esperado."

- Reseña de Comunicaciones Unificadas como Servicio, Joe Y.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Las llamadas que llegan a través del centro de llamadas a veces se cortan o no llegan a los agentes en cola."

- Reseña de Comunicaciones Unificadas como Servicio, Mike S.

5. Conferencias InterCall Reservationless-Plus

Conferencias InterCall Reservationless-Plus facilita la comunicación sin problemas para empresas de todos los tamaños. Ya sea que estés organizando una reunión de equipo, una presentación a clientes o un evento corporativo a gran escala, esta plataforma ofrece conexiones de audio confiables y de alta calidad que mantienen tus conversaciones claras e ininterrumpidas.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Me encanta que no tenga que reservar un puente o preocuparme de que alguien más en mi oficina pueda necesitar la línea. Puedo tener una llamada espontáneamente y decidir, en el momento, grabar para reproducción posterior - una revisión. Tratamos con problemas complejos de TI. Capturar todos los detalles técnicos en una llamada es CRÍTICO. El hecho de que pueda grabar mis llamadas de conferencia es increíblemente valioso."

- Reseña de Conferencias InterCall Reservationless-Plus, Kelli J.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Los procesos de facturación son tan inconvenientes, y el personal no parece tener un manejo en la resolución de problemas."

- Reseña de Conferencias InterCall Reservationless-Plus, Josh W.

Volvamos a eso

Las llamadas de conferencia solo seguirán estando en alta demanda a medida que continuemos haciendo negocios con cualquier persona desde cualquier lugar. Afortunadamente, los costos son bajos y los proveedores ofrecen un gran soporte. Para las organizaciones con una fuerza laboral global, una excelente comunicación es clave para la supervivencia.

Si estás buscando más formas de mejorar las comunicaciones en toda la empresa, echa un vistazo al mejor software de mensajería instantánea empresarial para facilitar conexiones efectivas entre departamentos y equipos.