Modelado de Procesos de Negocio: Tu Guía para Visualizar el Éxito

Se acabaron los días en que las empresas planificaban con la filosofía de "una talla para todos".

Desde los cambios económicos globales y superar la competencia hasta adoptar nuevas regulaciones y mantenerse al día con los cambios en la intención de compra, una empresa tiene que hacer malabares con muchas cosas para mantenerse en la cima de su juego. Comprender los entresijos de tus operaciones es la clave para el crecimiento, independientemente de la industria que quieras dominar.

La modelización de procesos empresariales es un método que puede ayudarte a navegar por las complejidades de las tendencias dinámicas en la era digital. Derivado de los registros de eventos de una empresa extraídos con software de minería de procesos, la modelización de procesos empresariales puede reducir los costos operativos, mejorar la velocidad de los procesos y mejorar la eficiencia general de tu modelo de trabajo.

La reinvención y la adaptabilidad son esenciales para mantener una organización en el camino hacia el éxito. Las organizaciones tienden a lidiar con múltiples procesos de diferente complejidad que requieren colaboraciones interdepartamentales. Y más a menudo de lo que se piensa, estos procedimientos no están correctamente mapeados.

Como resultado, la falta de documentación crea desviaciones, cuellos de botella, ambigüedad e ineficiencia general. Lo que se necesita en estos casos es una imagen clara del flujo de trabajo de una organización. Con conocimientos especializados y datos, los analistas de negocios y los expertos en la materia mapean un modelo de negocio de extremo a extremo, permitiendo a los tomadores de decisiones desarrollar una comprensión profunda de sus procesos empresariales.

Otra forma de mapear un modelo de negocio es utilizando los registros de eventos de una empresa almacenados en bases de datos y sistemas de información con software de minería de procesos. La minería de procesos a menudo se integra con software de gestión de procesos empresariales para crear un repositorio de herramientas para modelar y mejorar los procesos empresariales.

¿Cuál es el propósito de la modelización de procesos empresariales?

Antes de pensar en mejorar un proceso empresarial, es crucial saber cómo funciona. La documentación basada en texto o manual rara vez es suficiente para comprender el rendimiento de un proceso.

Por esta razón, cada organización necesita modelar, documentar, analizar y comunicar los procesos empresariales y obtener una visión clara de los flujos de trabajo, entradas y salidas de sus operaciones en curso. Pero, ¿cómo ayuda la modelización con esto?

La modelización es la representación visual a pequeña escala de cómo funciona un sistema. En el contexto de los negocios, un modelo permite comprender el flujo de trabajo de una organización e identificar formas de optimizarlo mientras se minimiza el desperdicio de tiempo y recursos.

El software de modelización de procesos empresariales tiene las herramientas que necesitas para visualizar tus procesos gráficamente e identificar los conocimientos críticos necesarios para mejorar una operación. Ayuda a los propietarios de negocios a comunicar su visión a las partes interesadas, así como les da la oportunidad de desarrollar y probar la arquitectura de su sistema.

Las empresas practican la gestión de procesos porque realiza todo, desde el mapeo y descubrimiento de procesos hasta la simulación, análisis y mejora de procesos. Cada pequeño paso en un flujo de trabajo afecta a otras acciones. Como resultado, es imprescindible trazar todo el proceso para obtener visibilidad de una vez antes de tomar cualquier decisión para mejorar o reingeniería de procesos.

La modelización de procesos también cierra la brecha de comunicación que frecuentemente ocurre entre la etapa de diseño e implementación del proceso. Además, la estandarización a nivel de la industria permite a las partes interesadas internas y externas estar en la misma página mientras mantienen un registro del mapeo de procesos.

Historia de la modelización de procesos empresariales

El origen de la modelización de procesos se remonta al siglo XIX con la invención de los diagramas de Gantt. El primer uso de estos diagramas representaba un simple cronograma de proyecto. Sin embargo, no fue hasta la evolución de los diagramas de flujo en 1920 que la modelización de procesos como concepto comenzó a tomar forma.

La ventaja más significativa de los diagramas de flujo era la alta flexibilidad frente a las cambiantes dinámicas empresariales y la facilidad de comprensión. Pero al mismo tiempo, había una preocupación por que los diagramas de flujo fueran ligeramente informales, lo que llevó a ambigüedades e interpretaciones erróneas. Por esta razón, los expertos de la industria pasaron varias décadas tratando de mejorar los diagramas de flujo y diseñar modelos de procesos formales.

Más tarde, en la década de 1970, el lenguaje de modelado unificado (UML) surgió en la comunidad de gestión de procesos empresariales. Este método utilizaba un conjunto de reglas unificadas para modelar diferentes elementos en procesos. Sin embargo, los científicos informáticos utilizaron principalmente UML para sistemas de software complejos; su aplicación para modelos de negocio no se materializó hasta mucho más tarde.

A principios de la década de 2000, la comunidad BPM desarrolló dos lenguajes de modelado más: el lenguaje de modelado de procesos empresariales (BPML) y el lenguaje de ejecución de procesos empresariales (BPEL). Desafortunadamente, estas técnicas carecían de estandarización y declinaron en 2008 debido a la falta de adopción masiva.

Alrededor de 2004, la notación de modelado de procesos empresariales (BPMN) entró en escena, proporcionando un proceso de modelado estandarizado en todos los sectores. Era el equilibrio perfecto entre simplicidad y formalidad. El modelo fue adoptado rápidamente en el mundo de la gestión de procesos empresariales. La aceptación masiva por parte de la comunidad empresarial y de TI hizo de BPMN el estándar universal para los jugadores tecnológicos.

Técnicas de modelización de procesos empresariales

Fundamentalmente, un modelo de proceso empresarial comunica lo que estás haciendo actualmente para lograr tu plan de negocio, lo que deberías estar haciendo, lo que no deberías estar haciendo y lo que se puede mejorar.

Dado que los modelos de procesos empresariales trabajan con datos cuantitativos recopilados de registros de eventos, presentan una visión objetiva del estado actual de tu flujo de trabajo, incluidos métricas y observaciones que podrían pasar desapercibidas de otro modo.

Notación de modelado de procesos empresariales (BPMN)

En términos más simples, la notación de modelado de procesos empresariales (BPMN) representa visualmente un proceso empresarial de extremo a extremo en un diagrama de flujo, destacando los pasos, elecciones y participantes involucrados en el proceso.

Originalmente ideado por la iniciativa de gestión de procesos empresariales (BPMI), BPMN permite a las organizaciones obtener una ventaja competitiva y mejorar el uso de sus recursos, resultando en un modelo de negocio mejorado en general.

En los últimos años, ha habido un intento de estandarizar este método, y ahora es más comúnmente conocido como modelado y notación de procesos empresariales, manteniéndose fiel al acrónimo BPMN.

Los modelos de procesos empresariales y los diagramas de notación toman un enfoque centrado en los empleados, lo que facilita la implementación de cambios precisos. El lenguaje común estándar y los componentes de BPMN permiten colaborar sin esfuerzo a través de departamentos internos y externos.

Uno de los principales beneficios de este enfoque es que utiliza plantillas de diagramas de flujo para mapear el flujo de secuencia y el flujo de mensajes del proceso, haciéndolo mucho más sencillo de entender que cualquier otro modo de comunicación.

Los diagramas BPMN comprenden una colección de símbolos, anotaciones, puertas de enlace y prácticas para vincular estos objetos y representar con precisión un proceso empresarial de principio a fin. Una vez ejecutado con éxito, BPMN puede cerrar la brecha entre la intención del proceso y los retrasos que podrían ocurrir después de la implementación.

Para representar un proceso virtualmente, BPMN utiliza algunos objetos propietarios unificados, incluidos algunos de los que se enumeran a continuación.

• El objeto de flujo de proceso define la secuencia de flujo y ejecución de un proceso empresarial
• El pool significa la colección de participantes del proceso
• La swimlane representa subgrupos y divisiones dentro de los pools
• El objeto de datos simboliza los datos que fluyen a través del proceso y cómo conecta diferentes pasos
• Los artefactos determinan la organización de tareas y actividades

Diagramas de lenguaje de modelado unificado

Reconocido como el enfoque moderno para documentar y modelar procesos empresariales, el lenguaje de modelado unificado (UML) es un sistema estandarizado que incorpora diagramas que visualizan el diseño de un modelo de negocio.

Los ingenieros de software fueron los primeros en desarrollar UML para sistemas de software complejos y lo utilizaron de la misma manera que los planos funcionan en otros campos de la ingeniería.

Ahora, los diagramas UML son una parte integral de la modelización de procesos empresariales. Los procesos complejos implican colaboraciones interdepartamentales, por lo que tener un lenguaje estandarizado para comunicarse en toda la organización es vital, especialmente para aquellos que no son programadores y no entienden el código.

Los diagramas UML son equivalentes centrados en objetos de los diagramas de flujo que detallan la lógica detrás de un proceso empresarial. Esta técnica viene con 14 diagramas diferentes que ayudan a documentar procesos en una forma comprensible para las partes interesadas. Estos diagramas pueden enfatizar la información estructural o el comportamiento entre objetos (flujo de información e interacciones) en un modelo de proceso empresarial.

Modelo de diagrama de flujo

Los diagramas de flujo ayudan a crear una representación gráfica de un modelo de proceso, utilizando formas simples y flechas para mapear el progreso de una operación mientras se alcanza un resultado específico.

Si bien los diagramas de flujo funcionan mejor para operaciones secuenciales, a menudo pueden ser demasiado unidimensionales para representar procesos empresariales modernos con funciones simultáneas que trabajan en sincronía en múltiples niveles. Los procesos empresariales estándar compatibles con los diagramas de flujo son la incorporación de empleados, la presentación de informes de incidentes y los procesos de aprobación jerárquica.

Diagramas de flujo de datos

Al igual que los diagramas de flujo, un diagrama de flujo de datos (DFD) mapea un proceso empresarial o el flujo de un sistema. Sin embargo, los DFD se centran en los datos que viajan entre pasos y canales en lugar de en las actividades.

Esta técnica incluye todo, desde cómo los datos ingresan y fluyen en un sistema hasta dónde se almacenan y utilizan. Los DFD son mejores para procesar datos en bruto y utilizar la información extraída para mapear modelos de negocio útiles.

Los DFD pueden variar en términos de simplicidad, desde diagramas simples dibujados a mano hasta modelos complejos en profundidad; todo depende de cómo el proceso maneja los datos. Como resultado, este diagrama de modelización de procesos empresariales no es completamente adecuado para funciones que no están impulsadas por datos.

Definición integrada para el modelado de funciones

Variando según su aplicación, la definición integrada para el modelado de funciones (IDEF) es un conjunto de métodos de modelado empresarial que utilizan diagramas de flujo para representar un proceso. Utiliza un conjunto estándar de direcciones y símbolos para mapear una estrategia, destacando las entradas, salidas, actividades, mecanismos y control de las operaciones empresariales.

IDEF es adecuado para definir los requisitos operativos necesarios para que un sistema funcione sin problemas. Contiene 16 métodos, cada uno de los cuales captura un conjunto de datos específico para la modelización de procesos empresariales. Este mecanismo de trabajo de capturar y procesar datos hace que IDEF sea ideal para traducir una operación empresarial en una representación gráfica.

Diagramas de actividad de roles (RAD)

Como su nombre indica, un diagrama de actividad de roles se centra en los roles de las personas y las interacciones entre actividades en un proceso. Los roles en RAD pueden incluir individuos, equipos, departamentos, partes interesadas u organizaciones.

Por otro lado, las interacciones pueden consistir en cosas como delegar trabajo, informar sobre el estado de un proyecto o transferir información dentro de un sistema.

Los RAD apoyan la comunicación porque son fáciles de leer y entender para las partes internas y externas en todas las etapas. Sin embargo, esta técnica carece de los beneficios orientados a objetos ofrecidos por otras técnicas de modelado como BPMN.

Diagramas de Gantt

Nombrados en honor al ingeniero mecánico estadounidense Henry Gantt, los diagramas de Gantt representan procesos en forma de gráficos de barras. Este método fue prevalente a finales del siglo XIX para las empresas que buscaban formas de visualizar un flujo de trabajo empresarial con cronogramas distintos.

Los diagramas de Gantt facilitan a los empleadores especificar qué empleado debe cumplir con plazos de tareas específicos para mantenerse en el cronograma. El eje vertical representa la tarea que debe completarse y el eje horizontal representa el cronograma para la finalización. Una vez que ingresas las tareas, su cronograma y dependencias, el diagrama se actualizará automáticamente para dar una representación precisa del proceso.

A pesar de tener siglos de antigüedad, los diagramas de Gantt siguen siendo uno de los diagramas de modelización de procesos empresariales más utilizados para rastrear proyectos y subprocesos.

Método orientado a objetos

Los métodos tradicionales del ciclo de vida del desarrollo de software a menudo tenían que enfrentar desafíos como un flujo rígido de procedimientos. En consecuencia, los sistemas desarrollados utilizando estos métodos convencionales también eran rígidos y difíciles de cambiar.

Resolver problemas complejos en el mundo empresarial moderno requiere automatización y destreza. Esto se convirtió en un desafío para las empresas que practicaban técnicas de modelado tradicionales.

La industria pronto comenzó a darse cuenta de que localizar el impacto del cambio en todo un sistema se puede hacer representando elementos, comportamiento y datos de un proceso en forma de objetos y mapeando cómo interactúan.

Por lo tanto, las empresas comenzaron a adaptar técnicas de modelado de procesos orientadas a objetos para adquirir flexibilidad y mejorar la competitividad en el mercado. Como sugiere el título, estos métodos se centran en los objetos de un modelo de negocio, acentuando su relación dentro del sistema.

En comparación con otros diagramas de modelización de procesos empresariales, el modelado orientado a objetos integra comportamiento y datos, lo que facilita el manejo de sistemas complejos.

Diagramas de interacción de roles

Cada rol en un proceso está vinculado a una actividad. Un diagrama de interacción de roles (RID) representa estas actividades con la ayuda de texto y símbolos. Si bien este método puede ser ligeramente más complejo que un diagrama de flujo, también es menos flexible.

El flujo de ida y vuelta en este modelo indica que la conexión entre roles y actividades puede hacer que los RID sean desafiantes de desarrollar. Además, esta técnica no destaca las entradas o salidas de un proceso y tiene una notación estricta, lo que hace que la colaboración sea una tarea exigente.

Sin embargo, los RID son más adaptables en comparación con otras formas de diagramas de modelización de procesos empresariales. Ayudan a establecer la relación entre acciones y definen la estructura organizativa al mapear interacciones distintivas a través de roles.

Niveles de modelización de procesos empresariales

Comprender cómo mapear, analizar y optimizar procesos puede beneficiar a cualquier profesional en cualquier industria. Pero la modelización de procesos también viene con múltiples capas, y antes de trabajar en cualquier técnica de modelado, debes desglosar y comprender los diferentes niveles de modelización de procesos empresariales.

• Nivel uno: Este nivel de modelo de proceso destaca las operaciones principales de una organización y los diferentes roles o departamentos que realizan esas operaciones.

• Nivel dos: Comúnmente conocido como modelado de cadena de valor, este nivel se centra en los procesos de extremo a extremo de las áreas operativas de una empresa. Las cadenas de valor muestran el flujo de trabajo del sistema actual, entradas y salidas.

• Nivel tres: El siguiente nivel es el modelo físico y utiliza un diagrama BPMN. Destaca los diferentes roles y actividades requeridos para llevar a cabo una operación y el flujo de información dentro del sistema.

• Nivel cuatro: El nivel final es la documentación de los subprocesos, actividades y requisitos del sistema necesarios para implementar el modelo de proceso empresarial creado en el nivel tres.

¿Cuáles son los beneficios de la modelización de procesos empresariales?

La naturaleza visual de los modelos de procesos empresariales los convierte en una herramienta invaluable para la productividad y efectividad en las operaciones departamentales. Estudiar diagramas de modelización de procesos empresariales significa que las partes interesadas pueden analizar y perfeccionar los procesos existentes para aumentar las eficiencias operativas.

Proceso empresarial mejorado

Con la transparencia adicional adquirida a través de un modelo de proceso empresarial, los supervisores pueden descubrir oportunidades para mejorar aún más las operaciones. Armados con el conocimiento de las discrepancias existentes y los datos, las empresas reducen las áreas de función más adecuadas y adaptables para el cambio.

Los gerentes también pueden aprovechar la mayor responsabilidad al mapear los pasos de un proceso e indicar quién es responsable de cada tarea.

Mantente al día con la dinámica de la industria

En un entorno empresarial en constante evolución, las empresas necesitan formas de mantenerse al día con los cambios que las rodean para emerger como líderes. Como resultado, tu estrategia empresarial debe ser lo suficientemente versátil como para adaptarse a las necesidades cambiantes de la industria.

Con el poder de la modelización de procesos empresariales, los líderes pueden tomar decisiones complejas con total transparencia y elevar su infraestructura sin complicaciones.

Racionaliza el flujo de trabajo de la empresa

Con diagramas de modelización de procesos, las organizaciones pueden localizar ineficiencias y áreas de mejora. Además, pueden estandarizar el flujo de trabajo empresarial, proporcionando a los empleados los pasos necesarios para completar un proceso.

La modelización de procesos no solo mejora el flujo de trabajo al evitar la necesidad de que los empleados instalen una tarea como mejor les parezca, sino que también ayuda a las empresas a cumplir con sus estándares de calidad al racionalizar el flujo de trabajo para todos.

Canales de comunicación mejorados

Al documentar un proceso, las empresas pueden utilizar el lenguaje y la metodología estandarizados para comunicarse a través de todos los canales. Esto significa que no hay espacio para la ambigüedad con respecto a la inteligencia de procesos, por lo que los empleados tienen muchas más probabilidades de ser eficientes y productivos en su trabajo. Además, esta documentación facilita a las empresas poner al día a los nuevos empleados.

Descubre tareas para automatizar

Una vez que obtienes una representación visual de tus procesos empresariales, puedes analizar cada tarea y subtarea. El diagrama trazado asegura que todos los empleados estén en la misma página cuando se trata de puntos de decisión, agregados de valor y operaciones generales. Y todo esto se hace manteniendo los costos bajos.

Por lo tanto, como usuario empresarial, puedes identificar oportunidades de mejora y automatización del flujo de trabajo. Mejora la eficiencia operativa y proporciona formas de reasignar recursos cuando sea necesario.

Alinea los procesos con los objetivos empresariales

Implementar cualquier mejora de proceso requiere una realineación de las operaciones y un replanteamiento de cómo los empleados realizan tareas específicas. Al descubrir los detalles del proceso e identificar cuellos de botella, las partes interesadas pueden alinear el nuevo modelo de proceso con su estrategia empresarial para obtener la máxima efectividad.

Además, la modelización de procesos empresariales capitaliza las oportunidades adecuadas en el momento adecuado y diseña procesos eficientes que utilizan los recursos de la mejor manera mientras se esfuerzan por reducir los costos operativos en toda la organización.

Desafíos de la modelización de procesos empresariales

Los principales desafíos de la modelización de procesos empresariales se originan en la variedad de procedimientos dentro de cada organización. Cada proceso es una combinación de operaciones centrales y funciones de soporte de backend. Esto lleva a un exceso de cambios simultáneos en el flujo de trabajo. La alteración simultánea aumenta la imprevisibilidad de los procesos en toda la organización, especialmente considerando la probabilidad de error humano.

• División entre modelo y realidad: La modelización de procesos empresariales puede resultar en una brecha entre cómo los interesados planifican un proceso y cuál es la práctica real. Esta división entre modelo y realidad puede resultar en que los empleados se resistan a la adaptación de un modelo de proceso empresarial, ya que no refleja su flujo de trabajo existente.
• Posible falta de comunicación: Los analistas de negocios necesitan información procesable para ser eficientes en sus prácticas. Algunos modelos de procesos pueden no comunicar claramente su intención, especialmente aquellos derivados por ingeniería inversa de sistemas de información existentes. Carecen de identificadores o elementos descriptivos, lo que resulta en una interpretación deficiente.
• Pérdida de innovación: Cuando los empleados trabajan con un enfoque de gestión para la modelización de procesos, se obstaculiza el conocimiento que adquieren al trabajar en el proceso. O bien se abstienen de utilizar esta experiencia para seguir el modelo de trabajo dado o dejan de lado el pensamiento crítico para operar sin pensar según el nuevo estándar.
• Falta de precisión en el proceso: Algunos expertos de la industria argumentan que la modelización de procesos depende en gran medida del diseño y a veces puede no capturar la precisión. La representación visual de un modelo de proceso a menudo descuida componentes como su idoneidad, facilidad de comprensión y aplicación general.

Modelización de procesos vs. mapeo de procesos vs. minería de procesos

La modelización de procesos, el mapeo de procesos y la minería de procesos son todas formas de técnicas de gestión de proyectos utilizadas bajo BPM. Las empresas utilizan la modelización de procesos empresariales para centrarse en visualizar el flujo de trabajo actual con datos de registros de eventos, obteniendo visibilidad sobre cómo se desempeña un proceso.

El mapeo de procesos empresariales es una visualización cualitativa de tu proceso empresarial, destacando pasos como la transferencia de información, las interacciones entre objetos y la propiedad de tareas. Utiliza técnicas manuales como entrevistas a empleados y talleres para extraer la información necesaria para mapear un proceso completo.

Por otro lado, la minería de procesos ayuda a mejorar y monitorear procesos en tiempo real y se basa en registros de eventos para revelar cuellos de botella. Ofrece soluciones basadas en datos para solucionarlos mediante la asignación de recursos o la automatización de procesos.

Casos de uso de la modelización de procesos empresariales

El software de modelización de procesos empresariales aporta total transparencia al flujo de trabajo, convirtiéndolo en un elemento vital de BPM. La aplicación universal de BPMN empodera a las empresas para tomar el control de sus operaciones al analizarlas, monitorearlas y optimizarlas para una mayor productividad.

• Obtén conocimientos basados en datos sobre un proceso. Un modelo de negocio ayuda a las partes interesadas a analizar un proceso desde todos los ángulos, comprendiendo completamente el flujo de trabajo actual. El análisis adecuado puede revelar componentes como el flujo de información y el tiempo necesario para completar un ciclo.
• Fomenta la comunicación abierta del esquema del proceso. La modelización de procesos permite a los analistas de negocios crear y documentar una representación visual del flujo de trabajo. Esta aplicación resulta en una comunicación accesible a través de los departamentos e incluso permite la implementación de soluciones prácticas a nivel de toda la empresa.
• Estandariza los procesos para las partes interesadas internas y externas. Los propietarios de negocios pueden identificar discrepancias y descubrir formas de maximizar el proceso existente. Después de eso, las empresas pueden crear un modelo estandarizado para actuar como plantilla de cómo cada empleado debe abordar una tarea.
• Evalúa y compara procesos. Dado que las empresas pueden obtener visibilidad completa de sus operaciones en curso, no hay ambigüedad ni necesidad de suposiciones sobre cómo mejorar un proceso. Como resultado, las partes interesadas pueden analizar y optimizar el modelo existente y comparar el rendimiento del nuevo modelo en tiempo real.
• Analiza la asignación de recursos de la empresa. Para la optimización adecuada de un proceso, es esencial utilizar los recursos asignados de manera productiva. Con las técnicas adecuadas de modelización de procesos empresariales, las empresas pueden evaluar dónde se utilizan sus recursos. En caso de resultados ineficaces, las empresas pueden reasignar fondos para una mejor distribución de recursos.

Da el primer paso hacia la transformación digital.

La modelización de procesos empresariales puede ayudarte a iniciar tu viaje hacia la transformación digital. Aplica las técnicas más prometedoras para adquirir un 100% de visibilidad en tu modelo de trabajo e identificar áreas listas para ser automatizadas.

Aprende sobre software de automatización de procesos y descubre qué funciona mejor para tu negocio.