7 Mejores Software de Base de Conocimiento Gratuitos para Probar en 2024

¿Sigues buscando esos documentos repartidos en múltiples sistemas en lugar de centrarte en tus tareas principales?

El software de base de conocimiento puede salvar el día. Ya sea que seas un líder de ingeniería centralizando documentos, un gerente de éxito del cliente buscando información o una startup organizando procesos para empleados, este software puede ser un cambio radical. 

Si no estás seguro de qué herramienta probar, te tenemos cubierto. Este artículo comparte el mejor software de base de conocimiento gratuito para ayudarte a comparar sus fortalezas, debilidades y características sin gastar de más. Estas bases de conocimiento de bajo costo ofrecen una prueba gratuita o una versión gratuita para siempre, lo que facilita probar y encontrar la más adecuada para tus necesidades. 

¿Cómo seleccionamos y evaluamos el mejor software?

En G2, clasificamos las soluciones de software utilizando un algoritmo propietario que considera la satisfacción del cliente y la presencia en el mercado basado en reseñas auténticas de usuarios. Nuestros analistas de investigación de mercado y escritores pasan semanas probando soluciones contra múltiples criterios establecidos para una categoría de software. Te ofrecemos evaluaciones de software imparciales; ¡esa es la diferencia de G2! No aceptamos pagos ni intercambiamos enlaces por colocaciones de productos en esta lista. Por favor, lee nuestra Metodología de Puntuación de Investigación de G2 para más detalles.

7 mejores software de base de conocimiento gratuito en 2024

El software de base de conocimiento ayuda a las empresas a crear un repositorio central de información combinando fuentes como herramientas de comunicación interna y sistemas de correo electrónico. Las organizaciones utilizan estas plataformas para crear una biblioteca digital de autoservicio, que actúa como una única fuente de verdad para todos los miembros del equipo. Las empresas pueden controlar completamente quién usa, accede y edita la información en los sistemas de base de conocimiento. 

La lista a continuación presenta reseñas reales de usuarios de la página de categoría del mejor software de base de conocimiento gratuito en G2. Ten en cuenta que los proveedores que ofrecen una prueba gratuita también están incluidos aquí. Para ser parte de esta categoría, una solución debe:

• Permitir a los usuarios crear artículos editables
• Permitir a los usuarios almacenar contenido en la nube
• Permitir a los usuarios buscar contenido específico
• Soportar un sistema de etiquetado o taxonomía para clasificar artículos
• Permitir a los usuarios subir o adjuntar varios tipos de archivos, como archivos de audio y video, imágenes y enlaces externos

*Estos datos fueron extraídos de G2 en 2024. Algunas reseñas pueden haber sido editadas para mayor claridad.

1. Confluence

Confluence es un espacio de trabajo colaborativo amigable con el trabajo remoto que ayuda a los equipos a crear y compartir conocimiento entre equipos. Su función de Páginas habilitada por IA te permite tomar notas o planificar proyectos utilizando plantillas. Los equipos también pueden capturar pensamientos libres con pizarras y visualizar el trabajo utilizando bases de datos. Además, los espacios dentro de Confluence hacen que sea fácil para ti crear y gestionar páginas estructuradas para diferentes equipos. 

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Confluence permite al equipo crear, organizar y almacenar información en un solo lugar, lo que facilita el acceso y el intercambio de conocimiento. Se integra bien con otros productos de Atlassian como Jira, Trello y Bitbucket, así como con varias aplicaciones y herramientas de terceros. La gente a menudo lo usa cuando trabaja y se conecta con las tareas. Proporciona una interfaz fácil de usar, lo que hace que su implementación sea fácil para nuestro sistema."

- Reseña de Confluence, Ashwini B.

Lo que menos les gusta a los usuarios:

"La función de agrupación necesita algunas mejoras; se necesita algo de experimentación para averiguar cómo agrupar/organizar un montón de páginas similares."

- Reseña de Confluence, Shree Nandan D.

2. Notion

Notion ofrece un espacio de trabajo potenciado por IA para ayudar a las empresas a organizar flujos de trabajo con funciones de toma de notas, gestión de tareas y bases de datos. La estructura de contenido única basada en bloques permite a los usuarios personalizar páginas, listas de tareas, listas de verificación e incluso tableros Kanban. Esta plataforma intuitiva admite la colaboración remota con capacidades de gestión de proyectos y funciones de edición y comentarios en tiempo real. 

Lo que más les gusta a los usuarios:

"¡Notion es realmente un cambio radical! Desde que me lo presentó mi excolega, lo he estado usando para todo, desde proyectos de trabajo hasta listas de tareas personales, y es tan flexible y fácil de usar. Literalmente puedes personalizarlo de cualquier manera que desees, lo cual es perfecto para organizar mi cerebro caótico (mis colegas neurodivergentes también lo juran). Además, está todo en un solo lugar. No más saltar entre aplicaciones para notas, tareas y bases de datos. Además, se integra en otras aplicaciones como Slack y Glean, lo que hace que buscar documentación se sienta como magia en la vida real.

También me encanta cómo puedes colaborar con tu equipo en tiempo real. Hace que trabajar en proyectos juntos sea muy fluido. Además, todas las plantillas disponibles son un gran ahorro de tiempo.

Tuve que crear reuniones separadas para múltiples equipos en mi organización para enseñarles cómo usar lo básico de Notion para que pudieran dejar sus hojas de Excel desactualizadas y pasarse al gran lado. En toda justicia, aún no han descubierto toda la funcionalidad de Notion, pero ya parecen convencidos. Si aún no has probado Notion, realmente te lo estás perdiendo."

- Reseña de Notion, Hannah H.

Lo que menos les gusta a los usuarios:

"El hecho de que no tenga una función de chat integrada o la capacidad de incrustar videoconferencias hace que toda la conversación de trabajo esté incompleta. Tengo que moverme a Slack para completar la integración, pero al igual que hay un cuadro de diálogo emergente para funciones de IA, debería haber un cuadro de chat solo para entradas de chat basadas en texto específicas de cada página que tenga visibilidad para cada jugador que pueda acceder a la página. Haría que toda la experiencia fuera completa."

- Reseña de Notion, Tarun B.

3. ClickUp

ClickUp es una plataforma de productividad todo en uno que te ayuda a gestionar recursos, compartir conocimiento y proyectos. Los usuarios pueden visualizar tareas utilizando flujos de trabajo y vistas como listas, tableros y cronogramas. La plataforma facilita la automatización de tareas repetitivas, la colaboración con compañeros y el seguimiento del progreso. Otras características incluyen asignación de tareas, establecimiento de metas, intercambio de documentos y seguimiento del tiempo.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"¡Me encanta ClickUp! Lo uso para todo en mi negocio, desde gestionar mi pipeline de ventas hasta el ciclo de ventas de CRM, comunicaciones del equipo y el cronograma de producción. La capacidad de personalizar todo hace que ClickUp sea flexible y te permite hacer que cada espacio sea tuyo. También me gusta que puedo invitar a invitados y usar esta función para permitir que mis clientes vean sus productos avanzar a través de las etapas de producción en tiempo real, y el diagrama de Gantt me permite reunir todo para una visión general completa de la planificación de producción."

- Reseña de ClickUp, Joseph N.

Lo que menos les gusta a los usuarios:

"El inconveniente de ClickUp es la falta de cálculos personalizados complejos. ClickUp podría mejorar si pudiera incorporar la funcionalidad de Excel en sus columnas personalizadas. Los paneles de control serían mucho mejores, y cuánto se podría hacer al crear una lista aumentaría significativamente."

- Reseña de ClickUp, Aaron F.

4. Guru

Guru es una plataforma avanzada de gestión del conocimiento que simplifica cómo los equipos capturan, comparten y acceden a la información. Las empresas aprecian el centro de conocimiento centralizado de Guru, la información en tiempo real y el acceso instantáneo a datos críticos. Esta plataforma también cuenta con autoría colaborativa y análisis de compromiso, ambos cruciales para crear y medir la eficiencia y productividad del equipo.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Guru hace que sea fácil encontrar tarjetas de conocimiento de calidad rápidamente y es muy fácil de usar. Es fácil actualizar la información existente y crear nuevas tarjetas, y sus capacidades de SEO dentro de nuestra organización son geniales. He sido un usuario diario de este maravilloso programa durante casi 3 años. Me permite a mí y a todo mi equipo de soporte al cliente brindar una mejor atención personalizada y de calidad a nuestros clientes en una empresa de software de fotografía de volumen en crecimiento."

- Reseña de Guru, Peter H.

Lo que menos les gusta a los usuarios:

"Algunas inconsistencias al acceder a recursos de Guru desde otras páginas, ya que a veces aparecerá dentro de la aplicación y otras veces abrirá una nueva pestaña en el navegador, pueden ser inconvenientes, pero no es nada que rompa la experiencia."

- Reseña de Guru, Sebastian B.

5. Document360

Document360 permite a las empresas crear, gestionar y compartir bases de conocimiento de autoservicio para sus equipos internos y clientes. Los usuarios pueden fácilmente redactar, categorizar y organizar artículos utilizando el robusto sistema de gestión de contenido (CMS) de Document360. Las características colaborativas permiten a varios miembros del equipo trabajar en documentos simultáneamente, haciendo que el proceso de creación de contenido sea más eficiente. Otras características incluyen un editor WYSIWYG, análisis detallados, sugerencias impulsadas por IA y flujos de trabajo. 

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Document360 es fácil de usar y nos permite escribir nuevos artículos rápidamente. El sitio permite a nuestros clientes encontrar la documentación que están buscando y dejar comentarios sobre los artículos. Hemos encontrado la barra de búsqueda 'eddy' muy útil al encontrar la información correcta. Nuestros redactores de artículos también utilizan la función 'AI writer', mejorando aún más nuestro estándar de documentación. Document360 siempre está lanzando nuevas características a su plataforma, y cuando solicitas una característica, es probable que se incluya en el producto en unos meses. ¡Disfruto usando Document360 y definitivamente lo recomendaría!"

- Reseña de Document360, Alice I.

Lo que menos les gusta a los usuarios:

"Algunas de las características disponibles a través de Document360 solo están disponibles a través de complementos y no por defecto, lo que significa que el costo total puede aumentar dependiendo de tus necesidades."

- Reseña de Document360, Brianne B.

6. Slab

Slab es una plataforma moderna de gestión del conocimiento amada tanto por usuarios técnicos como no técnicos por su interfaz de usuario. Además de ayudarte a crear documentos visualmente atractivos, la plataforma ofrece características como coautoría en tiempo real, comentarios y menciones para facilitar la colaboración. Los usuarios también pueden integrar Slab con herramientas como Slack, Google Drive y GitHub. 

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Slab integra de forma nativa documentos markdown de Github, lo que significa que los documentos técnicos que deberían vivir en tu repositorio se muestran en el mismo lugar. Del mismo modo, la búsqueda se ejecuta en Slab y otras fuentes como Slack y Google Drive. En efecto, Slab opera con el entendimiento de que siempre habrá otras fuentes de conocimiento en tu organización e intenta resolver el problema "completo".

Además, creo que han elegido una buena línea en la arena sobre qué tipo de contenido debería almacenarse en documentos de Slab. No es un CRM ligero; no reemplazará tu modelo financiero. Es el lugar para wikis, colaboración, discusión, documentación, etc. Sospecho que esta claridad de propósito es parte de lo que permite que la aplicación sea tan rápida y buscable."

- Reseña de Slab, Andrew B.

Lo que menos les gusta a los usuarios:

"Desearía que hubiera una manera más fácil de rastrear solicitudes de documentación de otros miembros del equipo. Casi como un sistema de tickets o similar sobre lo que podría actualizarse y dónde. Y una vista más mejorada de publicaciones de verificación expiradas con más filtrado. (como vistas de filtro guardadas, para que puedas volver rápidamente a tus elementos para actualizar)."

- Reseña de Slab, Cameron M.

7. Slite

Slite es una plataforma de documentación colaborativa y gestión del conocimiento que ayuda a los equipos a escribir, editar y acceder a documentos en tiempo real. La funcionalidad de búsqueda te permite acceder a la información, mientras que las características de control de versiones rastrean y revierten cambios sin esfuerzo.

Además, Slite ofrece plantillas personalizables, lo que facilita a los equipos estandarizar prácticas de documentación en proyectos. Esta herramienta de base de conocimiento es ideal para equipos que buscan simplificar sus procesos de gestión del conocimiento y mejorar la comunicación interna.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Slite es una plataforma súper fácil de usar, que abarca todas las grandes características que verías en cualquier programa de intranet pero con muchas características adicionales y conexiones a otros programas y herramientas que ya puedes usar. Me encanta que sigan agregando características a la plataforma. Ya es súper conveniente con todos sus complementos y usabilidad conectándose con tantas plataformas diferentes. ¡Es súper fácil hacer cualquier tipo de documentación o artículos explicando cualquier cosa en la intranet de una empresa con Slite! Aquí es donde viven todos mis tutoriales a nivel de empresa."

- Reseña de Slite, Jesse T.

Lo que menos les gusta a los usuarios:

"Aunque los elementos colaborativos son geniales (etiquetado, documentos compartidos, controles de acceso, etc.), todavía me gustaría ver aún más: las listas de verificación son inútiles cuando no puedes asignar fácilmente propiedad o fechas de vencimiento a ellas o verlas en un lugar centralizado, por ejemplo."

- Reseña de Slite, James H.

Comparación del mejor software de base de conocimiento gratuito

¿Todavía no puedes decidir qué plataforma de base de conocimiento es la mejor para tu equipo? Compara sus precios y calificaciones de G2 para entender mejor si estas herramientas gratuitas valen la pena probar.