Cómo mejorar el control de existencias con un sistema de inventario de códigos de barras

¿Te gusta el sonido de "bip" que hacen tus artículos cuando se escanean en el supermercado? Entonces, chico, tengo el sistema de inventario perfecto para ti.

Un sistema de inventario con código de barras te da el poder de apuntar a cada uno de los artículos de tu almacén y escanear tu camino hacia un nuevo y mejorado método de organización de existencias.

Un código de barras utiliza líneas, espacios, formas y patrones legibles por máquina para generar algún tipo de información o datos atribuidos. Cada código de barras es completamente único y utiliza números y letras para categorizar y distinguir diferentes clasificaciones de artículos.

La mayoría de los códigos de barras requieren escáneres especializados para producir información, mientras que algunos pueden ser escaneados con la cámara de un dispositivo móvil.

Las empresas utilizan software de códigos de barras para crear códigos de barras, interpretar los códigos en dispositivos de la empresa, generar plantillas imprimibles, asignar números de serie específicos a los artículos de inventario y recopilar datos rápidamente. Estas herramientas pueden trabajar con sistemas de gestión de inventario para llevar un seguimiento de los niveles de existencias de productos y ubicaciones y almacenar datos de manera segura y precisa.

¿Cómo funciona un sistema de inventario con código de barras?

El objetivo principal de un sistema de inventario con código de barras es tener un conteo de existencias lo más preciso posible. Esto se logra utilizando la automatización para asegurar que los datos se registren en tiempo real a medida que los artículos se mueven a través de toda la cadena de suministro.

Los sistemas de inventario con código de barras trabajan con software de códigos de barras para crear etiquetas únicas que se colocan en los artículos de inventario y se escanean para recopilar datos precisos de existencias. Hay diferentes tipos de códigos de barras y escáneres de códigos de barras que las empresas utilizan para cumplir diferentes objetivos, ya sea para actualizar sus códigos de barras con la menor frecuencia posible o escanearlos desde hasta dos pies de distancia.

Las empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse del uso de un sistema de inventario con código de barras. A medida que una empresa crece, un sistema de inventario con código de barras puede ser especialmente útil a medida que las existencias se mueven por el almacén o a través de múltiples ubicaciones. Mientras que todos los sistemas de inventario rastrean activos, envían notificaciones cuando los niveles de existencias son bajos y aumentan la seguridad del inventario, un sistema de código de barras automatiza todos estos procesos. Este enfoque sin intervención permite a las empresas preocuparse menos por el inventario y centrarse más en la producción y distribución.

Algunas empresas utilizan software de gestión de almacenes (WMS) para mantener un control más cercano sobre cómo se mueven los artículos dentro del sistema de código de barras. WMS también da a las empresas la capacidad de gestionar la fuerza laboral del almacén, acceder a datos en múltiples ubicaciones, coordinar procesos de envío y más.

Tipos de códigos de barras

Hay dos tipos diferentes de códigos de barras que una empresa puede usar para implementar su sistema de inventario con código de barras y categorizar todos los artículos en stock. Ambos son efectivos a su manera, pero uno puede ser más adecuado dependiendo de los objetivos de organización de inventario de la empresa.

Códigos de barras unidimensionales

Los códigos de barras unidimensionales (1D) son los códigos de barras más comunes, generalmente encontrados en productos de consumo masivo.

Los códigos de barras 1D son probablemente lo que piensas cuando escuchas la palabra 'código de barras', con líneas, espacios y números. Los números pueden usarse para crear un método de organización único para el inventario de tu empresa. Por ejemplo, los números del código de barras pueden referirse al uso del artículo o al código del producto.

Un escáner de código de barras 1D lee estos elementos de izquierda a derecha. Cuando se escanea, el código de barras se refiere a la información contenida en la base de datos del inventario. Esto es favorable para las empresas que realizan muchos cambios dentro de la base de datos y esperan evitar cambiar constantemente los códigos de barras.

Códigos de barras bidimensionales

Los códigos de barras bidimensionales (2D) utilizan diferentes patrones y formas para contener los datos necesarios.

El código de barras 2D más popular es el código QR. Los códigos de barras 2D pueden contener típicamente más información que un código de barras 1D porque se leen vertical y horizontalmente.

Cuando se escanean, los códigos de barras 2D pueden generar imágenes, direcciones web y más. Esto significa que los códigos de barras 2D no necesariamente necesitan estar conectados a una base de datos para ofrecer información de inventario. Esto es favorable para las empresas que desean incluir grandes cantidades de datos dentro del mismo tamaño de código de barras.

Beneficios de un sistema de códigos de barras

Un sistema de inventario con código de barras lleva a las empresas un paso más cerca de un proceso de inventario más organizado y eficiente. A continuación se presentan otros beneficios clave de implementar un sistema de códigos de barras.

• Ahorra tiempo al omitir el proceso de conteo manual de inventario. Los códigos de barras cuentan todos los artículos de inmediato, dejando a los empleados del almacén con más tiempo para cumplir pedidos de manera eficiente.
• Recopila datos al instante con automatización en la que puedes confiar. Los sistemas de códigos de barras permiten que los datos se transfieran rápida y precisamente a todos los dispositivos de la empresa.
• Reduce el error humano confiando en la inteligencia artificial para hacer el trabajo pesado. La entrada manual de existencias deja mucho espacio para errores menores que se convierten en problemas significativos. Los códigos de barras aumentan la precisión del inventario mientras mantienen la carga de la perfección fuera de tus empleados.
• Mejora el control de inventario al saber exactamente dónde se encuentra todo el stock. Los códigos de barras categorizan diferentes clases de inventario y llevan un seguimiento de cómo se mueven dentro del sistema. Algunas empresas utilizan software de control de inventario con software de códigos de barras para rastrear activos y prever necesidades futuras de inventario.
• Reduce costos al comprar solo los materiales que necesitas. La mayor precisión en el control de inventario ayudará a asegurar que toda la información de recompra sea correcta. Las menores posibilidades de error humano también ayudan a reducir el potencial de errores costosos.

Desafíos del sistema de códigos de barras

Aunque hay muchos beneficios al implementar un sistema de inventario con código de barras, hay algunos desafíos que una empresa puede enfrentar al implementar y mantener el sistema.

• Altos costos iniciales. Si eres una pequeña empresa con niveles de inventario modestos, el costo de comprar e implementar equipos de códigos de barras puede ser más costoso de lo que vale el retorno de la inversión.
• Instalación que consume tiempo. Aunque los códigos de barras ayudan a ahorrar tiempo a largo plazo, el proceso de configuración puede ser particularmente largo. Específicamente, se necesitará mucho tiempo para imprimir y colocar una etiqueta de código de barras en cada artículo del inventario.
• Capacitación en implementación. Asegurar que todos los empleados estén en la misma página respecto al nuevo sistema de códigos de barras también puede ser increíblemente largo. El uso de códigos de barras afecta tanto a los procesos de envío y recepción, por lo que todos los miembros del equipo deben saber cómo usar el sistema correctamente.
• Problemas de impresión. Al usar un sistema de códigos de barras, confías mucho en los códigos de barras para hacer la parte difícil de contar existencias. Dicho esto, encontrarse con un problema de impresión al crear los códigos de barras puede causar retrasos significativos en la preparación de pedidos y envíos.
• Mantenimiento continuo. Donde hay tecnología, hay necesidad de mantenerla. Un sistema de códigos de barras necesitará atención especial para asegurar que todos los procesos estén actualizados y funcionando adecuadamente.

Cómo implementar un sistema de códigos de barras para inventario

Una vez que hayas determinado que un sistema de inventario con código de barras es el adecuado, puedes comenzar a implementarlo en tu proceso de inventario actual.

1. Evalúa los objetivos de inventario

Antes de agregar o cambiar algo sobre la forma en que funciona tu sistema de inventario, define exactamente lo que esperas lograr. Considera objetivos específicos de inventario como disminuir los tiempos de cumplimiento de pedidos o aumentar la recopilación de datos.

Luego, busca indicadores clave de rendimiento (KPI) generales que deben lograrse para cumplir con las expectativas de la empresa. Reconocer los objetivos en cuestión te ayudará a identificar exactamente qué aspectos del sistema de inventario con código de barras funcionarán para lograrlos.

2. Crea una lista maestra de artículos de inventario

Una lista maestra de inventario es necesaria para comenzar el proceso de implementación de un nuevo sistema de gestión de inventario con código de barras. Comprender el alcance de tus existencias ayudará a determinar no solo qué aspectos del sistema de códigos de barras se adaptarán mejor, sino si será adecuado en absoluto. Por ejemplo, un sistema de códigos de barras puede no ser favorable para empresas con un pequeño número de artículos de inventario.

Para crear esta lista, anota la unidad de mantenimiento de existencias (SKU) de cada artículo en el inventario. Esto incluye la cantidad exacta en stock y cualquier variante de producto. Esta información también debe incluir una descripción visual del artículo, medidas, costos asociados y la cantidad necesaria para la producción. Cuanto más detallado seas, más precisa será tu lista.

3. Selecciona software de códigos de barras

Una solución de software de inventario con códigos de barras es necesaria para crear, imprimir y llevar un seguimiento de todos los códigos de barras en tu inventario.

Muchas soluciones de software ofrecen tanto herramientas de producción como capacidades de recopilación de datos. Algunas incluso pueden ofrecer plantillas para crear los códigos de barras, organización del flujo de trabajo de la cadena de suministro, seguimiento de inventario en múltiples ubicaciones y notificaciones automáticas de puntos de reorden.

4. Elige un código de barras y un escáner de códigos de barras

A continuación, determina qué combinación de código de barras y escáner se adapta mejor a tus objetivos y presupuestos. Para elegir tus herramientas preferidas, consulta los tipos de códigos de barras para sopesar los pros y los contras de cada uno.

Al elegir un escáner de códigos de barras, considera dónde estarás usando el escáner, qué tan lejos necesitas escanear, cómo se ve tu presupuesto, con qué frecuencia planeas escanear y qué tan rápido esperas escanear.

5. Crea códigos de barras

Una vez que elijas tu software de códigos de barras, tipo de código de barras y escáner, estás listo para comenzar a crear los códigos de barras reales. La mayoría del software de códigos de barras incluirá plantillas para códigos de barras que se generarán automáticamente cuando cargues tu base de datos de inventario.

También existe la opción de hacer tus propios códigos de barras. Crear códigos de barras personalizados te permite crear tu propio sistema de organización basado en cómo deseas que se escaneen los artículos en todo el almacén.

6. Actualiza el sistema de gestión de inventario

Al implementar un nuevo sistema de inventario con código de barras, se necesitarán actualizar un par de cosas para tener en cuenta el cambio. Esto incluye combinar tu nueva solución de códigos de barras y procesos con cualquier software de gestión de inventario existente para crear un sistema de organización de inventario imparable.

7. Coloca etiquetas y comienza a escanear

Una vez que todo esté en funcionamiento, estás listo para usar una impresora de códigos de barras para producir los códigos de barras y colocarlos en los artículos que planeas rastrear. Aunque este es el paso más largo del proceso, también es el más satisfactorio.

Utiliza el proceso de etiquetado para asegurar que todos los artículos estén exactamente donde deben estar. Después de que todos los códigos de barras estén colocados, ahora estás listo para disfrutar de un sistema de inventario con código de barras extremadamente organizado.

Mejor software de códigos de barras en 2024

El software de códigos de barras proporciona a las empresas las herramientas para automatizar la forma en que se crea y mantiene su sistema de inventario con código de barras. Diferentes sistemas ofrecen capacidades únicas para organizar datos de inventario y rastrear activos a lo largo del ciclo de vida.

Para ser incluido en esta categoría, el producto de software debe ser capaz de:

• Crear códigos de barras
• Producir plantillas de códigos de barras imprimibles
• Designar números de serie distintos a los artículos
• Permitir que una computadora u otro dispositivo electrónico registre y traduzca los códigos de barras generados
• Combinar con un sistema de gestión de inventario para almacenar datos relevantes

*A continuación se presentan las 5 principales soluciones de software de códigos de barras líderes del Informe Grid® de Verano 2024 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. Launchmetrics

Launchmetrics comprende más de 10 aplicaciones SaaS y servicios diseñados para profesionales de marketing y comunicación en los sectores de Moda, Lujo y Belleza. Su suite de productos permite a los clientes tomar decisiones de marca más inteligentes al digitalizar procesos internos, optimizar recursos y aprovechar datos para medir el ROI en campañas y activaciones.

Lo que les gusta a los usuarios:

"Launchmetrics nos permite codificar y rastrear muestras de manera eficiente y efectiva. Mark siempre está disponible para responder preguntas y brindar asistencia, a menudo yendo más allá para sugerir opciones que pueden ser más adecuadas para nuestras operaciones. Su apoyo mejora nuestra experiencia de usuario y simplifica el proceso."

- Reseña de Launchmetrics, John S.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"A veces es un desafío que recopile todos los recortes y requiera cargas manuales, pero el equipo de soporte hace un excelente trabajo resolviendo estos problemas."

- Reseña de Launchmetrics, Sandra G.

2. Fishbowl Inventory

Fishbowl Inventory es la solución perfecta de inventario, almacenamiento y fabricación para pequeñas y medianas empresas. Sus características clave incluyen gestión de inventario, planificación de requerimientos de materiales (MRP), control de taller de trabajo, gestión de órdenes de trabajo, órdenes de fabricación y listas de materiales, codificación de barras y mucho más. Fishbowl puede implementarse tanto en las instalaciones como en la nube.

Lo que les gusta a los usuarios:

"Aprecio la facilidad de navegación por los módulos individuales, lo que ayuda a agilizar nuestros procesos de recepción y entrega. Las diversas opciones para recoger, empacar y enviar nuestros productos nos han permitido personalizar y optimizar nuestro flujo de trabajo. También encuentro útiles los atajos, como crear órdenes de venta duplicadas, para acelerar la creación de órdenes similares. Además, los múltiples recursos de soporte, incluido el Manual del Usuario, el Chat y los módulos de Capacitación, brindan una excelente orientación siempre que necesitamos ayuda."

- Reseña de Fishbowl Inventory, Katle C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Hay algunas mejoras simples en la interfaz de usuario que podrían mejorar sustancialmente la experiencia. La implementación no fue tan fluida como esperaba, principalmente porque usamos QBO en lugar de QuickBooks Desktop, con el que la mayoría de las personas parecía estar más familiarizada. Además, surgieron algunos problemas más tarde que podrían haberse evitado con discusiones más exhaustivas al principio."

- Reseña de Fishbowl Inventory, Adam N.

3. Increff WMS

Increff WMS es una solución integral para marcas minoristas para exponer el 100% del inventario, en una sola vista, tanto a canales offline como online simultáneamente. Sus soluciones basadas en datos empoderan a las marcas para automatizar la toma de decisiones, aportar precisión a los procesos y fomentar un comercio minorista sostenible.

Lo que les gusta a los usuarios:

"Los flujos de WMS son bastante fluidos, y el equipo es útil y está disponible para soporte en cualquier momento. Como resultado, ha habido significativamente menos problemas de producción tanto desde una perspectiva de software como operativa."

- Reseña de Increff WMS, Gaurav R.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"No me gustó la actualización del ID de suborden. Al buscar órdenes usando el ID de orden del sistema, se muestran detalles diferentes en comparación con el uso del ID de suborden, lo que causa confusión. Esta inconsistencia dificulta identificar los detalles correctos, lo que lleva a desafíos entre almacenes."

- Reseña de Increff WMS, Shahbaz S.

4. EZOfficeInventory

EZOfficeInventory es una solución de gestión del ciclo de vida de activos que ofrece herramientas de códigos de barras y RFID en su aplicación de dispositivo móvil. EZOfficeInventory ayuda a las empresas a mantener registros de órdenes de compra, verificar activos que entran y salen, y rastrear activos en múltiples ubicaciones.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Esta herramienta es ideal para llevar un inventario completo de todas las herramientas y productos disponibles para nosotros. Nos permite mantener nuestros almacenes de repuestos con el número indicado de cada pieza que necesitamos. Con esta herramienta, podemos incluir un sistema de códigos de barras para todos nuestros productos, ya sean herramientas o accesorios, y luego clasificarlos en diferentes secciones en una base de datos en la nube.”

- Reseña de EZOfficeInventory, Daniel L.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“No puedo usarlo para más que propósitos de inventario, como tarjetas de tiempo o gestión del tiempo. El costo está por encima de lo que normalmente presupuestaríamos. Las demostraciones y ofertas para compromiso directo solo se ofrecen durante el período de prueba o uso inicial del sistema. El equipo está menos comprometido después de ese punto.”

- Reseña de EZOfficeInventory, Xaviera M

5. HandiFox Desktop

HandiFox Desktop es un sistema galardonado de seguimiento de inventario y gestión de ventas diseñado para una integración de datos de QuickBooks sin problemas en dispositivos móviles, incluidos teléfonos inteligentes, tabletas y dispositivos portátiles industriales robustos. El software toma lo mejor de ambos mundos: el poder del escritorio en la oficina y la flexibilidad de usar dispositivos móviles en el campo.

Lo que les gusta a los usuarios:

"Desde 2017, hemos confiado en Handifox como una solución de software confiable que requiere un mantenimiento mínimo. A lo largo de los años, a medida que nuestras necesidades evolucionaron, hemos realizado varias solicitudes especiales y personalizaciones, todas las cuales han sido manejadas sin problemas por su personal complaciente. Su soporte al cliente es consistentemente receptivo, asegurando que la asistencia esté a solo una llamada telefónica de distancia cuando más se necesita. Utilizamos su software de almacén principalmente para controlar el inventario, la selección de pedidos, el empaque y los módulos de facturación."

- Reseña de HandiFox Desktop, Andy P.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Una cosa que no me gusta de Handifox es que no reconoce artículos no inventariables. Además, los números mostrados en el dispositivo portátil a menudo difieren significativamente de la cantidad real en mano, especialmente para artículos donde frecuentemente emitimos créditos. Sin embargo, una vez que se cuentan los artículos, los números se alinean correctamente en el sistema. A pesar de esto, sigue siendo una molestia menor para mí."

- Reseña de HandiFox Desktop, Kevin B.

Escanea, escanea hasta que tus sueños se hagan realidad

No hay una forma incorrecta de implementar un sistema de inventario con código de barras. Aumentar el uso de la automatización en tus procesos de inventario solo ayudará a aumentar la precisión y disminuir las oportunidades de error humano. La mejor parte de un sistema de códigos de barras es que es realmente un método que se puede mezclar o combinar para adaptarse a las necesidades únicas de tu negocio.

Elegir el sistema de inventario adecuado es solo una pieza de un gran rompecabezas. Toma el control de cada parte de tus operaciones con gestión de almacenes.