No importa cuán seco o aburrido la gente piense que la contabilidad y las finanzas son, estas funciones son vitales para la salud de cualquier empresa. Felipe Torres, un analista financiero en G2, explica además que las funciones de finanzas y contabilidad “...nos ayudan a prepararnos para el futuro y a impulsar estrategias que aseguren que estamos maximizando nuestro potencial.”

El software de finanzas y contabilidad ofrece a los equipos de finanzas y contabilidad una visión más profunda del bienestar financiero de una empresa, mientras gestionan indicadores clave de rendimiento (KPI). Estos departamentos mantienen el pulso de la empresa, asegurándose de que cumplan con diferentes objetivos financieros.

No debería sorprender que el número de ofertas en los mercados de software de contabilidad y software financiero esté creciendo rápidamente. Estos productos en evolución proporcionan a las empresas funcionalidad avanzada, informes más profundos, mayor eficiencia y una automatización ampliada en sus actividades diarias. A su vez, las empresas gestionan los recursos de manera más eficiente y utilizan el capital de manera más responsable. 

Este es el primero de una serie mensual sobre software de automatización de finanzas y contabilidad.

Beneficios de la automatización contable

Una de las características más importantes de este software es la automatización y simplificación contable. Esta automatización, o al menos la automatización parcial, puede asistir casi todos los aspectos de la contabilidad, incluyendo: cuentas por pagar (AP), cuentas por cobrar (AR), libros mayores, hojas de balance, informes de flujo de caja y estados de pérdidas y ganancias. Felipe añade que “los procesos automatizados en nuestro trabajo nos permiten operar de manera más eficiente y aseguran un producto de mayor calidad.” 

La mayoría de los sistemas contables tienen funcionalidad AP/AR incorporada, pero no siempre es suficiente y robusta para empresas de todos los tamaños, ya sea que procesen unas pocas facturas al día o tengan que procesar miles de facturas y tratar con cientos de proveedores. Según un estudio de Intuit de 2017, los contadores están dedicando el 86% de su tiempo a tareas que podrían ser automatizadas. Además, el número de contadores y auditores crecerá alrededor del 22% para 2024 en los sectores de negocios y finanzas, según el Bureau of Labor Statistics. Estas estadísticas destacan la importancia y demanda de software de contabilidad que contenga características automatizadas para hacer que los procesos rutinarios sean instantáneos, liberando recursos para tareas y análisis más complejos. Esto no quiere decir que la automatización esté quitando trabajos/trabajo a los humanos. Torres continúa, “Con el tiempo ahorrado gracias a la automatización, podemos enfocarnos en iniciativas más críticas e impactantes que nos ayuden a maximizar nuestro potencial e impulsar estrategias que aseguren que estamos preparados para el futuro.”

Características automatizadas comunes de los productos mejor valorados

Los productos AP/AR mejor valorados en G2 comparten atributos automatizados similares que ayudan a simplificar los procesos para los profesionales de la contabilidad.

Estas características permiten a empresas de cualquier tamaño reducir la entrada de datos, tomar mayor control de las aprobaciones, detectar errores más temprano y mantenerse sincronizados con sus sistemas contables actuales. Menos entrada de datos y menos errores permiten a los contadores pasar de recopilar datos y corregir errores a tomar decisiones más rápido. Esto también puede llevar a una utilización más eficiente del capital y una mejor gestión de los recursos.

La importancia del análisis financiero

El análisis financiero es esencial para que los equipos de finanzas y contabilidad pasen menos tiempo realizando trabajos repetitivos y más tiempo analizando datos y tomando decisiones informadas. Usando datos históricos y tendencias para ayudar a predecir resultados financieros y planificar presupuestos, el software de análisis financiero proporciona a los empleados información más precisa y relevante al tomar decisiones. El análisis financiero también ofrece a las organizaciones una mayor comprensión de si son rentables, cuánto efectivo tienen y si tienen suficiente capital para invertir en nuevas líneas de negocio. Los tres tipos comunes de informes utilizados para el análisis financiero son los estados de resultados, las hojas de balance y los estados de flujo de caja.

Otro software financiero que ayuda con la automatización es el software de auditoría financiera, que automatiza la auditoría de varios tipos de transacciones financieras, y el software de cierre financiero, que ayuda a automatizar el proceso de cierre financiero de principio a fin. 

Otras características importantes de automatización

Una de las tecnologías más comentadas (y disruptivas) que ha surgido recientemente es el software de blockchain. 

¿Qué es exactamente el blockchain? Es un sistema eficiente, confiable y seguro para transacciones, que no puede ser revertido o manipulado; permite a dos partes realizar transacciones digitales seguras sin un tercero. 

El blockchain podría ayudar a los contadores automatizando el registro de activos y libros, así como reduciendo los costos asociados con el mantenimiento de estos registros. Las Cuatro Grandes firmas de contabilidad han comenzado a invertir en blockchain. Es solo cuestión de tiempo antes de que más empresas adopten el blockchain en sus prácticas comerciales.

Existen varios software de contabilidad que ayudan a automatizar procesos, como la inteligencia artificial (IA), la contabilidad remota y la contabilidad en la nube. En futuros artículos, profundizaré en cada uno de estos temas, pero por ahora he incluido una breve descripción de cada uno a continuación.

• • Inteligencia artificial
    La inteligencia artificial (IA) son aplicaciones de software que incorporan aprendizaje automático y algoritmos en la funcionalidad diaria para automatizar una variedad de tareas para los usuarios. La IA puede incorporarse en cualquier industria; los equipos de contabilidad y finanzas pueden usar este software para simplificar la entrada y análisis de datos, reducir el fraude y hacer cumplir la política corporativa identificando problemas de incumplimiento.
  • Contabilidad remota
    La contabilidad remota, o computación móvil, es la noción de contabilidad “sobre la marcha,” proporcionando a los profesionales de la contabilidad la capacidad de trabajar de forma remota utilizando portales en línea y aplicaciones. Esta funcionalidad da a los empleados el poder de rastrear datos financieros, gestionar cuentas y registrar gastos mientras están fuera de la oficina o lejos de sus computadoras. Con la creciente popularidad de la computación en la nube y la aceptación generalizada de la documentación electrónica, la contabilidad remota es cada vez más atractiva para los contadores.
  • Contabilidad en la nube
    El software basado en la nube permite a los usuarios acceder a su software desde cualquier lugar donde tengan conexión a internet. La “nube” da a las empresas acceso a información financiera y otros recursos compartidos que se ejecutan en los servidores de los proveedores, haciendo que las tareas contables sean más accesibles y el proceso completo más eficiente. Varias personas pueden acceder a elementos y documentos, mientras realizan cambios y comentarios según sea necesario. La contabilidad en la nube se está volviendo más prevalente debido a las menores barreras de entrada y la necesidad de menos recursos. 

El futuro...

...¡es ahora! Los servicios automáticos son ahora comunes en muchos sectores de la industria financiera, como el software de preparación de impuestos, sin embargo, el sector contable aún no ha emergido completamente y se ha beneficiado de estos recursos. A medida que las industrias se desarrollan y cambian, y el software se vuelve más eficiente y generalizado, el cambio se vuelve necesario para el crecimiento y la sostenibilidad. 

Debido a que la contabilidad y las finanzas son la columna vertebral de la mayoría de las instituciones, es vital que estas empresas aprovechen el software que ayuda a automatizar y simplificar tantos procesos como sea posible, liberando tiempo para otras tareas. La automatización es impulsada por el avance del software, y depende de cada organización mantenerse al día con las tendencias, mientras aprovechan al máximo el potencial de ahorro de tiempo y dinero que estas soluciones pueden proporcionar.