Workflow-Management

Was ist Workflow-Management?

Workflow-Management ist der Prozess der Definition und Verwaltung einer Abfolge von Ereignissen, die stattfinden müssen, um ein organisatorisches Ziel zu erreichen. Ein Workflow bezieht sich auf die spezifischen Aktionen, die eine geschäftliche Aufgabe erfüllen. Mit Workflow-Management können Unternehmen alltägliche Aufgaben rationalisieren und Informationen leicht organisieren.

Unternehmen nutzen Workflow-Management-Software, um Workflow-Elemente zu integrieren und zu automatisieren. Workflow-Management-Tools bieten Unternehmen die Möglichkeit, Workflows zu erstellen, Abhängigkeiten zu verwalten, Formulare zu erstellen, Benachrichtigungen und Alarme zu senden und ein Zentrum für Kommunikation und Zusammenarbeit zu schaffen.

Workflow-Management Software

Software, die workflow-management als Funktion oder Begriff erwähnt.

Smartsheet

monday Work Management

Asana

ClickUp

Jira

CMW Platform

Arten von Workflows

Es gibt vier Arten von Workflows, die Unternehmen nutzen können. Jeder Workflow kann erfolgreich sein, aber jedes Unternehmen kann unterschiedliche Präferenzen haben. Nachdem sie bestimmt haben, welcher Workflow am besten zu ihren Ressourcen passt, können Unternehmen Workflow-Management-Praktiken besser nutzen, um den Erfolg sicherzustellen. 

1. Sequenziell ist ein Workflow, der einem klaren Schritt-für-Schritt-Plan folgt. Die Schritte erfolgen nacheinander und gehen kontinuierlich voran. Kein Schritt kann beginnen, bevor der vorherige abgeschlossen ist.
2. Parallel ist ein Workflow, bei dem mehrere Schritte gleichzeitig mit anderen Schritten stattfinden. Zum Beispiel kann ein neuer Mitarbeiter beim Onboarding gleichzeitig von der Personalabteilung über Versicherungen, von der IT über Sicherheitspraktiken und von der Marketingabteilung über Branding-Techniken lernen. Alle Schritte des Prozesses arbeiten im Tandem, ohne sich gegenseitig zu beeinflussen.
3. Zustandsmaschine ist ein Workflow, der davon abhängt, wie der Fluss verläuft. Dieser Workflow kann während des Projekts geändert werden. Während es einen allgemeinen Schritt-für-Schritt-Prozess gibt, können Dinge bei Bedarf zurückgesetzt werden. 
4. Regelgesteuert ist ein Workflow, der in mehrere Richtungen fließen kann, abhängig vom Fortschritt der Aufgaben. Zum Beispiel muss ein Schritt des Projekts möglicherweise vom CEO genehmigt werden. Wenn der CEO am Donnerstag verfügbar ist, kann die Genehmigung eingeholt werden, und das Projekt kann am Freitag zum nächsten Schritt übergehen. Wenn der CEO nicht verfügbar ist, muss Zeit gebucht werden, um fortzufahren. Während des Wartens beginnt das Team mit einem anderen Element des Projekts, das abgeschlossen werden kann. Dies liegt daran, dass ein regelgesteuerter Workflow erstellt wurde, um zu bestimmen, welche Aufgaben erledigt werden können, abhängig davon, wie externe Elemente den gesamten Fluss beeinflussen. 

Elemente des Workflow-Managements

Mehrere Elemente kombinieren sich, um einen Workflow zu erstellen. Unternehmen sollten jedes Element und seine einzigartige Rolle in ihrer spezifischen Organisation identifizieren, um ein starkes Workflow-Management-System aufzubauen.

• Schritte. Jeder Workflow beginnt mit einem Ziel. Die Schritte zu diesem Ziel sollten zunächst skizziert werden, um genau zu zeigen, wie die Organisation beabsichtigt, die Erwartungen zu erfüllen. 
• Stakeholder. Mehrere Personen sind am Workflow-Management-Prozess beteiligt, darunter Mitarbeiter, Manager oder externe Mitwirkende. Eine Person muss nicht während des gesamten Workflows aktiv sein, um als Stakeholder betrachtet zu werden. Solange sie zu einem bestimmten Zeitpunkt etwas beitragen, sollten sie im Aufbauprozess und Management des Workflows berücksichtigt werden. 
• Ressourcen. Nachdem die Hauptpersonen identifiziert wurden, ist es an der Zeit, sich den Aufgaben zuzuwenden. Die notwendigen Ressourcen können physische Objekte wie Raum, Werkzeuge und Maschinen oder immaterielle Produkte, wie Zeit, Software und Wartung umfassen. Sofern nicht anders im vorgeschlagenen Workflow angegeben, sollten Unternehmen sicherstellen, dass alle Ressourcen verfügbar sind, bevor ein neuer Workflow implementiert wird.
• Rollen. Sobald alles an Ort und Stelle ist, können Unternehmen beginnen, Aufgaben mit den am Workflow Beteiligten zu teilen. Dies beinhaltet die sorgfältige und effektive Kommunikation der Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds sowie ihrer Rolle im Gesamtbild. 
• Richtlinien. Die Richtlinien sind der Hauptbestandteil des Workflow-Prozessmanagements. Sie bestimmen, wie die Aufgaben geordnet sind und ihre Abhängigkeiten von anderen Aufgaben.
• Aufzeichnungen. Unternehmen werden nichts aus einem Workflow lernen, wenn es keine Dokumentation gibt. Unternehmen müssen die Leistung überwachen und jeden Schritt des Prozesses dokumentieren.
• Ergebnisse. Mit den gesammelten Aufzeichnungen sollten Unternehmen regelmäßig die Workflow-Ergebnisse analysieren, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Vorteile eines effektiven Workflow-Managements

Effektives Workflow-Management ist ein kritischer Bestandteil jeder Organisation. Unternehmen, die ihre Workflows gut verwalten, haben eine höhere Effizienz, verbesserte Produktivität und ein stärkeres Wachstumspotenzial. Weitere Vorteile werden unten diskutiert.

• Verbesserte Kommunikation. Das Hauptziel des Workflow-Managements ist es, alle auf denselben Stand zu bringen. Wenn so viel Zeit damit verbracht wird, Schritte zu organisieren und sie effektiv zu teilen, können Unternehmen ein Umfeld schaffen, in dem Kommunikation nicht nur wichtig, sondern eine Priorität ist.
• Mitarbeiterautonomie. Niemand mag einen Helikopter-Chef. Workflow-Management gibt den Mitarbeitern den Raum, Verantwortung für ihre Aufgaben zu übernehmen. Ein Schwerpunkt auf guter Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern, genau zu wissen, was von ihnen erwartet wird und wie ihre Rolle zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.
• Erhöhte Produktivität.  Wenn Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, haben sie weniger Fragen. Verwirrung und Fehlkommunikation sind wesentliche Ursachen für Zeitverzögerungen innerhalb eines Workflows. Eine Stärkung der Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern, unabhängig und selbstbewusst zu arbeiten. 
• Weniger menschliche Fehler. Da die meisten Workflow-Management-Systeme auf Automatisierungstechnologie basieren, reduziert die Zeit, die für die Implementierung der richtigen Software aufgewendet wird, erheblich die Menge an möglichen menschlichen Fehlern während eines Workflows. 

Best Practices für das Workflow-Management

Workflow-Management passiert nicht einfach so. Unternehmen müssen ihre Prozesse sorgfältig organisieren, um das Workflow-Management lohnenswert zu machen. Hier sind einige Punkte, die Unternehmen in Betracht ziehen sollten, während sie ihren Workflow verfeinern.

• Erwarte das Unerwartete. Wenn es um das Management eines Workflows geht, sollten Backup-Pläne immer Teil der Gleichung sein. Vorgesetzte müssen sicherstellen, dass jeder innerhalb des Workflows über Plan B informiert ist. 
• Anpassen an aktuelle Bedürfnisse. Selbst mit einem Backup-Plan können Unternehmen vor Entscheidungen stehen, die in Echtzeit getroffen werden müssen. Unternehmen sollten keine Angst haben, Elemente des Workflows bei Bedarf anzupassen, aber sie müssen sicherstellen, dass alle Änderungen effektiv kommuniziert werden.
• Verbringe Zeit mit der Auswahl des richtigen Tools. Der beste Teil des Workflow-Managements ist, dass eine Vielzahl von Software den Prozess unterstützen kann. Unternehmen sollten ausreichend Zeit damit verbringen, das richtige Tool auszuwählen, um bestehende Workflows am besten zu ergänzen oder neue zu implementieren.

Workflow-Management vs. Geschäftsprozessmanagement vs. Projektmanagement

Workflow-, Geschäftsprozess- und Projektmanagement sind alle entscheidend für den Erfolg eines Unternehmensziels. Einige Unternehmen verwenden die Begriffe sogar austauschbar. Diese Prozesse unterscheiden sich jedoch in ihrer Verwaltung, Anwendung und ihrem Gesamtziel.

Workflow-Management ist ein Prozess zur Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsabläufen. Es umfasst den Prozess der Organisation von Aufgaben, Personen, Daten und Informationen zur Erreichung von Zielen.

Geschäftsprozessmanagement ist der allgemeine Ansatz, den Unternehmen verfolgen, um die Funktionen, die alle Komponenten ihres Geschäfts ausmachen, zu bearbeiten, zu überwachen, zu analysieren und zu verwalten.

Projektmanagement ist der Prozess und die Leitung eines Teams zur Erfüllung vordefinierter Aufgaben und Ziele. Meistens geschieht dies auch unter einem bestimmten Zeitrahmen. Einige Unternehmen nutzen Projektmanagement-Software, um Projektpläne zu erstellen, Ressourcen zuzuweisen, Ausgaben zu überwachen, Aufgaben zu aktualisieren oder Fortschritte zu verfolgen.

Workflow-Management und Geschäftsprozessmanagement unterscheiden sich nicht unbedingt stark, da das Workflow-Management tatsächlich Teil des Geschäftsprozessmanagements ist. Während das Geschäftsprozessmanagement alle Unternehmensaktivitäten und -ziele aus einer großen Perspektive überwacht, beginnt das Workflow-Management, sich auf die tatsächlichen Aufgaben zu konzentrieren, die zu den Endergebnissen beitragen. 

Workflow-Management und Projektmanagement teilen einige der gleichen Komponenten, unterscheiden sich jedoch in vielerlei Hinsicht. Das Workflow-Management konzentriert sich auf die Entwicklung von Workflows und kollaborative Projektplanung, die erforderlich ist, damit mehrere Teams auf ein langfristiges Ziel hinarbeiten können. Andererseits konzentriert sich das Projektmanagement hauptsächlich auf die Überwachung der spezifischen Elemente von kurzfristigen Projekten. Das Workflow-Management befasst sich mit der Organisation von Menschen und anderen Ressourcen, während sich das Projektmanagement nur auf die Erledigung einzelner Aufgaben innerhalb eines definierten Zeitrahmens mit spezifischen Scope-Management-Techniken konzentriert.

Ein effektives Workflow-Management-System kann in jedes Projekt integriert werden und genauso effizient arbeiten, da es sich um eine festgelegte Methode handelt. Ein Projektmanagementprozess muss flexibel sein, da Aufgaben je nach Projekt variieren und keine zwei Projekte auf die gleiche Weise ausgeführt werden.

Fragen Sie sich, wie Unternehmen einen weniger aufwendigen Ansatz für das Workflow-Management verfolgen können? Erfahren Sie mehr über Workflow-Automatisierung und wie man sie implementiert.