Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung entwirft und führt eine Reihe von sich wiederholenden Geschäftstätigkeiten basierend auf Geschäftsregeln aus, um menschliche Interaktionen zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Ein Workflow ist eine Reihe von Aufgaben, die erledigt werden müssen, um ein Geschäftsziel zu erreichen. Die täglichen Abläufe der meisten Unternehmen hängen von sich wiederholenden Aufgaben ab, wie z.B. dem Versenden von E-Mail-Bestätigungen, dem Ausfüllen von Formularen usw. Bei sich wiederholenden Tätigkeiten können menschliche Fehler auftreten, z.B. könnte der Mitarbeiter die E-Mail an den falschen Empfänger mit einem ähnlichen Namen senden oder vergessen, das ausgefüllte Dokument beizufügen. Menschliche Fehler sind ein unvermeidbares Problem für die meisten Geschäftsprozesse, daher verwenden Unternehmen Workflow-Management-Software und Automatisierungssoftware, um die menschliche Interaktion in einem Prozess zu vereinfachen. Workflow-Automatisierung wird mit Robotic Process Automation (RPA) Software durchgeführt und wird auch als RPA bezeichnet.
Workflow-Automatisierung verwandelt komplizierte manuelle Prozesse in einfache Aufgaben. Manager können einen spezifischen Workflow entwerfen und ihn dem Team entsprechend der Verfügbarkeit zuweisen. Das einzelne Teammitglied erhält die zugewiesenen Aufgaben zur Erledigung, ohne mit dem Manager interagieren zu müssen. Sobald das Teammitglied die Aufgabe als erledigt markiert, kann der Manager oder die nächste verantwortliche Person die erledigte Arbeit mit einem Klick auf eine Schaltfläche überprüfen und genehmigen oder ablehnen. Je nach Entscheidung werden unterschiedliche nächste Schritte angezeigt. Dies eliminiert die Hin- und Her-Interaktion zwischen allen beteiligten Parteien, um Prozesse mit hohem Volumen zu straffen.
Arten der Workflow-Automatisierung
Je nach den Aufgaben wählen Unternehmen unterschiedliche Workflow-Management-Tools.
- Generische Workflow-Automatisierung: Die meisten Workflow-Management-Software ermöglicht es Managern, einen generischen Workflow zu erstellen, der für eine Vielzahl von Aufgaben geeignet ist.
- Dokumenten- oder Formularautomatisierung: Diese Art von Automatisierungssoftware digitalisiert die Datenerfassung, indem sie den Prozess der Erstellung und Verwaltung digitaler Inhalte automatisiert. Sie ermöglicht die Erstellung einer Vielzahl von Formularen wie Checklisten, Verträgen, Umfragen, Arbeitsaufträgen, internen Unternehmensunterlagen und kundenorientierten Dokumenten.
- Workload-Automatisierung: Die Automatisierung von IT-bezogenen Aufgaben wird als Workload-Automatisierung bezeichnet. IT-Teams verwenden diese Art von Software, um gängige IT-Aufgaben zu straffen und mit der Service-Desk-Software oder Help-Desk-Software zu integrieren, um eingehende interne und externe Anfragen zu verwalten.
Vorteile der Verwendung von Workflow-Automatisierung
Bei korrekter Anwendung kann die Workflow-Automatisierung zu vielen Vorteilen führen. Einige dieser Vorteile sind:
- Reduzierung menschlicher Fehler: Jede Aufgabe ist standardisiert, sodass ohne manuelle Eingabe und manuelle Prozessentscheidungen der Raum für Fehler geringer ist.
- Verbesserung der Compliance: Durch die Begrenzung des Umfangs und das Setzen von Grenzen für jede Aufgabe kann die Aufgabe nur genehmigt werden, wenn sie den Unternehmensstandards und -richtlinien entspricht. Historische Workflows werden für Audits aufgezeichnet.
- Eliminierung unnötiger Verwaltung: Je größer das Projekt, desto mehr Verwaltungsarbeit ist erforderlich, um die Teamkommunikation, die Aufgabenübertragung und die Bewertung sicherzustellen. Die Workflow-Automatisierung kann all diese Aufgaben übernehmen, was Administratoren ersetzt und Overheads spart.
- Verbesserung der Transparenz: Manager können einen 360-Grad-Blick auf die in verschiedenen Pipelines abgeschlossenen Aufgaben für jedes Teammitglied sehen. Dies hilft erheblich, Vorurteile bei der Bewertung der Mitarbeiterleistung und -produktivität zu reduzieren.
- Reduzierung von Papierkram und E-Mails: Durch die Genehmigung und Bearbeitung von Aufgaben in der Workflow-Management-Software müssen Teams nicht mehr per Papier oder E-Mail arbeiten.
- Steigerung der Produktivität: Die Bearbeitung sich wiederholender Aufgaben ist langweilig und zeitaufwendig. Anstatt Stunden mit administrativen Details zu verbringen, können Mitarbeiter einfach die angeforderte Arbeit erledigen und auf "Absenden" klicken, wenn sie fertig sind. Dies spart Zeit und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.
Grundelemente der Workflow-Automatisierung
Das Format für die Workflow-Automatisierung im Workflow-Management kann variieren, aber eine vollständige Workflow-Automatisierung umfasst die folgenden Elemente:
- Workflow-Design: Manager können einen Workflow von Grund auf neu erstellen oder Vorlagen verwenden. Dies beinhaltet eine Reihe von Entscheidungsbäumen mit Wenn/Dann-Logik.
- Workflow-Ausführung: Sobald die entworfene Aufgabe beginnt, werden Aufgaben den entsprechenden Teammitgliedern zugewiesen, um anzugeben, welche Arbeit basierend auf Fähigkeiten, Priorität und Verfügbarkeit erledigt werden muss.
- Workflow-Bewertung: Der Workflow kann durch Überprüfung der Fertigstellungszeiten, der Arbeitsqualität usw. optimiert werden.
Best Practices für die Workflow-Automatisierung
Um die Workflow-Automatisierung erfolgreich zu machen, sollten Unternehmen diese Best Practices befolgen:
- Abstimmung mit der Unternehmenspolitik: Beim Entwerfen eines Workflows muss der Designer die Projektziele und die Compliance berücksichtigen.
- Einbeziehung der Stakeholder: Man erstellt nicht einfach Arbeit und weist sie anderen zu, ohne sie zu konsultieren. Um die Zustimmung von Managern, Teammitgliedern und Führungskräften zu erhalten, sollte der Workflow-Designer frühzeitig die Erwartungen, Kosten und Ergebnisse mit ihnen durchgehen. Dies vermeidet unbeabsichtigte Konsequenzen und hilft beim Change Management.
- Festlegung von Key Performance Indicators (KPIs) für jede Aufgabe: Da nun jede Aufgabe verfolgt werden kann, können Manager KPIs einrichten, um die Qualität der Arbeit für jeden Schritt des Prozesses zu bewerten. Oft haben Manager nur KPIs für das gesamte Projekt, anstatt einzelne Aufgaben zu analysieren.
- Offboarding von Administratoren: Sobald alle Aufgaben automatisiert sind, benötigen Manager möglicherweise keine Administratoren mehr, um alle Aufgaben zu verfolgen. Sie sollten in Betracht ziehen, sie schrittweise abzubauen, um Geld zu sparen.
Workflow-Automatisierung vs. Geschäftsprozessmanagement (BPM)
Workflow-Automatisierung ist Teil der Geschäftsprozessmanagement (BPM) Software. BPM ist die Praxis, Geschäftsaktivitäten zu straffen und zu verbessern, um spezifische Geschäftsaktionen effizienter auszuführen. Diese Geschäftsaktionen erfordern teamübergreifende Zusammenarbeit und bestehen aus vielen beweglichen Teilen, sei es Software-Systeme oder menschliche Eingriffe.
Workflow-Automatisierung bezieht sich normalerweise auf eine Abfolge von Aufgaben, die ein oder mehrere Teammitglieder umfassen. Im Gegensatz dazu bezieht sich BPM auf eine zentrale Geschäftsplanung und -ausführung, die alle Abteilungen auf Unternehmensebene verwaltet. Es kann auch gesagt werden, dass Workflow-Automatisierung oder -Management eine leichtere Version von BPM ist.
Workflow-Automatisierungsdiskussionen auf G2
Tian Lin
Tian is a research analyst at G2 for Cloud Infrastructure and IT Management software. He comes from a traditional market research background from other tech companies. Combining industry knowledge and G2 data, Tian guides customers through volatile technology markets based on their needs and goals.
