Zeiterfassung

Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung ist ein Prozess, bei dem die Arbeitsstunden der Mitarbeiter über einen festgelegten Zeitraum oder für die Dauer eines Projekts aufgezeichnet werden. Während dies typischerweise nur für Arbeitsstunden gilt, können auch Pausen erfasst werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre zustehende Freizeit nehmen.

Mitarbeiter erfassen in der Regel ihre eigenen Stunden in speziellen Zeiterfassungssoftwares, ähnlich wie traditionelle Stempelkarten, jedoch jetzt in digitalisierter Form. Dies kann das Ein- und Ausstempeln zu Beginn und Ende ihrer Schicht oder ihres Arbeitstages umfassen oder das Protokollieren von Mittagspausen oder genommenen Pausen sowie geplante Freizeit.

Manager oder die Personalabteilung (HR) überprüfen die Zeiterfassungsaufzeichnungen der Mitarbeiter im Laufe des Jahres, um sicherzustellen, dass die Stunden korrekt sind und dass die Mitarbeiter für die geleisteten Stunden, einschließlich zusätzlicher Vergütung für Überstunden, entschädigt werden. Sie überprüfen auch eventuelle Unstimmigkeiten in den Aufzeichnungen.

Zeiterfassung Software

Software, die zeiterfassung als Funktion oder Begriff erwähnt.

Toggl Track

ClickUp

Harvest

Paymo

QuickBooks Time

BigTime

Arten der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist in der Regel sehr einfach – Mitarbeiter stempeln ein, wenn sie ihre Schicht beginnen, und stempeln aus, wenn sie fertig sind. Jedes Unternehmen verlangt von seinen Mitarbeitern, ihre Zeit aus unterschiedlichen Gründen zu erfassen, aber die meisten Szenarien lassen sich entweder als persönliche Zeiterfassung oder Projektzeiterfassung kategorisieren.

Persönliche Zeiterfassung ist häufiger bei stundenweise beschäftigten Mitarbeitern. Arbeiter starten ihre Zeiterfassung zu Beginn ihres Arbeitstages und protokollieren dann alle Pausen, bevor sie am Ende ihres Tages ausstempeln. Auf diese Weise können Manager sehen, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter gearbeitet hat, sowie alle zusätzlichen Stunden, für die sie bezahlt werden müssen. Viele Zeiterfassungstools verwenden automatisierte Funktionen, um die Bezahlung der Mitarbeiter basierend auf den in ihrem Stundenzettel erfassten Stunden zu berechnen.

Einige Organisationen verwenden die Projektzeiterfassung, auch wenn sie Angestellte haben, die ein Gehalt beziehen, da sie möglicherweise dennoch ihre Zeit erfassen müssen, wenn sie an bestimmten Kundenprojekten arbeiten. Dies ist besonders der Fall, wenn diese Arbeitsstunden dem Kunden in Rechnung gestellt werden können.

Marketingagenturen, Rechtsteams oder Buchhaltungsfirmen sind Beispiele für Unternehmen, die einem Kunden zusätzliche Stunden in Rechnung stellen müssen, die außerhalb des Umfangs ihrer vertraglich vereinbarten Stunden an deren Projekten gearbeitet wurden.

Grundelemente der Zeiterfassung

Der einfachste Ausgangspunkt für die Zeiterfassung ist es, eine Start- und Endzeit auf Papier zu notieren. Aber ohne Kontext kann diese Information schnell keinen Sinn mehr ergeben. Deshalb sollte eine effektive Zeiterfassung immer Folgendes beinhalten:

• Die auf Aufgaben oder den gesamten Arbeitstag verwendete Zeit. Dies ist die Mindestinformation, die bei der Zeiterfassung aufgezeichnet werden sollte. Jedes System kann dafür funktionieren, wie ein manuelles Notizbucheintrag, eine Tabelle oder ein Zeiterfassungstool. Für Schichtarbeiter sind möglicherweise keine weiteren Details als Start- und Endzeiten erforderlich, aber dies wird von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gehandhabt.
• Abgeschlossene Arbeiten. Besonders bei der Zeiterfassung für Projektmanagement oder bei der Arbeit mit abrechenbaren Kunden ist es wichtig, Details der während jedes Zeitblocks geleisteten Arbeit zu erfassen. Für abrechenbare Kunden werden diese Informationen normalerweise auf Rechnungen vermerkt, damit die Kunden Einblick haben, wohin ihr Geld fließt.
• Pausen. Es ist eine gute Praxis, zu dokumentieren, wann Pausen genommen wurden und wie lange, auch wenn sie in die bezahlte Arbeitszeit eingeschlossen sind. Manager betrachten diese Informationen oft über einen Monat oder ein Jahr, um sicherzustellen, dass keine Mitarbeiter mehr Zeit nehmen, als ihnen zusteht.
• Die insgesamt aufgewendete Arbeitszeit. Summen sind sowohl für Mitarbeiter als auch für Manager nützlich, insbesondere wenn die Gehaltsabrechnung basierend auf der Anzahl der geleisteten Stunden automatisiert ist. Fehler sollten so schnell wie möglich korrigiert werden, daher ist es immer eine gute Idee, die Gesamtstunden am Ende jedes Zeitraums zu überprüfen, bevor sie zur Überprüfung oder Genehmigung eingereicht werden.

Vorteile der Zeiterfassung

Für viele Mitarbeiter kann die Erfassung ihrer Zeit wie ein unnötiger zusätzlicher Schritt in ihrem Arbeitstag erscheinen. Aber es gibt mehrere bemerkenswerte Vorteile, die Arbeitsstunden im Auge zu behalten, wie zum Beispiel:

• Teammitglieder verantwortlicher machen. Jedes Teammitglied sollte wissen, wo es in das größere Bild des Unternehmens passt. Verantwortlichkeit bei der Zeiterfassung bedeutet nicht nur, sicherzustellen, dass Mitarbeiter pünktlich zur Arbeit erscheinen und ihre erforderliche Anzahl von Stunden arbeiten. Es ermöglicht ihnen auch zu sehen, wo sie zu größeren Zielen und Projekten beigetragen haben. Diese Informationen spielen eine große Rolle bei Leistungsbeurteilungen und ermutigen Mitarbeiter zu Beförderungen.
• Verbesserung der Transparenz am Arbeitsplatz. Die Zeiterfassung identifiziert leicht, wo Teammitglieder möglicherweise zu viel arbeiten oder hinterherhinken. Dies ermöglicht es Managern, einzugreifen und die Arbeitsbelastung im Team neu zu verteilen.
• Verstehen, wo das Budget verschwendet wird. Es ist leicht, dass die Zeit vergeht, ohne viel Fortschritt zu machen. Dies frisst schnell Projektbudgets und Ressourcen auf, wenn es nicht kontrolliert wird. Die Zeiterfassung bedeutet, dass Projektmanager sehen, wo das Budget ausgegeben wird und wie dies zum Gesamtergebnis beiträgt.
• Verbesserung der betrieblichen Effizienz. Für dienstleistungsbasierte Unternehmen führt das Verbringen zu viel Zeit mit dem Projekt eines Kunden ohne zusätzliche Vergütung zu unzufriedenen und überarbeiteten Mitarbeitern, ganz zu schweigen von Kunden mit unrealistischen Erwartungen. Die Zeiterfassung macht deutlich, wo diese Ineffizienzen liegen, damit das Team sie angehen kann, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Best Practices für die Zeiterfassung

Jeder Mitarbeiter möchte seine Zeit auf eine andere Weise erfassen. Während einige Elemente flexibel sein können, wie das Detailniveau in den Aufzeichnungen, macht das Halten von Zeiterfassungssystemen einfach den Prozess viel einfacher zu verwalten.

• Bitten Sie die Mitarbeiter, ihre Zeit einmal am Tag zu erfassen. Wenn Mitarbeiter zwischen verschiedenen Projekten wechseln, kann es schnell zu einer Belastung werden, jedes Mal zu protokollieren, wenn sie eine Aufgabe abschließen. Stattdessen sollten Sie die Teammitglieder ermutigen, ihre Zeit am Ende des Arbeitstages basierend auf Kunde, Projekt oder Aufgabe zu erfassen.
• Stellen Sie Vorlagen für Teammitglieder bereit. Wenn Mitarbeiter noch nie ihre Zeit erfasst haben, kann es verwirrend sein zu wissen, welche Informationen aufgezeichnet werden sollten. Beim Einarbeiten neuer Teammitglieder oder beim Einführen eines neuen Zeiterfassungssystems geben Sie ihnen eine Vorlage, was in jedem aufgezeichneten Eintrag enthalten sein sollte, die sie befolgen können, bis die Praxis zur zweiten Natur wird.
• Häufige Überprüfung der Stundenzettel. Manager sollten die Stundenzettel mindestens alle zwei Wochen oder vor der Gehaltsabrechnung überprüfen. Dies gibt ihnen Zeit, Fehler zu erkennen und zu korrigieren, bevor größere Probleme auftreten, wie z.B. dass Mitarbeiter nicht für Überstunden bezahlt werden.

Halten Sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Blick und stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied das erhält, was ihm zusteht, mit spezieller Vergütungsmanagement-Software.