Was ist Aufgabenmanagement?
Aufgabenpriorisierung ist ein Prozess, der die To-Do-Liste eines Mitarbeiters oder Teams in handhabbare Teile basierend auf Priorität oder Dringlichkeit aufteilt. Die Priorisierung von Aufgaben beinhaltet die Bestimmung, was zuerst erledigt werden muss. Anstatt die Aufgabenliste als Ganzes zu betrachten, sortieren die Teammitglieder die Aufgaben nach Priorität und gehen sie von dort aus an.
Aufgabenmanagement-Software hilft Unternehmen, Ziele und Projekte in einzelne Aufgaben zu unterteilen.
Arten von Aufgaben
Wenn Sie Aufgaben in einer To-Do-Liste priorisieren, denken Sie an sie in Bezug auf Priorität und Dringlichkeit. In der Regel wird empfohlen, alle relevanten Aufgaben in eine dieser Kategorien zu kombinieren:
- Hohe Priorität: Dies sind Aufgaben, die sofortige Dringlichkeit haben. Sie sind sehr wertvoll oder mit wertvollen Unternehmenszielen verbunden. Oft haben sie unveränderliche Fristen, die auf den Bedürfnissen von Kunden oder anderen Entitäten basieren.
- Mittlere Priorität: Dies sind Aufgaben, die mit wertvollen Unternehmenszielen verbunden sind, aber möglicherweise keine unveränderlichen Fristen oder externen Stakeholder haben.
- Niedrige Priorität: Diese Aufgaben haben flexible Fristen, immergrüne Zwecke oder sind momentan für das Unternehmen nicht prioritär.
- Optional/langfristig: Teams können diese Aufgaben in einen anderen Sprint oder ein anderes Quartal verschieben, wenn es um Priorisierung und Arbeitsbelastung geht. Mitarbeiter erkunden diese Aufgaben, wenn alle anderen abgeschlossen sind.
Arten der Aufgabenpriorisierung
Es gibt Hunderte von Möglichkeiten, eine Liste von Aufgaben zu organisieren und zu priorisieren. Hier sind einige:
- Ivy-Lee-Methode: Am Ende eines jeden Arbeitstages schreiben Personen, die diese Methode verwenden, die sechs wichtigsten Aufgaben auf, die am nächsten Arbeitstag erledigt werden sollen. Dann ordnen sie diese sechs Aufgaben nach Priorität.
- Eisenhower-Entscheidungsmatrix: Diese Matrix teilt alle Aufgaben in eine von vier Kombinationen von „Wichtig“ und „Dringend“ ein. Wichtig bedeutet, dass die Aufgabe von höherer Priorität ist; Dringend bedeutet, dass die Aufgabe zeitlich begrenzt ist. Die Kategorien sind Wichtig und Dringend; Wichtig, aber Nicht Dringend; Nicht Wichtig, Aber Dringend; Nicht Wichtig, Nicht Dringend.
- „Eat the Frog“-Methode: Diese Technik bedeutet, dass Benutzer die zeitaufwändigste oder schwierigste Aufgabe zuerst erledigen, bevor sie zu einfacheren oder kürzeren übergehen.
- 25–5-Regel: Auch bekannt als die 2-Listen-Strategie, schreiben Personen, die diese Strategie verwenden, 25 Aufgaben auf, die während der Woche (oder einem anderen Zeitrahmen) erledigt werden sollen. Sie wählen die fünf wichtigsten aus und priorisieren diese zuerst und heben die anderen 20 für eine andere Zeit auf.
- 1–3–5-Regel: Jeden Tag arbeiten diese Benutzer an einer Aufgabe mit hoher Priorität, drei Aufgaben mit mittlerer Priorität und fünf Aufgaben mit niedriger Priorität.
- MoSCoW-Methode: Aufgaben werden in vier Kategorien unterteilt, die Muss, Soll, Kann und Wird Nicht heißen. Mitarbeiter gehen dann die Aufgaben in dieser Reihenfolge an.
Schritte zur Aufgabenpriorisierung
Es gibt fünf Schritte, die bei der effektiven und produktiven Aufgabenpriorisierung beschrieben werden:
- Sammeln Sie eine Liste aller laufenden Aufgaben für das Team für die Woche, den Monat oder das Quartal. Stellen Sie sicher, dass sie alle an einem Ort sind. Erwägen Sie die Verwendung eines Projektmanagement- oder Aufgabenmanagement-Tools zu diesem Zweck.
- Organisieren Sie die Liste der Aufgaben und sortieren Sie sie basierend auf der Priorität für das Team mit den zuvor genannten Kategorien. Listen Sie Fristen mit den Aufgaben auf, um alle verantwortlich zu halten.
- Organisieren und priorisieren Sie jeden Tag die Liste der Aufgaben basierend auf persönlichem Aufwand und persönlicher oder Teamdringlichkeit.
- Gehen Sie jede Aufgabe für den Tag nacheinander durch. Seien Sie realistisch mit der benötigten Zeit für jede.
- Führen Sie am Ende jedes Zeitraums eine Nachbesprechung durch und lernen Sie aus dem, was gut funktioniert hat und was nicht, um für die Zukunft zu priorisieren.
Vorteile der Aufgabenpriorisierung
Effektive Aufgabenpriorisierung führt zu Vorteilen und positiven Ergebnissen wie:
- Richtige Verwaltung der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und Vermeidung von Mitarbeiter-Burnout
- Verbesserung der Effizienz von Team und Unternehmen
- Verfolgung von Key Performance Indicators (KPIs) der Mitarbeiter und Fortschritte bei Unternehmenszielen
- Verschiebung zukünftiger Prioritäten basierend auf den Erfolgen und Misserfolgen vorheriger Aufgaben
- Einsparung von Zeit, Aufwand und Stress für die Mitarbeiter
Best Practices für die Aufgabenpriorisierung
Wenn Sie Aufgaben priorisieren und erledigen, befolgen Sie diese Tipps und Best Practices, um den Erfolg sicherzustellen.
- Verwechseln Sie nicht Priorität mit der Zeit, die es dauert, ein Projekt abzuschließen. Beschäftigt sein bedeutet nicht gleich Produktivität oder Aufgabenwert.
- Vermeiden Sie Ablenkungen, wenn Sie dringende, priorisierte Aufgaben erledigen. Schalten Sie das Telefon aus, schließen Sie nicht verwandte Browser-Tabs und kommunizieren Sie Fokuszeit.
- Priorisieren Sie auch Dinge wie Wellness-Pausen und mentale Gesundheitspausen im Zeitplan. Diese notwendigen Erholungsphasen helfen, die Produktivität zu verbessern, wenn die Arbeit wieder aufgenommen wird.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
