Schichtplanung

Was ist Schichtplanung?

Schichtplanung ist der Prozess der Erstellung von Arbeitsplänen, um die Effizienz zu steigern, indem die Bedürfnisse des Unternehmens priorisiert werden, während gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter sichergestellt wird.

Die Schichtplanung erfordert viel Planung und Organisation, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die notwendige Anzahl von Teammitgliedern während einer bestimmten Schicht hat, während gleichzeitig das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben der Mitarbeiter respektiert wird. Unternehmen planen die Schichten der Mitarbeiter mit verschiedenen Methoden zur Aufzeichnung und Verteilung der Pläne. Die gewählten Methoden hängen von den Hauptzielen des Unternehmens und den verfügbaren Ressourcen ab.

Einige Unternehmen nutzen Mitarbeiterplanungssoftware, um den Planungsprozess zu automatisieren. Diese Software ermöglicht es Unternehmen, Pläne digital zu erstellen und zu verwalten, Einblick in die Aufgaben der Mitarbeiter zu gewinnen, Leistungsanalysen zu sammeln, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu verfolgen und Missverständnisse zu vermeiden, indem diese Informationen jederzeit auf jedem Gerät verfügbar sind.

Schichtplanung Software

Software, die schichtplanung als Funktion oder Begriff erwähnt.

Humanity Schedule by TCP

DeskTime

HotSchedules

Truein Time & Attendance

flair.hr

Plivo

Arten von Schichtplänen

Acht Haupttypen von Schichtplänen werden verwendet, um zu skizzieren, wie die Arbeitszeiten in einem Wochenplan organisiert sind. Es gibt keinen falschen Typ von Plan, und ein Unternehmen kann mit verschiedenen Typen experimentieren, um herauszufinden, was für sie und ihre Mitarbeiter funktioniert.

1. Ein fester Plan ist ein konsistenter Zeitrahmen, der zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart wird. Die Anzahl der Stunden und Tage im Plan bleibt von Woche zu Woche gleich. Dies ist der häufigste der Pläne.
2. Ein geteilter Plan teilt die Stunden eines Mitarbeiters in zwei oder mehr Abschnitte an einem Arbeitstag. Eine geteilte Arbeitsschicht kann bedeuten, dass ein Mitarbeiter die Morgen- und Nachtschicht arbeitet und den Nachmittag auslässt. Eine kurze Pause oder Mittagspause zählt nicht als geteilter Plan.
3. Ein rotierender Plan schafft abwechselnde Arbeitszeitrahmen. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter eine Woche die Tagschicht und die nächste Woche die Nachtschicht arbeiten kann.
4. Ein flexibler Plan wird mit einer bestimmten Anzahl von erforderlichen Stunden für Mitarbeiter erstellt, wobei einige Stunden nicht festgelegt sind. Mitarbeiter können diese Stunden dann im Laufe der Woche nach Belieben einplanen.
5. Ein komprimierter Plan gibt den Mitarbeitern die meisten ihrer Stunden in einem kurzen Zeitraum, um mehr Zeit für geplante freie Tage zu ermöglichen.
6. Ein Bereitschaftsplan wird erstellt, um sicherzustellen, dass jemand im Notfall zur Arbeit kommen kann. Dieser Plan wird hauptsächlich von Unternehmen verwendet, die rund um die Uhr arbeiten und jederzeit ein Auge auf ihre Prozesse haben müssen. Bereitschaftspläne werden normalerweise im Voraus geplant, damit die Mitarbeiter wissen, wann sie in Bereitschaft sind.
7. Ein Überstundenplan ist registrierte Zeit für einen Mitarbeiter, um zusätzliche Stunden zusätzlich zu seinen regulären Arbeitszeiten zu übernehmen. Diese Zeit sollte im Voraus geplant und vom Mitarbeiter genehmigt werden.
8. Der „kein Plan“ Plan wird von Unternehmen bevorzugt, die mehr darauf achten, dass ihre Mitarbeiter Aufgaben erledigen, als auf die Anzahl der geleisteten Stunden. Das bedeutet, dass Mitarbeiter, wenn sie die notwendigen Aufgaben der Woche in weniger Stunden erledigen, als sie geplant sind, den Rest dieser Stunden nicht absolvieren müssen. Unternehmen, die „kein Plan“ Pläne verwenden, können den Mitarbeitern sogar erlauben, zu arbeiten, wann immer sie wollen, solange die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

Vorteile einer effektiven Schichtplanung

Schichtplanung hilft Unternehmen, im Voraus zu planen und organisiert zu bleiben. Der richtige Schichtplan ermöglicht es Unternehmen, tägliche Bedürfnisse zu erfüllen und Mitarbeiter glücklich zu halten. Trotz der mühsamen Prozesse schafft die Schichtplanung ein gesundes Umfeld für Arbeitgeber und Mitarbeiter.

Ein effektiver Schichtplanungsprozess hilft Unternehmen:

• Arbeitsgesetze einzuhalten, indem die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters verfolgt und die Arbeitsbelastung fair verteilt wird.
• Die Mitarbeiterfluktuation zu verringern, indem die Mitarbeiter im Mittelpunkt wichtiger Planungsentscheidungen stehen. Die Bindung steigt, wenn sich Mitarbeiter gehört und verstanden fühlen.
• Sicherzustellen, dass Kunden bedient werden können, indem die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Dazu gehört, mehr als genug Mitarbeiter einzuplanen, um bei Bedarf Unterstützung zu leisten.
• Die Mitarbeiterzufriedenheit zu unterstützen, indem sichergestellt wird, dass alle Teammitglieder eine Rolle bei der Planung haben. Der richtige Plan sollte das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben eines Mitarbeiters respektieren.
• Ein offenes Kommunikationsumfeld zu schaffen, indem die Schichtplanung zu einer gemeinsamen Anstrengung gemacht wird.

Planungsmethoden

Es gibt vier Planungsmethoden, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter aufzuzeichnen. Jede Methode hat Vor- und Nachteile, die potenzielle Kosten, Raum für menschliche Fehler oder unterschiedliche Strukturebenen beinhalten.

1. Gelegenheitsplanung beinhaltet wenig bis keine konkrete Planung. Alle Planungsentscheidungen werden durch Diskussion der Verfügbarkeit mit den Mitarbeitern vor Ort und persönlich getroffen. Diese Methode ist die kostengünstigste, birgt jedoch das Risiko der Desorganisation, da Planungsentscheidungen selten formell dokumentiert werden.
2. Traditionelle Planung bedeutet einfach, Stift zu Papier zu bringen. Diese Methode ist ebenfalls kostengünstig und einfach umzusetzen, kann jedoch extrem mühsam sein, wenn Planungsanpassungen vorgenommen werden müssen.
3. Funktionale Planung nutzt Tabellenkalkulationen, um die bevorstehenden Arbeitszeiten zu skizzieren. Microsoft Excel ist normalerweise die bevorzugte Plattform für die Erstellung dieser Pläne. Tabellenkalkulationen verringern menschliche Fehler, aber das manuelle Vornehmen von Planungsänderungen ist zeitaufwendig.
4. Innovative Planung automatisiert den Planungsprozess mit Software. Während die Planungsautomatisierung hilft, Informationen aktuell zu halten und den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, können diese Tools kostspielig sein und erfordern eine ordnungsgemäße Schulung, um effektiv genutzt zu werden.

Beste Praktiken für die Schichtplanung

Das Erstellen eines Schichtplans ist nicht einfach, und einen Plan zusammenzustellen, der sowohl den Erwartungen des Arbeitgebers als auch der Mitarbeiter entspricht, kann eine Herausforderung sein. Unternehmen sollten diese Tipps für einen erfolgreichen Schichtplanungsprozess in Betracht ziehen, der allen Teammitgliedern zugutekommt.

• Verstehen Sie die Bedürfnisse des Unternehmens. Bevor eine Methode der Schichtplanung gewählt wird, müssen Arbeitgeber die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) der Arbeitsbelastung berücksichtigen. Dies sollte als Leitfaden dienen, welche Planungsoption oder einzigartige Kombination diese Ziele erreichen wird.
• Identifizieren Sie, welcher Plan verwendet wird. Nachdem die Unternehmensziele skizziert wurden, sollten Arbeitgeber einen Plan und eine Methode für die Planung wählen.
• Priorisieren Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Arbeitgeber sollten den Mitarbeitern die Führung bei der Angabe ihrer Arbeitsverfügbarkeit überlassen. Das Management sollte immer bestehende Urlaubsanfragen der Mitarbeiter respektieren.
• Planen Sie so weit im Voraus wie möglich. Manager sollten den Schichtplan so schnell wie möglich erstellen, damit die Mitarbeiter entsprechend planen oder Probleme ansprechen können, die gelöst werden müssen. Die meisten Ressourcen empfehlen, dass Pläne den Mitarbeitern mindestens zwei Wochen im Voraus mitgeteilt werden.
• Kommunizieren Sie die Planungsmethoden. Arbeitgeber sollten die Kommunikation offen halten, indem sie die Mitarbeiter durch den Schichtplanungsprozess führen. Manager sollten erklären, wie die Planung erfolgt und alle Fragen oder Bedenken besprechen.
• Stellen Sie sicher, dass der Plan leicht zugänglich ist. Die Schichtplanung sollte eine effiziente Möglichkeit beinhalten, den Plan schnell und fair an alle Mitarbeiter zu verteilen.
• Seien Sie offen für Anpassungen. Da es so viele Menschen zu berücksichtigen gibt, ist die Schichtplanung mit vielen Änderungen und Meinungen verbunden. Im Prozess sollte Raum gelassen werden, um auf Planungsprobleme im Laufe der Zeit zu reagieren.
• Verwenden Sie Planungstools. Künstliche Intelligenz kann den Schichtplanungsprozess automatisieren. Unternehmen können Software zur Mitarbeiterarbeitsplanung verwenden, um die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter auszugleichen, persönliche Tage der Mitarbeiter zu verfolgen, Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Konflikte auftreten, Schichten mühelos zu verschieben, mit Mitarbeitern innerhalb der Plattform zu kommunizieren und in Kombination mit Finanzsoftware zu arbeiten, um die Gehaltsabrechnung in den Planungsprozess einzubeziehen.