Was ist Scope Management?
Scope Management, oder Projektumfangsmanagement, ist die Gesamtheit der Arbeiten, die erledigt werden müssen, um ein bestimmtes Produkt, Ergebnis oder eine Dienstleistung mit bestimmten Merkmalen und Funktionen zu liefern. Es ist typischerweise die Anfangsphase des Projektplanungsprozesses.
Der Scope-Management-Prozess beschreibt alles, was ein Projekt benötigt, und definiert den Erfolg des Projekts. Sein Hauptziel ist es, zu definieren und zu kontrollieren, was im Projekt enthalten ist und was nicht.
Effektives Scope Management ermöglicht es, Folgendes zu bestimmen:
- Projektziele
- Anforderungen
- Strategie
- Begründung
- Einschränkungen
- Kosten- und Budgetschätzungen
- Liefergegenstände
- Fristen
Ohne einen umfassenden Scope-Management-Plan ist es wahrscheinlicher, dass Teams Zeit mit Arbeiten verbringen, die möglicherweise nicht notwendig sind, um das Projekt abzuschließen. Wenn es korrekt und mit effektiver Projektmanagement-Software durchgeführt wird, stellt das Scope Management sicher, dass der Umfang eines Projekts klar definiert und abgebildet ist.
Schritte des Scope Managements
Es gibt fünf Prozesse, die in einem effektiven Scope Management involviert sind. Diese sind:
- Planung: Pläne werden basierend auf den Eingaben des Projektplaners und der wichtigsten Projektbeteiligten erstellt. Der Plan enthält auch Details, wie unvorhergesehene Umstände während des Projekts gehandhabt werden sollen.
- Sammlung: Nach der Planung sollten die Projektanforderungen durch Gespräche mit Stakeholdern, Durchführung von Interviews, Umfragen und mehr definiert werden, um die Erwartungen zu managen. Dieses Dokument beschreibt genau, was erwartet wird und kann helfen, Hürden während des Projekts zu vermeiden.
- Definition: Erstellen Sie als Nächstes eine Projektumfangserklärung basierend auf den Anforderungen und entwickeln Sie eine Grundlage für alle Projektaktivitäten. Diese Erklärung dient als Leitfaden während des Projekts, und Teammitglieder sollten darauf zurückgreifen können, um sich daran zu erinnern, was enthalten ist und was nicht. Dies sollte verwendet werden, um eine Arbeitsstruktur (WBS) zu erstellen, die das gesamte Projekt in kleinere Aufgaben unterteilt.
- Kontrolle: Nehmen Sie sich die Zeit, um Änderungen zu dokumentieren, zu verfolgen und entweder zu genehmigen oder abzulehnen, die aufgrund bestehender Lücken innerhalb einer Organisation erforderlich sind. Liefergegenstände werden dann zur Genehmigung durch einen Kunden, Manager oder Stakeholder überprüft.
- Abschluss: Führen Sie schließlich ein Audit der Liefergegenstände durch und bewerten Sie die Ergebnisse des ursprünglich entwickelten Plans, um zu sehen, was für zukünftige Projekte verbessert werden kann.
Vorteile des Scope Managements
Wenn angemessene Zeit und Mühe in die Erstellung eines gut definierten Projektumfangsmanagementplans investiert werden, können Organisationen und Projektplaner häufige Probleme vermeiden.
Diese Probleme umfassen:
- Ständige Änderung der Anforderungen, die für den Erfolg des Projekts erforderlich sind
- Änderung der Projektrichtung, selbst wenn das Team bereits mitten in der Arbeit ist
- Erkennen, dass das Endergebnis nicht das ist, was erwartet oder dem Kunden versprochen wurde
- Überschreitung des vereinbarten oder geschätzten Budgets
- Deutliches Zurückbleiben hinter den Projektmeilensteinen und Fristen
Teams sehen den Vorteil eines effektiven Scope Managements, indem sie eine klare Vorstellung von der Zeit, dem Arbeitsaufwand und den Kosten haben, die für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich sind.
Grundlegende Elemente des Scope Managements
Ein kritischer Teil eines effektiven Scope Managements ist die Erstellung einer genauen Umfangserklärung. Dieses Dokument skizziert Ziele, Fristen und Beziehungen, die das Projekt von Onboarding bis zum Abschluss gestalten. Je umfassender dieses Dokument ist, desto weniger Risiken und Störungen wird das Team auf dem Weg begegnen.
Die Kernelemente dieses Dokuments umfassen:
- Business Case: Warum eine Organisation dieses spezifische Projekt benötigt und die erwarteten Vorteile.
- Projektbeschreibung: Eine detaillierte Übersicht über das endgültige Liefergegenstand des Projekts.
- Erfolgskriterien: Die unverzichtbaren Komponenten, die das Projekt zu einem Erfolg machen, vereinbart von Kunden, Stakeholdern und Kunden.
- Beschränkungen: Eine Erklärung der Ressourcen oder Probleme, die das Projekt einschränken, das Endergebnis verzögern oder das Team über das Budget hinausgehen lassen könnten.
- Annahmen: Alles, was den endgültigen Ausgang des Projekts beeinflussen könnte.
Best Practices für das Scope Management
Wenn Sie Scope Management durchführen, befolgen Sie diese Tipps und Best Practices, um den Erfolg sicherzustellen.
- Entwickeln Sie eine Arbeitsstruktur, um dem Team eine Aufschlüsselung der Umfangserklärung in kleinere und handlichere Aufgaben zu bieten.
- Definieren Sie den Umfang so klar wie möglich, um unnötige Arbeit und Stress zu vermeiden.
- Erstellen Sie einen kollaborativen Prozess bei der Definition des Umfangs, um Missverständnisse, übermäßige Versprechungen oder Verwirrung über die Anforderungen zu vermeiden.
- Konsultieren Sie alle relevanten und wesentlichen Stakeholder bezüglich des Projektumfangs.
- Stellen Sie sicher, dass das tatsächliche Umfangsdokument während der Projektausführung nicht verändert, geändert oder bearbeitet wird, um Verwirrung darüber zu vermeiden, was ursprünglich besprochen oder versprochen wurde.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
