Umfangserweiterung

Was ist Scope Creep?

Scope Creep ist die schrittweise Erweiterung der Grenzen eines Projekts über den ursprünglichen Plan hinaus. Dies geschieht typischerweise, wenn die Beteiligten feststellen, dass die ursprünglichen Projektbedingungen nicht zum gewünschten Ergebnis führen werden, und daher die Anforderungen oder Liefergegenstände ändern.

Scope Creep hat negative Folgen für Unternehmen, wie Projektverzögerungen oder -ausfälle, die zu verringerten Einnahmen führen.

Unternehmen nutzen Projektmanagement-Software, um Scope Creep zu verhindern und zu verwalten, damit ihre Projekte pünktlich und im Budgetrahmen bleiben. Diese Plattformen ermöglichen es Unternehmen, große Projekte basierend auf dem vereinbarten Umfang zu planen, sie in kleinere Aufgaben zu unterteilen und verschiedenen Mitarbeitern zuzuweisen. Projektmanager können dann den Fortschritt eines Projekts überwachen und Korrekturmaßnahmen ergreifen, wenn es vom Kurs abweicht.

Umfangserweiterung Software

Software, die umfangserweiterung als Funktion oder Begriff erwähnt.

Trello

Swarmia

Kantata Professional Services Automation (formerly Mavenlink+ Kimble)

Ignition

Oracle Primavera

Karbon

Ursachen von Scope Creep

Scope Creep kann eine Vielzahl von Geschäftsprojekten betreffen, von der kleinsten Logogestaltung bis zum größten Einkaufszentrum. Trotz der besten Bemühungen eines Projektmanagers kann Scope Creep aus folgenden Gründen entstehen:

• Unklare Leistungsbeschreibung. Typischerweise unterzeichnen zwei Parteien eine Leistungsbeschreibung (SOW), ein Dokument, das die Ziele und Liefergegenstände umreißt, die ein Unternehmen einem Kunden bereitstellen wird. Scope Creep kann auftreten, wenn ein Unternehmen diesen Schritt überspringt oder wenn diese Parameter ungenau sind.
• Mehrdeutige oder sich ändernde Erwartungen. Scope Creep entsteht auch, wenn der Kunde die Projektanforderungen ändert und neue Produktmerkmale oder zusätzliche Dienstleistungen anfordert. Manchmal hat dies damit zu tun, dass der Kunde einfach seine Bedürfnisse ändert, aber manchmal liegt es an einem sich entwickelnden Marktumfeld.
• Mangelnde Kommunikation. Oft erfordert ein Projekt die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen oder Teams auf der Kundenseite. Wenn der Kunde den ursprünglichen Umfang nicht von allen Beteiligten genehmigen lässt, bevor die Arbeit beginnt, können Änderungen erforderlich sein, während das Projekt voranschreitet und mehr Teammitglieder sich zu seinem Fortschritt äußern.

Folgen von Scope Creep

Alle Parteien hoffen auf ein reibungsloses Projekt von Anfang bis Ende, aber Scope Creep stört diese Erfahrung. Einige der Nachteile von Scope Creep sind:

• Verpasste Fristen. Wenn ein Kunde weiterhin die Grenzen dessen, was in einem Projekt enthalten ist, verschiebt, wird der Dienstleister oder das Projektteam Schwierigkeiten haben, Schritt zu halten. Infolgedessen muss das Projektteam Meilensteine verschieben und das endgültige Lieferdatum verlängern.
• Konflikte zwischen Teammitgliedern. Ein Mangel an Scope-Management hat emotionale Folgen, verursacht Verwirrung, erschöpft die Energie der Menschen und erhöht den Stress, um die ursprünglichen Zeitpläne einzuhalten. Teammitglieder könnten sich auch gegenseitig die Schuld für die Ursachen des Scope Creeps geben, was mehr Moderations- und Vermittlungsarbeit für den Projektmanager erfordert.
• Budgetbelastung. Wenn der Umfang erweitert wird, benötigt das Projekt mehr Zeit und Geld zur Fertigstellung. Dies könnte über das Budget des Kunden hinausgehen und Verzögerungen verursachen, während sie zusätzliche Mittel sichern.
• Verminderte Qualität der Liefergegenstände. Ein Projektteam ist möglicherweise nicht ausreichend mit den Ressourcen oder dem Personal ausgestattet, um die Anforderungen eines erweiterten Projekts zu bewältigen. Dies bedeutet, dass das Team möglicherweise bei ihrer typischen Qualität Kompromisse eingehen muss, um innerhalb des Budgets oder Zeitplans des Kunden zu arbeiten, was zu Enttäuschungen auf Kundenseite führen und den Ruf des Unternehmens schädigen kann, wenn es über längere Zeit anhält.

Best Practices zur Verwaltung von Scope Creep

Um Scope Creep zu vermeiden und ein erfolgreiches Ergebnis zu gewährleisten, muss ein Projektmanager sowohl vor als auch während eines Projekts um Klarheit in der Kommunikation bemüht sein. Einige Best Practices umfassen:

• Erstellung eines detaillierten Leistungsumfangs. Ein Unternehmen sollte immer einen definierten Projektumfang mit klaren Zielen und Liefergegenständen erstellen. Manchmal lohnt es sich auch, anzugeben, was nicht in den Projektparametern enthalten ist. Alle Beteiligten sollten den Umfang genehmigen, bevor die Arbeit beginnt.
• Entwicklung eines Änderungsmanagementplans. Der Anbieter sollte einen formalen Prozess zur Verwaltung von Änderungen am ursprünglichen Umfang erstellen. Dann reicht der Kunde einen Antrag auf zusätzliche Elemente ein, zusammen mit einer Begründung, und der Anbieter sammelt Feedback von relevanten Beteiligten, bevor er die Änderung genehmigt oder ablehnt.
• Dokumentation aller Kommunikationen. Zusätzlich zum ursprünglichen Leistungsumfang sollte ein Unternehmen eine "Papiertrail" aller Kommunikationen erstellen, einschließlich E-Mails und formaler Änderungsanträge. Auf diese Weise kann das Unternehmen bei Unklarheiten über Merkmale der vereinbarten Liefergegenstände Dokumentationen vorlegen, um die Angelegenheit zu klären.

Scope Creep vs. Gold Plating

Scope Creep und Gold Plating betreffen beide das Verschieben der Zielvorgaben eines Projekts, weshalb diese Begriffe manchmal verwechselt werden.

Scope Creep ist eine schrittweise Erweiterung der Projektziele. Vom Kunden initiiert, oft ohne ordnungsgemäße Genehmigung, wird Scope Creep als ungünstig angesehen, da es ein Projekt stören oder seine Erfolgschancen verringern kann.

Gold Plating fügt einem Projekt ebenfalls Merkmale oder Ziele hinzu, hat jedoch eine positive Konnotation. Der Projektmanager oder das Team initiiert absichtlich Verbesserungen, die dem Projekt einen Mehrwert verleihen. Obwohl dies zusätzliche Kosten für das Team verursachen kann, entscheiden sie sich möglicherweise dafür, um einen bestimmten Kunden zu beeindrucken oder von weniger wünschenswerten Projektmerkmalen abzulenken.

Lernen Sie, wie man traditionelles Projektmanagement meistert, das Teams helfen kann, Scope Creep zu vermeiden.