Ressourcenzuweisung

Was ist Ressourcenallokation?

Ressourcenallokation ist der Prozess, bei dem verfügbare Unternehmensressourcen strategisch zugewiesen werden, um verschiedene Verwendungen und Ziele zu erreichen. Dazu gehört die Verteilung von Projektaufgaben, die Beobachtung von Arbeitslasten, das Verfolgen und Anpassen an unerwartete Änderungen, das Aktualisieren von Prioritäten, das Einhalten des Budgets, die Sicherstellung der Genauigkeit der Projektzeitplanung und mehr.

Die Ressourcenallokation ermöglicht es Unternehmen, eine Unter- oder Übernutzung von Mitarbeitern und Materialien zu vermeiden. Wenn Ressourcen effektiv zugewiesen werden, gibt es weniger Möglichkeiten für Überschuss oder Mangel. Dies erhöht die Kapitalrendite (ROI) und schafft eine solide Basis für zukünftige Projekte.

Die Ressourcenallokation ist nur ein Teil des Projektpuzzles. Das Verfolgen mehrerer Projekte von der Planungsphase bis zur Ausführung und darüber hinaus kann äußerst zeitaufwändig und mühsam sein. Aus diesem Grund nutzen einige Unternehmen Projektmanagement-Software, um diesen Prozess zu automatisieren. PM-Software ermöglicht es einem Unternehmen, Personen und Materialien, die mit mehreren Projekten verbunden sind, gleichzeitig in einer einzigen Benutzeroberfläche zu überwachen.

Ressourcenzuweisung Software

Software, die ressourcenzuweisung als Funktion oder Begriff erwähnt.

Smartsheet

Microsoft Project & Portfolio Management

Kantata Professional Services Automation (formerly Mavenlink+ Kimble)

Float

Wrike

Asana

Arten von Ressourcen zur Allokation

Es gibt sieben Arten von Ressourcen, die ein Unternehmen für die Ressourcenallokation nutzen kann, um sich vor Beginn eines Projekts zu organisieren. Jede wird im Planungsprozess bestimmt und ist einzigartig für die Prioritäten und Fähigkeiten eines Unternehmens. Diese Ressourcen umfassen:

• Die Personen, die am Projekt teilnehmen und wichtige Rollen bei der Erledigung geplanter Aufgaben spielen.
• Die Orte, an denen das Projekt stattfinden wird. Diese können physische Veranstaltungsorte oder Online-Strukturen umfassen.
• Die Daten, die während der Projektplanung sowie im gesamten Projekt gesammelt werden.
• Die Werkzeuge und Materialien, die benötigt werden, um das Projekt in jeder Phase abzuschließen.
• Ein Plan, wie Energie verteilt wird und wo die Hauptprioritäten liegen werden.
• Die Finanzen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.
• Die Zeiteinteilung des Projekts. Es ist wichtig zu definieren, wie viel Zeit zur Verfügung steht, um das Projekt abzuschließen, und wie viel davon in jedem Schritt verwendet wird.

Vorteile der Ressourcenallokation

Mit einem effektiven Ressourcenallokationsplan können Unternehmen ein Projekt mit Leichtigkeit durchlaufen, in dem Wissen, dass alle Ressourcen erfolgreich zugewiesen wurden. Die Vorteile zeigen auf, was die Ressourcenallokation tun kann, um ein Unternehmen effizienter zu betreiben, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Projektprozesses.

Die Ressourcenallokation ermöglicht es einem Unternehmen:

• Geld zu sparen, indem sichergestellt wird, dass Ressourcen effizient zugewiesen werden, und das potenzielle Bedürfnis, Personen und Materialien zu kaufen oder auszulagern, reduziert wird.
• Sicherzustellen, dass weniger Ressourcen verschwendet werden, indem herausgefunden wird, wo vorhandene Materialien in bevorstehende Projekte passen.
• Das Zeitmanagement zu verbessern, indem ein starker Zeitplan erstellt wird.
• Vorgeschlagene Pläne zu teilen und Transparenz unter dem Unternehmenspersonal zu schaffen.
• Fähigkeiten der aktuellen Mitarbeiter zu nutzen, um sicherzustellen, dass jeder die richtigen Aufgaben zugewiesen bekommt und sich in seinen Verantwortlichkeiten sicher fühlt.
• Die Produktivität zu steigern, indem die Ressourcenallokation ständig basierend auf den laufenden Bedürfnissen aktualisiert wird.
• Stärken und Schwächen in den Unternehmensressourcen und im gesamten Projekt zu identifizieren.
• Einblicke in die erwarteten Bedürfnisse zukünftiger Projekte zu gewinnen.

Wie man Ressourcenallokation implementiert

Im Projektmanagement ist der Schlüssel, im Voraus zu planen und effektiv zu planen. Dasselbe gilt für jeden Schritt des Projektmanagements, einschließlich der Ressourcenallokation.

Um die Ressourcenallokation in einem Projektplan zu implementieren, befolgen Sie die folgenden Schritte:

• Bestimmen Sie die Projektgröße und den Zeitplan. Sprechen Sie mit denjenigen, die am Projekt teilnehmen, und definieren Sie, wie das Projekt aussieht und wie lange es dauern wird, es abzuschließen.
• Identifizieren Sie notwendige Ressourcen. Identifizieren Sie Personen, Orte, Daten, Materialien, Energie, Budget und Zeit, die benötigt werden.
• Sammeln Sie Informationen. Nehmen Sie so viel Wissen wie möglich über die Unternehmensstruktur, die Liefergegenstände und die am Projekt beteiligten Personen auf. Klassifizieren Sie Teamfähigkeiten und -fähigkeiten.
• Weisen Sie Aufgaben zu. Verwenden Sie die wichtigen Informationen aus dem letzten Schritt, um Aufgaben angemessen zu verteilen.
• Verfolgen Sie Zeit und Arbeitslast. Um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft, verfolgen Sie die Projektzeitplanung. Dies wird sicherstellen, dass alles dem vorgeschlagenen Zeitplan folgt, und wenn nicht, kann es entsprechend angegangen werden.
• Erstellen Sie einen Backup-Plan. Für größere Änderungen während des Projekts sollten Sie einen Plan B in Betracht ziehen. Dieser Backup-Plan sollte Anweisungen enthalten, wie das Projekt reibungslos fortgesetzt werden kann, mit der Änderung im Hinterkopf und ohne größere Verzögerungen. Er kann auch Ressourcen enthalten, die im Notfall zugewiesen werden können.
• Sammeln Sie Daten. Ein Projekt zu managen passiert nicht nur, wenn das Projekt im Gange ist. Es ist wichtig, so viele Daten wie möglich in jedem Schritt des Prozesses zu sammeln. Diese Daten könnten helfen, Stärken und Schwächen in der Allokationsmethode des Unternehmens zu identifizieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen, während in der Zukunft neu zugewiesen wird.
• Erwägen Sie die Verwendung von Projektmanagement-Software. PM-Software organisiert Informationen zur Ressourcenallokation sowie alle Informationen zum Projekt virtuell an einem Ort.

Best Practices für die Ressourcenallokation

Die Ressourcenallokation ist nicht immer einfach richtig zu machen. Hier sind einige Best Practices, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, während der Ressourcenallokationsprozess abläuft:

• Seien Sie bereit, sich anzupassen. Größere Änderungen im Unternehmen oder Projekt können Rückschläge und Verwirrung verursachen. Dies kann Änderungen bei Anbietern, Teammitgliedern, Budgets und Projektprioritäten umfassen. Änderungen bei Ressourcen bedeuten große Anpassungen, denn wenn das Ressourceninventar verändert wird, ändert sich der gesamte Projektplan.
• Vorsicht vor Unter- und Übernutzung. Unternutzung tritt auf, wenn unzureichende Ressourcen für ein Projekt verwendet werden, und Übernutzung tritt auf, wenn zu viele Ressourcen verwendet werden. Unternutzung kann einen Überschuss an Materialien verursachen, wenn sie nicht in vollem Umfang genutzt werden. Übernutzung kann einen Mangel an Materialien, eine Erhöhung des Projektbudgets und Zeitverzögerungen verursachen. Diese Fälle können sich auch auf Mitarbeiter beziehen, die basierend auf Zeitmanagement und persönlichen Fähigkeiten unter- oder überbeansprucht werden.
• Strukturieren Sie die Zeit, um Aufgabenverzögerungen zu vermeiden. Sobald der Zeitplan für ein Projekt festgelegt ist, tun Sie alles, um sich daran zu halten. Wenn die Dinge nicht wie geplant verlaufen, sollten Sie eine Ressourcenanpassung in Betracht ziehen, um absehbare Probleme zu beheben.
• Seien Sie realistisch bei der Festlegung von Fristen. Bevor Sie sich an den Projektzeitplan halten, stellen Sie sicher, dass das Unternehmen die festgelegten Fristen einhalten kann. Niemand ist perfekt, daher ist es kontraproduktiv, Perfektion zu erwarten. Bleiben Sie praktisch in Bezug auf die verfügbaren Ressourcen und Fähigkeiten.
• Schaffen Sie Raum für offene Kommunikation. Ein gut geölter Projektplan ist einer, bei dem alle Beteiligten auf derselben Seite sind. Missverständnisse verursachen Verzögerungen, daher ist es entscheidend, dass jeder die anstehenden Aufgaben versteht.

Ressourcenallokation vs. Ressourcenanpassung

Ressourcenallokation und Ressourcenanpassung werden oft verwechselt, da sie ähnliche Anwendungen im Projektmanagementprozess haben. Der größte Unterschied zwischen den beiden liegt jedoch in der Phase, in der sie relevant sind.

Ressourcenallokation findet in der Planungsphase eines Projekts statt. Es ist ein Prozess, der hilft, genau festzustellen, was für ein zukünftiges Projekt benötigt wird und wie ein Unternehmen diese Ressourcen zuweisen kann. Diese Personen, Orte und Dinge werden alle geplant, bevor irgendein Teil des tatsächlichen Projekts beginnt.

Ressourcenanpassung findet statt, wenn das Projekt bereits in Bewegung ist. Es ist mehr ein Problemlöser, der verwendet wird, um alle Probleme zu verwalten, die während der Projektausführung auftreten. Einige der Probleme, die mit Ressourcenanpassung angegangen werden, umfassen Unternutzung, Übernutzung, Budgetprobleme, Verzögerungen und allgemeine Projektkonflikte. Die Anpassung sorgt dafür, dass das Projekt die zugewiesenen Ressourcen nicht überschreitet und reibungslos gemäß dem vorgeschlagenen Plan verläuft, der in der Ressourcenallokationsphase erstellt wurde.

Während die Ressourcenallokation bei der Definition von Ressourcen hilft, ermöglicht die Ressourcenanpassung einem Unternehmen, sich an Projektänderungen anzupassen, während sie in Echtzeit auftreten. Die Allokation ist das „Vorher“ und die Anpassung das „Währenddessen“. Beide sind jedoch notwendig, um ein erfolgreiches Projekt mit wenigen bis keinen Problemen oder Herausforderungen zu sichern, indem die Versorgung in jeder Phase verwaltet wird.