Projektumfang

Was ist der Projektumfang?

Ein Projektumfang ist eine umreißende Menge von Parametern über die Ziele eines Projekts, seine Ergebnisse und seine Fristen. Er definiert genau, was getan werden muss, um das Projekt abzuschließen.

Das Ziel eines Projektumfangs ist es, eine Struktur für das Team zu schaffen, innerhalb derer gearbeitet werden kann. Dies hilft, ein Problem zu vermeiden, das als Scope Creep bekannt ist, wenn die Ergebnisse über das hinausgehen, was im ursprünglichen Projektumfang festgelegt wurde. Scope Creep fügt nicht nur zusätzliche Arbeit und Stress für das Team hinzu, sondern kann auch kostspielig werden, da Verzögerungen im Zeitplan auftreten.

Das Erstellen einer Projektumfangserklärung im Voraus ist eine der besten Möglichkeiten, dies zu vermeiden. Sie dokumentiert klar die Projektdetails und kann mit Projektmanagement-Software für eine effektivere Aufgabenverteilung und Budgetverwaltung verwendet werden.

Arten von Projektumfängen

Jedes Projekt sollte im Voraus einen Projektumfang haben. Einige der häufigsten Arten von Geschäftsprojektumfängen sind:

• Software-Projektumfang. Bei der Entwicklung oder Implementierung neuer Software sollten technische Teams die Funktionen und Ziele im Zusammenhang mit der neuen Technologie umreißen. Das Erstellen einer Umfangserklärung kann auch die Unterstützung von Stakeholdern für die neue Software gewinnen.
• Marketing-Projektumfang. Alle groß angelegten Marketingkampagnen benötigen Projektumfänge. Dies stellt sicher, dass alle Elemente sowohl des Offline- als auch des Online-Marketings enthalten sind, während es Projektmanagern ermöglicht, einzelne Aufgaben an Mitglieder des Marketingteams zuzuweisen.
• Event-Projektumfang. Unabhängig von der Größe des Events kann ein Projektumfang helfen, es im Budget zu halten. Veranstaltungsinformationen, Catering-Details, Zeitplanung und Teilnehmerzahlen sollten Teil des Event-Projektumfangs sein.

Grundlegende Elemente eines Projektumfangs

Beim Erstellen einer Projektumfangserklärung müssen mehrere wichtige Informationen angesprochen werden.

• Ziele und Vorgaben. Kein Projekt wird erfolgreich sein, wenn das beabsichtigte Ergebnis nicht klar vor Beginn der Arbeit festgelegt wird. Projektmanager müssen die endgültigen Ergebnisse den Stakeholdern und dem breiteren Team kommunizieren.
• Ergebnisse. Dies sind Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, um ein Projekt zu beenden. Die Aufgaben und die dafür verantwortlichen Teammitglieder sollten dokumentiert werden, um alle für ihre Arbeit verantwortlich zu halten. Ergebnisse können eigene Fristen zugewiesen werden, um das übergeordnete Projekt voranzutreiben.
• Einschränkungen oder erwartete Probleme. Wenn es Probleme gibt, die ein Projektmanager während des Projekts voraussieht, sollten diese ebenfalls im Projektumfang vermerkt werden. Vorschläge zur Überwindung dieser oder alternative Optionen sind ebenfalls nützlich hinzuzufügen.
• Meilensteine und Fristen. Projektfristen sind wesentliche Informationen, die im Umfang enthalten sein müssen. Das Verpassen von Meilensteinen kann ernsthafte Probleme im Projekt verursachen, wie z.B. Überschreitungen des Budgets oder das Nichterfüllen von Kundenerwartungen.
• Budget. Zu wissen, wie viel Geld dem Projekt insgesamt zugewiesen wird, ist entscheidend, aber Teams müssen auch die Budgets für einzelne Ergebnisse umreißen. Einige Ergebnisse können ihr zugewiesenes Budget überschreiten, was bedeutet, dass der Projektmanager Geld aus anderen Bereichen umverteilen muss, um den gesamten Finanzplan einzuhalten.
• Verfügbare Ressourcen. Abgesehen vom Budget ist es auch wichtig, welche anderen Ressourcen dem Team zur Verfügung stehen. Dies könnten physische Ressourcen wie Ausrüstung oder Software oder verfügbare Mitarbeiter sein, die bei den Projektergebnissen helfen können.

Vorteile eines Projektumfangs

Es gibt viele Vorteile, die sich aus der Erstellung eines Projektumfangs ergeben, die alle auf drei kritische Bereiche zurückzuführen sind:

• Verwaltung der Projektkosten. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, alles im Budget zu halten. Wenn dies klar im Projektumfang festgelegt ist, besteht weniger Gefahr, dass das Budget überschritten wird.
• Projektplanung. Wenn Fristen klar sind, bewegt sich das Projekt im erwarteten Tempo. Dies hält Ressourcen für das Projekt frei, wenn sie benötigt werden, ohne die Zeitpläne anderer Teammitglieder zu beeinträchtigen oder Ressourcen von anderen Projekten abzuziehen.
• Fokussierung auf Projektergebnisse. Jedes Projekt sollte ein Endziel haben. Arbeiten unter einem Projektumfang bedeutet, dass einzelne Aufgaben zusammen mit dem breiteren Projekt präsent bleiben. Es hält Teams auf die richtigen Bereiche fokussiert, insbesondere auf diejenigen, die finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen haben.

Best Practices für den Projektumfang

Beim Arbeiten an einem neuen Projekt ist das Umreißen des Umfangs im Voraus der beste Weg, um die Ziele auf Kurs zu halten. Projektmanager sollten den Projektumfang definieren, indem sie:

• Zuerst die Ziele umreißen. Projektziele und -ergebnisse sind der wichtigste Schritt in jedem Projektumfang. Teams müssen wissen, was sie erreichen wollen, bevor einzelne Aufgaben und Ergebnisse zugewiesen werden können. Das Ziel des Projekts ist immer der erste Aspekt, der entschieden werden muss.
• Informationen über Ressourcen sammeln. Projektmanager sollten mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um herauszufinden, welche Ressourcen verfügbar sind. Dieser Zugang beeinflusst Fristen und Meilensteine, daher ist es hilfreich, einen Ressourcenmanagement-Plan zu erstellen, bevor die Fälligkeitstermine eingegrenzt werden.
• Eine Umfangserklärung erstellen. Das Entwerfen einer Umfangserklärung fasst alle relevanten Informationen an einem Ort zusammen. Die Erklärung sollte die wichtigsten Teile des Projektumfangs erklären, einschließlich der Teammitglieder und der beteiligten Fristen. Einzelne Ergebnisse müssen hier nicht unbedingt umschrieben werden. Stattdessen kann Projektmanagement-Software verwendet werden, um diese Aufgaben zu verfolgen. Wichtige Meilensteine und Fristen sind für die Umfangserklärung ausreichend.
• Häufig auf die Erklärung verweisen. Es ist leicht, dass Projekte vom Kurs abkommen, sowohl in Bezug auf das Budget als auch auf den Zeitplan. Durch regelmäßiges Überprüfen der Umfangserklärung können Projektmanager ein besseres Bild von den Hindernissen bekommen, denen sie gegenüberstehen. Manager haben dann Zeit, Korrekturen vorzunehmen, bevor kostspielige Fehler passieren.

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