Projektplanung

Was ist Projektplanung?

Projektplanung ist die zweite Phase eines vierstufigen Projektmanagement-Lebenszyklus. Diese Phase, auch als Arbeitsplanung bezeichnet, folgt auf die Initiierung, bei der Ziele und Vorgaben festgelegt werden, und geht der Ausführung voraus, bei der die Projektergebnisse abgeschlossen werden, bevor das Projekt abgeschlossen wird.

Die Definition der Elemente eines Projekts in der Planungsphase ist entscheidend für die beste Erfolgschance. In dieser Phase werden Kosten und Ressourcen im Vergleich zur Initiierungsphase detaillierter definiert, wobei wichtige Meilensteine festgelegt werden, um den geschätzten Zeitplan des Projekts zu erstellen.

Die während der Projektplanung erstellte Dokumentation wird typischerweise in Projektmanagement-Software erstellt und gespeichert. Dies gibt allen relevanten Teammitgliedern Zugang zu den Informationen, die sie benötigen, während am Projekt gearbeitet wird.

Arten der Projektplanung

Jedes Team und jedes Projekt, das sie abschließen, wird die Projektplanung unterschiedlich angehen. Aber für die meisten nimmt die Projektplanung typischerweise eine von drei Formen an:

• Vertikale Planung, auch bekannt als Wasserfallplanung, ist, wenn ein Projektmanager jede Phase des Projekts nacheinander von Anfang bis Ende plant.
• Horizontale Planung, oder agile Planung, ist, wenn verschiedene Elemente gleichzeitig geplant werden, unabhängig davon, wo sie im Zeitplan liegen.
• Gemeinsame Planung oder integrierte Planung, ist eine Mischung aus horizontaler und vertikaler Planung, die Elemente der sequentiellen und gleichzeitigen Planung im gesamten Projekt integriert.

Grundlegende Elemente der Projektplanung

Da der Projektplan eine umfassende Karte sein muss, die das Team leitet, gibt es wichtige Informationen, die enthalten sein müssen. Diese sind:

• Projektumfang: Dies beschreibt, was das Team liefern muss, um das Projekt als erfolgreich abgeschlossen zu betrachten.
• Arbeitsaufteilung: Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, die größeren Projektergebnisse in kleinere Aufgaben zu unterteilen und diese dann den einzelnen Teammitgliedern zuzuweisen.
• Zeitplan: Zielmeilensteine sowie alle spezifischen Zeitpläne, die dem Team bekannt sein müssen, sind im Zeitplan festgelegt.
• Ressourcenplan: Materialien und Ausrüstung, die zur Fertigstellung des Projekts benötigt werden, sowie Personalressourcen müssen in diesem Teil des Projektplans bestimmt werden.
• Risikoplan: Alle Projekte beinhalten ein gewisses Risiko. Die Darstellung dieses Risikos während der Projektplanung bereitet das Team mit möglichen Lösungen für erwartete Probleme vor.
• Budgetplan: Innerhalb des Budgets zu bleiben, ist entscheidend. Alle mit dem Projekt verbundenen Kosten, einschließlich Ausrüstung oder Personalkosten, sollten im Plan festgelegt werden.
• Kommunikationsplan: Stakeholder möchten über den Fortschritt des Projekts informiert werden. Ein klarer Plan für die Kommunikation, einschließlich Methoden und Häufigkeit, sollte in der Projektplanung enthalten sein.

Vorteile der Projektplanung

Obwohl nichts den Erfolg eines Projekts garantieren kann, kann eine effektive Planung die Chancen auf ein positives Ergebnis erheblich verbessern. Weitere Vorteile der Projektplanung sind:

• Es spart Geld: Ein klarer Projektplan ist eine der besten Möglichkeiten, um innerhalb des Budgets zu bleiben und Scope Creep aufgrund unerwarteter Änderungen vor dem Start zu vermeiden.
• Es weist Ressourcen effektiver zu: Zu wissen, wer an welchen Teilen des Projekts arbeitet und wie jeder Meilenstein zu einem Key Performance Indicator (KPI) oder Projektziel beiträgt, bedeutet, dass Ressourcen auf die geeignetste Weise genutzt werden.
• Es unterstützt gute Kommunikation: Ein effektiver Projektplan sollte darlegen, wie und wann Mitarbeiter ihren Fortschritt oder ihre Ideen teilen sollten. Dies ist besonders wichtig für Remote-Teams, die an einem Projekt zusammenarbeiten.
• Es hält das Team auf ein klares Ziel ausgerichtet: Jeder im Team wird sich wahrscheinlich auf die ihnen zugewiesenen Bereiche konzentrieren, was es leicht macht zu vergessen, wie jeder Teil zum gesamten Projekt beiträgt. Die Projektplanung gibt ein klares Bild davon, wie jeder Teil des Projekts zusammenpasst und schafft eine einheitlichere und kollaborative Arbeitsatmosphäre.

Best Practices für die Projektplanung

Einige Projekte erfordern eine umfangreichere Planung als andere. Aber unabhängig vom Umfang oder der Größe sollte die Projektplanung Best Practices folgen, wie zum Beispiel:

• Dokumentation von Änderungen oder Planaktualisierungen: Selbst das am besten geplante Projekt kann auf unerwartete Probleme stoßen. Wenn zu irgendeinem Zeitpunkt Änderungen vorgenommen werden müssen, sollten diese im Projektplan dokumentiert werden, mit klaren Erklärungen, warum die Änderung notwendig ist.
• Einbeziehung der Teammitglieder in die Planungsphase: Jeder im Team bringt seine eigene einzigartige Sichtweise und Fähigkeiten mit. Ihre Einbeziehung während der Planung kann objektivere Einblicke in das geben, was benötigt wird, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
• Einholung der Genehmigung von wichtigen Stakeholdern: Sobald ein Projektplan erstellt wurde, sollten alle wichtigen Unternehmensstakeholder oder Investoren die Möglichkeit haben, ihn zu überprüfen, bevor die endgültige Genehmigung erteilt wird. Dies gibt Raum für die Klärung von Missverständnissen über Erwartungen, Umfang oder Budget, bevor die Projektarbeit beginnt.
• Zuweisung zusätzlicher Zeit vor dem Start: Die Arbeit kann länger dauern als erwartet. Der Einbau zusätzlicher Zeit in den Projektzeitplan als Vorsichtsmaßnahme verhindert, dass Stakeholder enttäuscht werden, und gibt den Teammitgliedern mehr Spielraum, um verschiedene Ansätze auszuprobieren.
• Beginnen mit den komplexesten Elementen zuerst: Wenn möglich, sollten die schwierigsten Teile des Projekts zuerst geplant werden. Dies gibt dem Team mehr Zeit, um Lösungen zu finden, falls Probleme auftreten, ohne dass das Projekt bereits einen erheblichen Teil des Budgets oder der Ressourcen verbraucht hat, bevor es zu diesem Punkt kommt.

Zusammenarbeit als Gruppe ist ein entscheidender Teil der effektiven Projektplanung. Mit kollaborativer Whiteboard-Software kann Ihr Team Ideen teilen und das Projekt von überall aus vorantreiben.