Projektbudgetierung

Was ist Projektbudgetierung?

Projektbudgetierung ist der Prozess der Schätzung, wie viel ein Projekt von Anfang bis Ende kosten wird. Um das Budget für ein Projekt zu bestimmen, berücksichtigen Teams die Kosten für die Fertigstellung jeder Phase des Projekts, wie lange es ungefähr dauern wird, und potenzielle Hindernisse, die den Fortschritt behindern könnten.

Budgets sind unerlässlich, weil sie helfen, Erwartungen zu setzen und auch entscheidend sind, um das Projekt von wichtigen Interessengruppen genehmigt zu bekommen. Ein Budget stellt auch sicher, dass die richtigen Mittel verfügbar sind und hilft, die Leistung des Teams zu messen. Das Dokument, das die Details des Budgets umreißt, sollte während des Projekts überwacht, aktualisiert und überprüft werden.

Projektmanagement-Software wird oft bei der Entwicklung eines Budgets verwendet. Diese Tools helfen bei der Verwaltung von Zielen und verschiedenen langfristigen Projekten sowie bei der Koordination der einzelnen Aufgaben, die ein Budget ausmachen.

Projektbudgetierung Software

Software, die projektbudgetierung als Funktion oder Begriff erwähnt.

Basecamp

TickTick

Sage Intacct

Hitask

ClickUp

Smartsheet

Ansätze zur Projektbudgetierung

Es ist nicht einfach, die Größe und die Kosten eines Projekts zu schätzen, aber es gibt verschiedene Ansätze, um es zu vereinfachen. Diese sechs Techniken werden die Genauigkeit eines Projektbudgets verbessern und den gesamten Prozess nahtloser gestalten.

• Analoges Schätzen: Die Budgetdaten und Best Practices aus vergangenen Projekten nutzen, um eine Meinung oder Strategie zu entwickeln, wie viel das aktuelle kosten wird. Die Ähnlichkeiten und Unterschiede zwischen vergangenen und aktuellen Projekten zu finden, macht diesen Ansatz möglich.
• Dreipunkt-Schätzung: Ein vernünftiger und pragmatischer Ansatz, der einen gewichteten Durchschnitt basierend auf den schlimmsten, besten und wahrscheinlichsten Budgetszenarien beinhaltet. Diese Methode zwingt das Projektteam, mehrere Perspektiven bei der Bestimmung eines Budgets zu berücksichtigen, was eine realistischere Kostenschätzung ermöglicht.
• Earned Value Analyse: Die Genauigkeit des Budgets eines Projekts schätzen, während das Projekt ausgeführt wird. Das Team vergleicht ständig die Kosten jeder Phase mit den vorherigen Schätzungen.
• Parametrisches Schätzen: Die Kostenvariablen und Datenpunkte aus bestimmten Teilen verwandter Projekte nehmen und auf das aktuelle anwenden, was dem Projektteam ermöglicht, ein Budget basierend auf Daten zu erstellen. Die statistische Beziehung zwischen gemeinsamen Elementen zu betrachten, macht ein Projektbudget genauer.
• Bottom-up-Methode: Die einzelnen Elemente eines Projekts schätzen, wie Meilensteine, Aufgaben und Phasen, und sie summieren, um die Projektkosten zu erhalten. Dieser Ansatz wird verwendet, wenn eine Leistungsbeschreibung erstellt wird und das Projektteam alle Projektdetails im Voraus kennt.
• Top-down-Methode: Das Gesamtbudget des Projekts im Voraus schätzen und die einzelnen Elemente daraus bestimmen. Dieser Ansatz wird am besten verwendet, wenn es einen festen Preis für das Projekt gibt und das Budget feststeht. Prognosen können verwendet werden, um ein klares Verständnis dafür zu haben, wie jedes Element den Preis beeinflussen wird.

Grundlegende Elemente der Projektbudgetierung

Es gibt spezifische Elemente und Kosten, die mit der Eingrenzung eines Projektbudgets verbunden sind. Im Allgemeinen sind diese Elemente:

• Arbeitskosten: Berücksichtigung dessen, was es kosten wird, dass ein Mitarbeiter das Projekt abschließt, einschließlich Löhne, Lohnsteuern, Sozialleistungen und alle Gemeinkosten.
• Materialbeschaffungskosten: Berücksichtigung der greifbaren Gegenstände, die benötigt werden, um das Projekt abzuschließen, wie Vorräte, Ausrüstung und verschiedene Waren.

Zusätzlich zu diesen Kernelementen können diese Kosten in zwei umfassende Kategorien fallen:

• Fixkosten: Die im Projekt festgelegten Budgetdetails, die sich nicht ändern werden. Ein Beispiel für Fixkosten ist ein Preisangebot von einem Lieferanten basierend auf der Menge eines bestimmten Artikels, den das Team benötigt, um das Projekt abzuschließen.
• Variable Kosten: Die Budgetdetails, die sich basierend auf der Aktivität ändern könnten. Ein Beispiel für variable Kosten ist ein Freiberufler, der sich bereit erklärt, 40 Stunden insgesamt an dem Projekt zu arbeiten. Wenn das Projekt Überstunden erfordert, werden die Kosten steigen.

Vorteile der Projektbudgetierung

Wenn das Projektteam sich die Zeit nimmt, das Budget und die damit verbundenen Kosten zu schätzen, kann dies zu vielen Vorteilen führen. Behalten Sie diese Vorteile im Hinterkopf, wenn Sie unsicher sind, ob die Projektbudgetierung für das Team lohnenswert ist.

• Sichert Projektfinanzierung: Projektbudgets bieten Einblicke, die Interessengruppen wissen möchten, wie viel Geld genau im Voraus benötigt wird, um das Projekt zu sichern, bevor es beginnt. Es wird auch detailliert, wann das Geld benötigt wird.
• Bessere Entscheidungsfindung: Ein Budget zu haben, bevor ein Projekt offiziell beginnt, hilft zu bestimmen, wie viel in kleinere Schritte innerhalb des Projekts investiert werden soll. Es kann auch einer Organisation helfen zu bestimmen, in welche anderen Projekte im Laufe des Jahres investiert werden soll.
• Fördert zukunftsorientiertes Denken und Planung: Das Wissen um das Budget für ein Projekt kann helfen, ein Budget für zukünftige Projekte in der Pipeline zu schätzen. Diejenigen, die an der Planung eines Budgets beteiligt sind, sind besser darauf vorbereitet, Teil von Gesprächen in der Zukunft zu sein.

Best Practices der Projektbudgetierung

Es ist eine gute Idee, diese Best Practices im Hinterkopf zu behalten, während das Projektteam ein Budget erstellt. Dies wird helfen sicherzustellen, dass die Schätzung so nah wie möglich an der endgültigen Zahl liegt.

• Fokus auf die Bedürfnisse des Unternehmens: Beim Erstellen eines Budgets daran denken, dass das Endziel jedes Projekts darin besteht, einer Organisation zu helfen, ihre Ziele zu erreichen und erfolgreich zu sein. Zu wissen, wie lohnenswert ein Projekt für die Organisation ist, ist ein Schritt zur Verbesserung der Genauigkeit des Budgets.
• Das Projekt in Schritte und Meilensteine unterteilen: Um die Kosten eines Projekts genau zu schätzen, wird das Team es oft in kleinere Schritte oder Meilensteine unterteilen. Dies hilft, ein Verständnis dafür zu bieten, was erwartet wird oder bevorsteht.
• Kontingenz und Steuern hinzufügen: Es ist immer besser, auf Nummer sicher zu gehen, also um sicherzustellen, dass das Team nicht über das Budget hinausgeht, Kontingenz und Steuern hinzufügen, um zu planen, was sich im Laufe der Zeit ändern könnte. Dies hilft auch sicherzustellen, dass die Schätzung nahe am endgültigen Budget liegt.
• Kommunikation mit den Interessengruppen offen halten: Ständige Kommunikation mit den Personen, die am meisten von einem erfolgreichen Abschluss profitieren, ist ein Muss bei der Erstellung eines Budgets. Wichtige Interessengruppen können auch helfen, sicherzustellen, dass das Budget genau ist und potenzielle Anpassungen am Umfang vornehmen.
• Anpassung an sich ändernde Parameter: Unvorhergesehene Situationen, Ereignisse und Szenarien können von der Zeit, in der ein Projekt budgetiert wird, bis es abgeschlossen ist, auftreten. Einen Plan dafür zu haben, gibt dem Team die Flexibilität, sich an Veränderungen anzupassen, ob extern oder intern.