Was ist Programmmanagement?
Programmmanagement ist ein Prozess zur Verwaltung mehrerer einzelner Projekte, die sich auf ähnliche organisatorische Ziele und Leistungen beziehen und unter einer Gruppe zusammengefasst sind.
Das Ziel, Projekte auf diese Weise zusammenzufassen, besteht darin, konsistenter und sichtbarer über Teams und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens hinweg zu sein. Während jedes Projekt seine eigenen Ziele und zugehörigen Aufgaben hat, trägt jedes verwandte Projekt zu den übergeordneten Zielen des Unternehmens bei. Mit Programmmanagement können diese Ziele leichter unter einem Dach gemessen werden.
Mit Projekt-Kollaborationssoftware können Programmmanager jeden Teil des Prozesses an einem zentralen Ort überwachen, um zu strategisieren, zu delegieren und die laufende Arbeit zu verfolgen.
Grundelemente des Programmmanagements
Wie Projekte unter einem Programm zusammengefasst werden, hängt von der Branche und der Art der laufenden Projekte ab. Aber im gesamten Programmmanagementprozess werden immer vier Elemente berücksichtigt:
- Governance und Eigentum. Zu wissen, wer den Programmmanagementprozess überwacht, ist entscheidend für den Erfolg. Dies sollte von Anfang an festgelegt werden, wobei die Verantwortlichkeiten des Programmmanagers klar umrissen sind, um den Fortschritt zu messen. In dieser frühen Phase werden die Stakeholder wahrscheinlich stärker in die Erstellung des Programms eingebunden sein, bevor sie die Autorität an einen Manager übergeben.
- Management. Gute Aufsicht ist ein Muss. Management und Governance oder Eigentum können von denselben Personen innerhalb des Teams durchgeführt werden, oder es kann eine Hierarchie zugewiesen werden, um die Arbeitslast zu verteilen.
- Budgetierung und Finanzen. Während jedes Projektteam ein gutes Verständnis für seine eigene finanzielle Situation für sein Projekt haben sollte, ist es ein kritischer Teil des Programmmanagements zu wissen, wie das Unternehmen insgesamt über alle Projekte hinweg ausgibt. Budgets müssen kontinuierlich verfolgt und bewertet werden, um sicherzustellen, dass niemand zu viel ausgibt.
- Infrastruktur. Ähnliche Projekte unter einem Programm zusammenzufassen, richtet die Arbeit für alle im Team aus. Die Führung sollte eine Infrastruktur um diese Projekte herum aufbauen, um Ressourcen zu teilen und jedes Projekt innerhalb des Programms besser zu kontrollieren, basierend darauf, warum sie zusammen organisiert wurden.
Vorteile des Programmmanagements
Selbst mit den engagiertesten Projektmanagern kann es leicht zu einer Herausforderung werden, mehrere Projekte gleichzeitig zu leiten. Mit Programmmanagement können Unternehmen:
- Projekte organisieren, um auf ein einheitliches Ziel hinzuarbeiten. Programmmanager sind damit beauftragt, die Gesamtübersicht zu sehen, während sich Projektmanager speziell auf die individuelle Aufgabe konzentrieren, an der sie mit ihrem Team arbeiten. Indem sie Projekte unter einer einzigen Gruppe verbinden können, können diese individuellen Ziele leichter mit den Unternehmenszielen und den wichtigsten Ergebnissen verknüpft werden.
- Ressourcen effektiver zuweisen. Wenn Projekte verbunden sind, wird es viel einfacher zu sehen, welche Projekte die benötigten Ressourcen fehlen. Wenn ein anderes Projekt diese hat, wird das Teilen über verschiedene Projektteams hinweg viel einfacher, ohne bestehende Arbeitsabläufe und Fortschritte zu stören.
- Risiken und Chancen ausbalancieren. Jedes Projekt bringt seine eigenen Risiken und Potenziale mit sich, daher werden diese verstärkt, wenn Programmmanagementpraktiken eingeführt werden, einfach weil all diese Möglichkeiten auf einmal gesehen werden. Aber alle Gefahren gleichzeitig zu kennen, kommt den Projektmanagern zugute. Ihr ganzheitlicher Blick auf alle aktuellen Projekte bedeutet, dass sie sehen können, wo Risiken gemindert werden sollten, während sie auch Lücken und Chancen erkennen, die Teams, die einem Projekt zu nahe stehen, möglicherweise übersehen.
Beste Praktiken für das Programmmanagement
Wie bei jedem guten Managementansatz ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass alle auf dasselbe Ergebnis hinarbeiten. Um einen erfolgreichen Programmmanagementprozess zu führen, ist es vorteilhaft:
- Verstehen, wo jedes Projekt passt. Der ganze Sinn des Programmmanagements besteht darin, die Arbeit für alle zu erleichtern. Gute Programmmanager sollten ein starkes Verständnis dafür haben, woran jedes Projektteam arbeitet, warum und was ihre Ziele sind. Dies prägt den Projektmanagementprozess und bedeutet, dass Manager Überschneidungen zwischen Projekten finden können, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
- Ermutigen Sie die Teams, ihre Gedanken zu teilen. Jeder Programmmanager sollte darauf abzielen, ein Umfeld zu entwickeln, in dem sich Teammitglieder ermächtigt und ermutigt fühlen, ihre Gedanken zu ihren individuellen Projekten und den anderen im Programm zu teilen. Wissensaustausch, Diskussionen über Bedenken oder Risiken und Brainstorming von Ideen fördern eine vielfältigere Suche nach Lösungen für Probleme.
- Verwenden Sie spezielle Programmmanagement-Tools. Das gleichzeitige Management mehrerer Programme kann schnell zu einem logistischen Albtraum werden. Der Einsatz spezialisierter Tools, die einfachen Zugang zu Projektdokumentationen bieten, kann alles im Zeitplan halten und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern transparenter machen.
Programmmanagement vs. Projektmanagement
Einige könnten Programmmanagement mit Projektmanagement verwechseln, aber die beiden unterscheiden sich.
Während Projekte dank ihrer abgeschlossenen Ergebnisse zu den strategischen Zielen eines Unternehmens beitragen können, ist das Programmmanagement darauf ausgerichtet, das übergeordnete Gesamtergebnis aller Projekte zu unterstützen.
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Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
