Was ist Programmmanagement?
Programmmanagement ist die Tätigkeit, eine Gruppe von Einzelprojekten zu überwachen, die alle durch ein gemeinsames Ziel für eine Organisation oder einen gemeinsamen Wirkungsbereich miteinander verbunden sind. Der Hauptfokus des Programmmanagements liegt darin, einem Unternehmen zu helfen, spezifische Geschäftsziele durch spezifische und strategische Initiativen zu erreichen.
Typischerweise umfassen diese verschiedene Projekte, die alle miteinander in Beziehung stehen. Es ist die Aufgabe des Programmmanagers, das Team der einzelnen Projektmanager zu beaufsichtigen, während sie daran arbeiten, die Aufgaben innerhalb jedes Projekts zu erledigen. Programmmanager können Programmmanagement-Software verwenden, um bei der Verwaltung verwandter Projekte in verschiedenen Abteilungen zu helfen.
Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen ein gemeinsames Projekt zur Erstellung einer neuen Website mit einer entsprechenden Marketingkampagne durchführen möchte, wäre der Einsatz von Programmmanagement entscheidend für den Erfolg aller damit verbundenen Projekte.
Wenn ein Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig hat, die miteinander verbunden sind, werden sie zusammengefasst, damit das gesamte Programm effektiv und effizient verwaltet werden kann.
Vorteile des Programmmanagements
Wenn es richtig gemacht wird, kann Programmmanagement viele Vorteile für eine Organisation bringen.
- Steigerung der Effizienz und Effektivität über Projekte und Teams hinweg, da die Prozesse und Ressourcen in einer Organisation gestrafft werden
- Sicherstellung, dass die Ziele der einzelnen Projekte mit den größeren Zielen der Organisation übereinstimmen
- Verbesserung der Sichtbarkeit und des Managements von Risiken, die mit Projekten verbunden sind, für eine erhöhte Erfolgschance
Verantwortlichkeiten des Programmmanagements
Beim Durchführen von Programmmanagement gibt es einige Komponenten, die unabhängig von der Größe und dem Umfang des Programms üblich sind. Diese allgemeine Praxis wird von Projektmanagern angewendet und genutzt, während sie Programmmanager beaufsichtigen.
- Abstimmung der Zeitpläne für alle Beteiligten
- Arbeiten auf verschiedene Meilensteine hin und Verfolgung des Fortschritts dieser Meilensteine
- Aktualisierung der Stakeholder über das gesamte Programm sowie über einzelne Projekte
- Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen
- Aktualisierung der Basislinie, die Leistung, Zeitplan, Kosten und Projektplanumfang misst
- Überwachung der Roadmap, in der Regel ein Gantt-Diagramm-Zeitplan, der alle Projekte im Programm organisiert und sie basierend auf Aufgabenebene zusammenführt
- Risiken im Voraus mindern und identifizieren
Best Practices im Programmmanagement
Um Programme effektiv zu verwalten, benötigt eine Person einen bestimmten Satz von Fähigkeiten, die aufgrund der unterschiedlichen Arten von Verantwortlichkeiten und Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Programmen nützlich sein werden.
- Problemlösungsfähigkeiten: Wenn Hindernisse und Herausforderungen auftreten, muss ein Programmmanager Lösungen und Aktionspläne entwickeln, die alle auf Kurs halten und sicherstellen, dass das Programm und die Projekte nicht gefährdet sind.
- Klare Kommunikationsfähigkeiten: Ein Programmmanager muss über ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um Statusberichte und Updates an Stakeholder zu liefern, sowie die Stimme sein, die den Wert des Programms und der darin enthaltenen Projekte vertritt. Kommunikation ist auch notwendig, um Projektteams zu helfen, zu verstehen, wie ihre Arbeit der Organisation hilft, ihre Ziele zu erreichen.
- Multitasking-Fähigkeiten: Ein Programmmanager muss zahlreiche Teams, Ziele, Budgets, Komponenten und Strategien jonglieren, daher ist es am besten, dass er mit all diesen Aufgaben Schritt hält und sicherstellt, dass alles auf das gemeinsame Ziel ausgerichtet ist.
- Ein Auge für Chancen: Es ist wichtig, dass ein Programmmanager innerhalb des Projektportfolios nach Möglichkeiten sucht, Geld zu sparen, Ressourcen zu straffen oder Prozesse zu verbessern. Dies stellt sicher, dass das Programm im Budget bleibt und alle notwendigen Fristen einhält.
- Verwendung von Software: Um alle mit dem Programmmanagement verbundenen Aufgaben zu straffen, ist es im besten Interesse aller, die richtigen Softwarelösungen zu verwenden, um Verantwortlichkeiten, Fristen, Ressourcen und mehr im Auge zu behalten.
Programmmanagement vs. Projektmanagement
Programmmanagement wird manchmal mit Projektmanagement verwechselt, aber es gibt grundlegende Unterschiede.
Programmmanagement, oder der Programmmanager, überwacht laufende Initiativen innerhalb mehrerer verwandter Projekte, wobei der Hauptfokus auf den Geschäftszielen und den Anforderungen liegt, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind. Sie pflegen einen Plan und Zeitplan für alle Programme, aktualisieren und beraten Stakeholder und überprüfen die Status und Fortschritte jedes Projekts.
Einige Organisationen könnten in Erwägung ziehen, ein offizielles Program Management Office (PMO) einzurichten, das als zentraler Ort für die Verwaltung strategischer Projekte dient.
Projektmanagement, angeführt vom Projektmanager, arbeitet mit den einzelnen Ergebnissen, die spezifische Start- und Enddaten haben. Der Hauptfokus liegt auf den spezifischen Zielen und Anforderungen der einzelnen Projekte innerhalb des Programms.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
