Was ist Richtlinienmanagement
Richtlinienmanagement ist der Prozess der Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Organisation und Verteilung aller Richtlinien- und Verfahrensdokumente innerhalb einer Organisation. Das Richtlinienmanagement ermöglicht es Unternehmen, sich bei Bedarf anzupassen und den alten Richtlinienordner gegen ein modernes, leicht verständliches Format einzutauschen.
Mitarbeiter in einer Organisation müssen mit den neuesten Bedrohungen, Risiken und Daten Schritt halten und gemäß den geltenden Regeln und Vorschriften arbeiten. Das Richtlinienmanagement hilft Organisationen sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter wissen, wie sie arbeiten und ihre Richtlinien einhalten müssen.
Richtlinienmanagement-Software hilft Benutzern, Richtlinien von der Erstellung bis zur Genehmigung und jedem Schritt dazwischen gemäß dem festgelegten Workflow der Organisation zu verwalten. Das Richtlinienmanagement ermöglicht es Teamleitern, Richtlinien an alle relevanten Mitarbeiter zu verteilen und mit ihnen zu teilen. Dieser Prozess hilft Organisationen zudem, externe Vorschriften einzuhalten und schnell auf Situationen wie Kundeneskalationen oder Sicherheitsverletzungen zu reagieren.
Arten des Richtlinienmanagements
Es gibt verschiedene Arten des Richtlinienmanagements, einige effektiver als andere. Die Art, die ein Unternehmen wählt, hängt von seiner Größe, seinem Budget und seinen Vorlieben ab.
- Papierbasiert: Umfasst Richtlinien auf physischem Papier und organisiert sie mit altmodischen Methoden wie Aktenschränken und Ordnern. Diese Methode gilt allgemein als riskant, da Papierdokumente leicht verloren gehen oder beschädigt werden können, anfällig für Sicherheitsrisiken sind und zeitaufwändig zu aktualisieren sind. Darüber hinaus kann häufiges Drucken teuer sein.
- Gemischte Medien: Eine Mischung aus Papier- und digitalen Lösungen. Sie hilft, den Papierverbrauch und die Ineffizienz zu reduzieren. Diese Art des Richtlinienmanagements ermöglicht es Organisationen, Richtliniendokumente etwas einfacher als papierbasiert zu verteilen und zu teilen. Gemischtes Medien-Richtlinienmanagement beinhaltet in der Regel das Hochladen von Dokumenten auf gemeinsame Intranet-Laufwerke, das digitale Signieren und Verfolgen von Dokumenten sowie die Zusammenarbeit mit Tools wie Gmail, Google Workspace, Microsoft Teams usw. Diese Methode ist sicherer als die papierbasierte Methode, ist jedoch immer noch anfällig für Ineffizienzen wie veraltete oder doppelte Dokumente. Mitarbeiter müssen diese Richtlinien manuell aktualisieren.
- Digitalbasiert: Verwendet cloudbasierte Software, um Dokumente so effizient wie möglich zu organisieren, zu aktualisieren und zu verteilen. Software ermöglicht es Organisationen, Workflows zu automatisieren und Richtlinien in Echtzeit zu aktualisieren, wodurch die Notwendigkeit entfällt, bei jeder Änderung neue Richtliniendokumente zu verteilen.
Vorteile der Nutzung von Richtlinienmanagement
Das Verwalten von Richtlinien hilft Teams, mit den neuesten Versionen auf dem Laufenden zu bleiben, sodass Mitarbeiter in allen Situationen konform bleiben.
- Einfache Updates. Richtlinienmanagement hilft, den Verlust kritischer Updates und neuer Richtlinien zu verhindern, die von Managern an Mitarbeiter weitergegeben werden.
- Risikomanagement. Mitarbeiter, die wissen, was von ihnen erwartet wird, um relevante Richtlinien einzuhalten, reduzieren das Risiko der Nichteinhaltung für ihre Organisationen.
- Zeitersparnis durch automatisierte Workflows. Richtlinienmanagement in großen Organisationen verkürzt die Distanz zwischen Richtliniengebern und Mitarbeitern und gibt Richtliniengebern mehr Einfluss. Es hilft auch Teams, Workflows zu automatisieren, um Zeit zu sparen.
- Einfache Berichterstattung. Richtlinienmanagement dokumentiert alle Richtlinien und Überarbeitungen an einem zentralen Ort, was eine einfache Berichterstattung ermöglicht.
- Transparente Verantwortlichkeit. Richtlinienmanagement hilft, nachzuverfolgen, welche Mitarbeiter Änderungen vorgenommen haben, und macht den Prozess verantwortlicher und transparenter.
Grundlegende Elemente des Richtlinienmanagements
Richtlinienmanagement erfordert ein System zur Pflege und Aktualisierung von Dokumenten. Dies wird typischerweise als Richtlinienkatalog bezeichnet. Je fortschrittlicher der Katalog, desto vorteilhafter ist er für die Organisation.
Die grundlegenden Elemente eines guten Richtlinienmanagementsystems umfassen:
- Richtlinienüberprüfung: Eine regelmäßige Überprüfung stellt sicher, dass alle Richtlinien auf dem neuesten Stand sind. Dies erfordert, dass Mitarbeiter und Manager die Dokumente rechtzeitig teilen, bearbeiten und genehmigen.
- Richtlinienberichterstattung: Statusberichte sind wichtig für die Berichterstattung an die Führung und für Audits. Das Richtlinienmanagement sollte häufige und einfache Berichterstattung ermöglichen.
- Richtliniengenehmigung: Die Führung genehmigt die Richtlinien, während das Richtlinienmanagementteam den Genehmigungsstatus jeder Richtlinie verfolgt.
- Richtlinienrevision: Das Richtlinienmanagement sollte einfache Updates ermöglichen, die die aktuellsten Versionen identifizieren.
Best Practices für das Richtlinienmanagement
Das Richtlinienmanagementsystem muss für den Erfolg eingerichtet und regelmäßig gewartet werden, um positive Ergebnisse zu erzielen. Befolgen Sie diese Best Practices:
- Verwenden Sie Software. Unternehmen ohne ein organisiertes Richtlinienmanagementsystem haben Schwierigkeiten mit der Konsistenz und Kommunikation von Richtlinien. Außerdem lässt das manuelle Verteilen von Richtlinien auf Papier, Tabellenkalkulationen oder einfachen Cloud-Speichersystemen zu viel Raum für Fehler. Mit Software können Organisationen unternehmensweite Richtlinien automatisch aktualisieren. Richtlinienversionen sind zentral gespeichert und bieten allen beteiligten Stakeholdern ständigen Zugriff. Organisationen müssen sich auch keine Sorgen machen, mehrere Richtlinienversionen jonglieren zu müssen, da die Software immer die aktualisierte Version anzeigt.
- Priorisieren Sie Konsistenz. Richtlinienmanagement muss konsistent sein, damit Mitarbeiter die Bedeutung von Richtlinien verstehen. Ein ordnungsgemäßes Richtlinienmanagement bietet Managern konsistente Richtlinien für Disziplinarmaßnahmen, die für eine faire Behandlung unerlässlich sind.
- Machen Sie Richtlinien zugänglich. Richtlinien sollten für Mitarbeiter in der gesamten Organisation leicht zugänglich sein. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die gesuchte Richtlinie zu suchen und zu finden, wissen sie genau, was die Richtlinien von ihnen erwarten, damit sie entsprechend auf Situationen reagieren können.
- Bieten Sie Schulungen zu Richtlinien an. Schulungen auf Basis von Unternehmensrichtlinien helfen Mitarbeitern, Richtlinien zu kontextualisieren und verbessern das langfristige Richtlinien-Compliance-Management.
- Überprüfen Sie oft. Die Überprüfung und Aktualisierung von Richtlinien ist ein wesentlicher Bestandteil des Richtlinienmanagements. Richtlinien können sich häufig ändern, und ein gutes Richtlinienmanagementsystem hält mit diesen Änderungen Schritt.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
