Was ist Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein administrativer Prozess, bei dem Mitarbeiter für die von ihnen geleistete Arbeit finanziell entschädigt werden. Finanzielle Aufzeichnungen wie Bruttoverdienste der Mitarbeiter, Lohnabzüge und Steuerverpflichtungen werden ebenfalls durch Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme verwaltet.
Die meisten Personalabteilungen (HR) verwenden Lohnsoftware, um diese Prozesse zu verwalten, damit die Mitarbeiter ihre verdienten Zahlungen pünktlich und in der richtigen Höhe erhalten. Sobald Mitarbeiter eingearbeitet sind, wird die Lohnabrechnung in der Regel durch diese Software automatisiert, um Genauigkeit und Effizienz zu gewährleisten.
Arten der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Unabhängig von der Größe sollten alle Unternehmen in Betracht ziehen, Lohnabrechnungslösungen zu verwenden, um ihre Mitarbeiter korrekt zu bezahlen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Lohnpersonal verwendet vier verschiedene Arten der Verwaltung.
- Intern verwaltet. Für kleine Unternehmen kann es die beste Option sein, die Lohnabrechnung intern zu verwalten. Dies erfordert mehr manuelle Arbeit als andere Lösungen, kann aber für kleine Teams erfolgreich sein.
- Professionell verwaltet. Buchhalter und zertifizierte Wirtschaftsprüfer (CPAs) können die Lohnabrechnung für größere Unternehmen oder solche ohne interne Mitarbeiter überwachen. Die Auslagerung der Lohnabrechnung an Experten kann Diskrepanzen oder Steuerprobleme verhindern.
- Software-verwaltet. Ein weniger aufwändiger Ansatz für intern verwaltete Lohnabrechnung, Software-Management-Optionen verfügen in der Regel über Online-Portale, die die Lohnabrechnung automatisch durchführen. Allerdings können ohne regelmäßige Überwachung Diskrepanzen auftreten und im Laufe der Zeit zu größeren Problemen werden.
- Lohnabrechnungsagenturen. Im Gegensatz zu einem Buchhalter oder CPA kümmert sich eine Lohnabrechnungsagentur nur um diesen einen Aspekt eines Unternehmens. Für Unternehmen mit einem internen Buchhalter stellt dies eine gute Option dar.
Grundlegende Elemente der Lohn- und Gehaltsabrechnung
In allen Formen der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen bestimmte Elemente berücksichtigt werden.
Dies gilt für Teams jeder Größe in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherstellung, dass Mitarbeiter das erhalten, was ihnen zur richtigen Zeit zusteht.
- Berechnung der Mitarbeiterlöhne. Zeit- und Anwesenheitsblätter können Teil der Lohnabrechnungssoftware sein oder, falls nicht enthalten, in diese Tools integriert werden. Dies berechnet, was ein nicht befreiter Mitarbeiter basierend auf seinen Arbeitsstunden schuldet. Es berücksichtigt bezahlte Freizeit. Die Lohnabrechnungssoftware zeichnet auch alle freiwilligen Abzüge auf jedem Gehaltsscheck auf, wie Beiträge zu Rentenplänen oder Gewerkschaftsbeiträge.
- Verarbeitung von Lohnsteuern. Staatliche, bundesstaatliche und lokale Steuern werden in der Regel von den Arbeitgebern von den Löhnen der Mitarbeiter einbehalten. Dies wird alles durch das Lohnabrechnungssystem aufgezeichnet und verarbeitet.
- Führung von Lohnabrechnungsunterlagen. Für jeden Mitarbeiter müssen Aufzeichnungen geführt werden. Dazu gehören wichtige Informationen wie Sozialversicherungsnummer, Stundenlohn oder Bruttogehalt, wöchentliche Arbeitsstunden, Lohnabzüge und einbehaltene Steuern. Steuerinformationen für Mitarbeiter wie W-4 oder staatliche Einbehaltungszertifikate müssen ebenfalls in Lohnabrechnungssystemen aufbewahrt werden.
- Bereitstellung von Berichten zur Steuerzeit. Neben der Führung von Mitarbeiterzahlungsunterlagen ist eine wichtige Funktion der Lohnabrechnung die Erstellung von vierteljährlichen oder jährlichen Berichten, die Arbeitgeber und Mitarbeiter für Steuerzwecke verwenden können. Diese Berichte sollten die in dem gegebenen Zeitraum gezahlten Löhne, Steuerabzüge und alle Details darüber, was ein Mitarbeiter möglicherweise an Steuerzahlungen schuldet, aufzeigen.
Vorteile der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Bezahlung der Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Aufgaben des HR-Teams. Effektive Lohnabrechnungssysteme bedeuten, dass:
- Mitarbeiter engagierter sind. Menschen wollen für die Arbeit, die sie leisten, bezahlt werden. Die Lohnabrechnung ist entscheidend, um zu verfolgen, was den Mitarbeitern geschuldet wird, und diese Zahlungen pünktlich zu verarbeiten. Konsistenz und Genauigkeit in der Lohnabrechnung helfen, die Mitarbeiter zufrieden zu stellen, sodass sie langfristig eher an ihrer Arbeit interessiert bleiben.
- Lohnfehler reduziert werden. Wiederholte manuelle Dateneingaben können zu ungenauen Informationen führen und schnell schwer zu beheben sein. Die Verwaltung der Lohnabrechnung durch spezielle Software kann diese Fehler verhindern und potenzielle Unstimmigkeiten für das HR-Team zur Überprüfung kennzeichnen.
- Persönliche Informationen sicherer sind. Lohnabrechnungsdetails enthalten hochsensible und persönlich identifizierbare Informationen über Mitarbeiter. Durch die Verwendung spezieller Lohnabrechnungssoftware mit Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung bleiben Mitarbeiter- und Unternehmensdaten vor Datenschutzverletzungen und Diebstahl geschützt.
Best Practices in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Obwohl sich die Lohnabrechnung häufig ändert, da Software immer ausgefeilter wird, gibt es laufende Best Practices, die Unternehmen in ihre Lohnprozesse integrieren sollten.
- Erstellung standardisierter Richtlinien und Verfahren. Die Lohnabrechnung kann sehr schnell komplex werden. Durch die Einhaltung einer einheitlichen Richtlinie im gesamten Unternehmen bleiben Unternehmen konform und vereinfachen die Lohnabrechnung.
- Hinzufügen von Benachrichtigungen vor wichtigen Fristen. Jeder Staat und jedes Land hat unterschiedliche Steueranforderungen, die erfüllt werden müssen. Durch den Aufbau von Warnungen vor diesen Fristen bleiben HR-Teams organisiert und auf dem neuesten Stand.
- Regelmäßige Überprüfung der Arbeitsklassifizierung. Aufgrund ihres rechtlichen Status in Bezug auf Steuerzahlungen müssen Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter sowie unabhängige Auftragnehmer innerhalb des Lohnabrechnungssystems unterschiedlich kategorisiert werden. Unternehmen können erhebliche Steuerstrafen erleiden, wenn Mitarbeiter falsch klassifiziert werden und entweder zusätzliche Zahlungen geschuldet werden oder zusätzliche Steuern einbehalten werden müssen.
- Automatisierung häufiger Lohnfunktionen. Die Automatisierung von Aufgaben spart nicht nur Zeit, sondern bedeutet auch, dass Teams menschliche Fehler im gesamten Lohnabrechnungsprozess vermeiden können.
Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter für die Zeit, die sie arbeiten, das erhalten, was ihnen zusteht, mit spezieller Zeiterfassungssoftware.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
