Einarbeitung

Was ist Onboarding?

Onboarding ist der Prozess der Unterstützung und Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Das HR-Team verwaltet in der Regel den gesamten Prozess und erleichtert den Übergang für neue Mitarbeiter, indem es ihnen alle relevanten Dokumente, Materialien und Schulungen zur Verfügung stellt. Neben der Schulung für die eigentliche Arbeit ermöglicht der Prozess den Unternehmen, neue Teammitglieder in die Unternehmenskultur einzuführen.

HR-Teams nutzen Onboarding-Software, um den Onboarding-Prozess zu koordinieren und zu optimieren. Diese Tools beseitigen Papierkram und konsolidieren die Erfahrung in einem zentralen Hub.

Einarbeitung Software

Software, die einarbeitung als Funktion oder Begriff erwähnt.

ActiveCampaign

Paylocity

Rippling

BambooHR

Rocketlane

Sapling

Phasen des Onboardings

Das Onboarding von Mitarbeitern ist keine einmalige Aktivität. Es gibt fünf Phasen des Prozesses, die den Mitarbeitern helfen, das erste Jahr in einem Unternehmen zu meistern. Die fünf Phasen umfassen:

• Vorbereitung vor dem ersten Tag: Der Onboarding-Prozess sollte beginnen, bevor ein Mitarbeiter seinen ersten Tag hat. In dieser Phase sollte HR den neuen Mitarbeitern alle Informationen zur Verfügung stellen, die sie für ihren ersten Tag benötigen. Dies könnte das Versenden einer Willkommens-E-Mail, das Erstellen eines Plans für die erste Arbeitswoche und die Zusammenarbeit mit der IT zur Bereitstellung von Technologie-Tools und Softwarezugängen umfassen. Die Vorbereitungsinformationen sollten auch Zeit- und Ortsangaben für den ersten Tag enthalten. 

• Orientierung am ersten Tag: Der erste Tag eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen kann aufregend und überwältigend sein. Der Orientierungstag kann Aktivitäten wie ein Willkommensfrühstück, eine Bürotour, die Vorstellung des Teams, das Ausfüllen notwendiger Unterlagen wie Steuer- und Gehaltsformulare und einen Überblick über das Unternehmen umfassen. Diese Phase stellt sicher, dass sich ein neuer Mitarbeiter willkommen fühlt und Zugang zu den Systemen und Informationen erhält, die er benötigt.

• Ende der ersten Woche: Nach dem Orientierungstag sollten HR und andere Teammitglieder neuen Mitarbeitern helfen, sich in das Team zu integrieren und die Grundlagen ihrer neuen Rolle zu erlernen. Die erste Woche könnte Einzelgespräche beinhalten, um die Teammitglieder kennenzulernen, tägliche Check-ins mit dem Einstellungsmanager und ruhige Zeit zum Selbststudium oder zum Durchlesen von Unternehmensmaterialien.

•  90-Tage-Check-in: Viele Unternehmen folgen einem 90-Tage-Einführungszeitrahmen, um neuen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich anzupassen und einzuleben. Am Ende von 90 Tagen sollte HR mit dem Mitarbeiter einchecken, um herauszufinden, wie der Übergang verläuft. Darüber hinaus sollten Manager Feedback geben und die Leistung mit dem Mitarbeiter besprechen, um ihm zu helfen, Erfolg zu visualisieren, Mitarbeiterentwicklung zu fördern und langfristige Ziele zu setzen.

• Ein-Jahres-Meilenstein: Am Ende des ersten Jahres eines Mitarbeiters sollten sie eine kurze Überprüfung mit ihrem Manager haben. Am Ein-Jahres-Punkt sollten Manager Feedback zur Arbeit des Mitarbeiters geben und um Rückmeldung zum Einstellungs- und Onboarding-Prozess bitten. Darüber hinaus sollten Manager und Teams Ein-Jahres-Jubiläen feiern und anerkennen, da dies den endgültigen Abschluss des Onboarding-Prozesses markiert.

Vorteile des Onboardings

Organisationen, die ein praktisches Onboarding-Erlebnis implementieren, werden wahrscheinlich spezifische Ergebnisse sehen. Es gibt viele Vorteile dieses Mitarbeitersprogramms, darunter:

• Vertrauen aufbauen und stärken. Arbeitgeber können Vertrauen zu ihren Mitarbeitern aufbauen und stärken, indem sie sicherstellen, dass sie sich unterstützt fühlen, sobald sie ihre neue Rolle beginnen. Häufige und offene Kommunikation sowie ein strukturierter Schulungsplan während des Onboarding-Programms tragen dazu bei, Vertrauen zu neuen Mitarbeitern aufzubauen.

• Neue Teammitglieder in die Lage versetzen, in ihren Rollen durchzustarten. Ein effektiver Onboarding-Plan hilft Mitarbeitern, die Erwartungen an den Job von Anfang an zu verstehen. Mit den richtigen Schritten kann ein Unternehmen Mitarbeiter schneller schulen, damit sie sofort einsatzbereit sind. Dies kann dazu beitragen, die Lernkurve für neue Mitarbeiter zu verkürzen.

• Top-Talente anziehen und starke Teams aufbauen. Die Einstellungserfahrung gibt neuen Mitarbeitern einen Vorgeschmack auf das, was kommen wird. Ein positiver Onboarding-Prozess übersetzt sich oft in die langfristige Erfahrung eines Mitarbeiters und beeinflusst, ob sie andere an das Unternehmen verweisen. Unternehmen können Top-Talente anziehen und erstklassige Teams aufbauen mit einem robusten Onboarding-Plan, der den Mitarbeitern alles bietet, was sie zum Erfolg benötigen.

• Erhöhte Mitarbeiterbindung. Ein gut gestaltetes und unterhaltsames Onboarding-Erlebnis wird einen neuen Mitarbeiter von Anfang an einbinden. Mitarbeiterbindung kann einem neuen Teammitglied helfen, sich erfolgreich in die Unternehmenskultur und das Team zu integrieren, was zu besserer Leistung und Mitarbeiterbeziehungen führt.

• Förderung der Unternehmenskultur. Das Verständnis der Unternehmenskultur hilft Mitarbeitern, in ihrer Arbeit erfolgreicher zu sein. Onboarding ist ein perfekter Weg für Organisationen, um ihre Unternehmenskultur neuen Teammitgliedern vorzustellen und zu fördern, damit sie gemeinsame Werte, Überzeugungen und Einstellungen in ihren neuen Rollen übernehmen können.

Best Practices für Onboarding

Ein Vorteil von Onboarding-Programmen für Mitarbeiter ist, dass Organisationen sie an die unmittelbaren Bedürfnisse des Unternehmens anpassen können. Dennoch sollten alle Unternehmen einige allgemeine Best Practices befolgen, unabhängig vom Format oder der Struktur des Onboarding-Programms. Berücksichtigen Sie Folgendes für die besten Ergebnisse:

• Machen Sie den ersten Tag unvergesslich und unterhaltsam. Viele Mitarbeiter vergessen nie ihren ersten Tag in einem neuen Job. Helfen Sie neuen Mitarbeitern, sich wohlzufühlen, sicher in ihrer Entscheidung, ihre neue Position anzunehmen, und haben Sie Spaß. Erwägen Sie, am ersten Tag ein Willkommenspaket mit Unternehmensartikeln bereitzustellen.

• Halten Sie es konsistent. Erstellen Sie einen Onboarding-Prozess und halten Sie sich daran, um Konsistenz in allen Abteilungen zu gewährleisten. Verwenden Sie Checklisten für neue Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass keine Schritte auf dem Weg übersehen werden.

• Seien Sie vernünftig mit den Schulungserwartungen. Vermeiden Sie es, neue Teammitglieder mit zu vielen Informationen zu überfluten, damit sie sich nicht sofort überfordert und ausgelaugt fühlen. Stattdessen setzen Sie ein vernünftiges Tempo für die Schulung und bieten Sie so oft wie möglich Pausen an, um Zeit zum Verarbeiten und Verdauen der neuen Informationen zu ermöglichen.
• Minimieren Sie Überraschungen und beseitigen Sie Rätselraten. Lassen Sie keine Gelegenheiten für neue Mitarbeiter, zu raten, was sie tun sollten und wann. Es liegt an den HR-Teams und den Einstellungsmanagern, den Prozess zu übernehmen und entsprechend zu kommunizieren.