Was ist Umzugsmanagement?
Umzugsmanagement ist ein Prozess, bei dem ein Arbeitgeber einen bestehenden Mitarbeiter, einen neuen Rekruten oder einen Praktikanten an einen neuen Standort versetzt. Während eines Umzugsmanagementprozesses wird erwartet, dass die Organisation zumindest einige oder alle Umzugskosten des Mitarbeiters übernimmt.
Umzugsmanagement ist auch bekannt als Relocation Management. Es ist ein umfangreiches Verfahren, das von den Teams der Personalabteilung (HR) gehandhabt wird. Mit Hilfe des Umzugsmanagements können Arbeitgeber die während der Umsiedlung anfallenden Kosten optimieren, den Umzugsprozess straffen und die Zeit und den Aufwand reduzieren, die erforderlich sind, um einen solchen Umzug zu erleichtern.
Umzugsprozesse umfassen viele Aktivitäten: Verfolgung der Mitarbeiterbewegungen, Verwaltung der Umzugskosten und Sammlung von Informationen über das Ziel. Da bei einem Umzug dieser Größenordnung so viele Aufgaben anfallen, ist es unerlässlich, dass HR-Teams Relocation Management Software nutzen, um unterschiedliche Prozesse zu straffen und einen effizienten Umzugsplan auszuführen.
Umzugsmanagement-Dienstleistungen
Wie bereits erwähnt, umfasst ein umfassender Umzugsplan verschiedene Aktivitäten und Dienstleistungen, die vor, während und nach einer Umsiedlung durchgeführt werden müssen. Einige Büroumzug-Dienstleistungen umfassen:
- Antragsmanagement: Mitarbeiter können einen Standortwechsel entweder intern oder außerhalb der Organisation beantragen. Diese Umzugsanträge müssen an einem zentralen Ort gesammelt und bewertet werden. HR-Teams, die diese Anträge erhalten, überprüfen jeden sorgfältig und kommen zu einem Konsens bezüglich der Bewegung des Mitarbeiters.
- Kostenmanagement: Umsiedlungen kosten Geld. Vom Arbeitgeber wird erwartet, dass er die meisten, wenn nicht alle, der im Umzugsplan anfallenden Kosten übernimmt. Kostenmanagement umfasst auch die Erstellung und Pflege eines Netzwerks von Lieferanten und Anbietern, die während des Umzugsprozesses eine große Rolle spielen. Dazu können Verpacker, Umzugsunternehmen, Immobilienmakler und Hausbesitzerverbände gehören.
- Internationale Dokumentation: Mitarbeiter, die über Grenzen hinweg umziehen sollen, müssen alle ihre Unterlagen in Ordnung haben. Dokumente wie Visa und Pässe müssen vor dem Umzug arrangiert werden. HR-Teams werden benötigt, um Mitarbeiter bei der Vereinbarung von Visa-Terminen zu unterstützen und eine Checkliste aller notwendigen Dokumente zu führen.
- Helpdesk: Mitarbeiter benötigen Unterstützung in verschiedenen Phasen ihres Umzugsprozesses. Eine Ansprechperson zu haben, die Fragen zum Umzugsprozess beantworten, Hotelreservierungen vornehmen, Tickets buchen und zusätzliche Ressourcen wie Tür-zu-Tür-Transport arrangieren kann, kann besonders hilfreich sein.
Vorteile des Umzugsmanagements
Die Umsiedlung eines Mitarbeiters kann ziemlich herausfordernd sein. Ein Umzugsmanagementplan reduziert die Zeit und den Aufwand, die für die Überwachung des gesamten Umsiedlungsprozesses aufgewendet werden. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile des Umzugsmanagements:
- Reduzieren Sie Ausfallzeiten. Wenn Mitarbeiter von einem Standort zu einem anderen umziehen sollen, wird die Arbeit unweigerlich unterbrochen. Wenn diese Mitarbeiter Teil eines größeren Teams sind, werden die Teammitglieder sich anstrengen müssen, um die durch diese Umsiedlung entstandenen Lücken zu füllen. Mit einem ordnungsgemäßen Umzugsplanungsprozess wird die Zeit, die Mitarbeiter benötigen, um sich in ihrem neuen Bereich einzuleben, erheblich verkürzt, sodass mehr Zeit für die Arbeit bleibt.
- Einfach berichten. Umsiedlungen können extrem chaotisch werden. Viele wichtige Informationen können während des Umzugsprozesses verloren gehen. Mit Hilfe von Umzugsmanagement-Software können Arbeitgeber einen umfassenden Bericht über das gesamte Verfahren erstellen, den Fortschritt des Umzugs verfolgen, das Budget und die Gesamtausgaben notieren, Kosten für zukünftige Umsiedlungen prognostizieren und den Gesamterfolg analysieren.
- Bereiten Sie Mitarbeiter vor. Ein standardisiertes Umzugsmanagementsystem kann Mitarbeitern in jedem Schritt des Prozesses helfen. Einzelpersonen wissen genau, was zu tun ist, was sie vom Umzug erwarten können, die Gesamtkosten des Programms und wie viel Zeit sie benötigen, um sich in einem neuen Raum einzuleben.
- Planen Sie Räume besser. Für interne Bewegungen (wie den Umzug in ein neues Gebäude oder den Umzug in eine andere Etage) kann das Umzugsmanagement Arbeitgebern helfen, das effiziente Layout von Arbeitsbereichen zu planen. Grundrisse und das Raumvolumen werden bewertet, bevor ein Mitarbeiter in die neue Umgebung umzieht. Dies beseitigt Büroüberfüllung und Ressourcenfehlmanagement.
Best Practices für ein Umzugsmanagementprogramm
Hier sind einige Best Practices, die in jedem Umzugsmanagementprogramm befolgt werden sollten:
- Pflegen Sie eine Datenbank von Anbietern. Viele Anbieter werden in ein Umsiedlungsprogramm involviert sein. Eine Liste der für verschiedene Phasen eines Umzugs erforderlichen Anbieter zu führen, kann äußerst hilfreich sein. Stellen Sie sicher, dass diese Datenbank regelmäßig aktualisiert wird, um Last-Minute-Pannen zu vermeiden.
- Kommunizieren Sie klar. Umsiedlung kann für einen Mitarbeiter beängstigend sein, insbesondere für jemanden, der noch nie von zu Hause weggezogen ist. Mit ordnungsgemäßen Richtlinien und einer klaren Kommunikationslinie können Missverständnisse vermieden werden. Es setzt auch Erwartungen, wie der Umzugsprozess für den Mitarbeiter ablaufen wird, und stellt sicher, dass er keine unerwünschten Überraschungen erlebt.
- Entwickeln Sie sich kontinuierlich weiter. Prozesse können immer verbessert werden. Die Erkundung verschiedener Optionen wie neue Anbieter, unterschiedliche geografische Standorte oder verbesserte Räume kann nicht nur die Mitarbeitererfahrung verbessern, sondern auch Möglichkeiten bieten, die Gesamtkosten des Programms zu optimieren.
- Erhalten Sie Feedback. Am Ende jedes Umsiedlungsprozesses ist es eine gute Praxis, Umfragen oder Feedback-Formulare zu versenden, um zu verstehen, was für den Mitarbeiter funktioniert hat und was nicht. Es ermöglicht Arbeitgebern auch, die bestehenden Prozesse zu verbessern.
Ninisha Pradhan
Ninisha is a former Content Marketing Specialist at G2. She graduated from R.V College of Engineering, Bangalore, and holds a Bachelor's degree in Engineering. Before G2, Ninisha worked at a FinTech company as an Associate Marketing Manager, where she led Content and Social Media Marketing, and Analyst Relations. When she's not reading up on Marketing, she's busy creating music, videos, and a bunch of sweet treats.
