Was ist ein interner Prüfer?
Ein interner Prüfer ist ein ausgebildeter Fachmann, der unabhängige, objektive Bewertungen der finanziellen und operativen Prozesse eines Unternehmens durchführt. Interne Prüfer stellen sicher, dass Unternehmen die staatlichen Vorschriften einhalten, Gesetze befolgen, vorgeschriebene Verfahren einhalten und effektiv arbeiten.
Viele Unternehmen nutzen Audit-Management-Software-Systeme, um ihre Prüfverfahren zu optimieren. Diese Tools können die Prüfprozesse vereinfachen und bei der Einhaltung von Vorschriften oder internen Richtlinien helfen. Audit-Management-Software wird am häufigsten in stark regulierten Branchen wie Chemie, Pharmazie, Gesundheitswesen oder Lebensmittel und Getränke eingesetzt.
Welchen Prozess folgen interne Prüfer?
Obwohl interne Prüfungen je nach den Bedürfnissen der Organisation, der Branche und anderen geschäftlichen Anforderungen variieren, gibt es einen Standardprozess, dem interne Prüfer folgen. Der fünfstufige Prüfprozess besteht aus:
- Auswahl: Wichtige Geschäftsinteressenten und der interne Prüfer müssen auswählen, welche Geschäftsaktivitäten geprüft werden sollen. Mitglieder der Führung und des Managements, ein Vorstand oder andere genehmigende Behörden können Teil des Auswahlprozesses sein.
- Planung: Während der Planungsphase sollten die Interessenten den Umfang, den Zweck, den Zeitplan und die Logistik für den Zugang zu Dokumenten und anderen Materialien definieren.
- Feldarbeit: In dieser Phase analysieren interne Prüfer Daten und Geschäftsmaterialien, führen Interviews, überprüfen Gesetze, führen Umfragen durch und bewerten das Geschäft basierend auf dem definierten Prüfungsumfang. Interne Prüfer können sich während der Feldarbeit mit der Führung und dem Management treffen, um vorläufige Ergebnisse ihrer Ergebnisse zu teilen.
- Berichterstattung: Am Ende einer Prüfung treffen sich interne Prüfer mit dem Management, um die endgültigen Ergebnisse, spezifische Feststellungen und Empfehlungen zur Prüfung zu besprechen. Prüfer könnten das Management bitten, einen Korrekturmaßnahmenplan vorzubereiten, der dem internen Prüfer zur Überprüfung vorgelegt wird.
- Nachverfolgung: Ein interner Prüfer kann den Status eines Korrekturmaßnahmenplans oder anderer Empfehlungen in einem Prüfbericht nachverfolgen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Änderungen entsprechend umsetzt.
Welche Fähigkeiten benötigen interne Prüfer?
Neben den Bildungsanforderungen, Schulungen und Zertifizierungsprogrammen benötigen interne Prüfer harte und weiche Fähigkeiten, um in ihren Rollen erfolgreich zu sein. Diese Fähigkeiten umfassen:
- Aufmerksamkeit zum Detail: Eine interne Prüfung ist am effektivsten, wenn ein detaillierter Prüfer genau und gründlich in der Berichterstattung ist. Interne Prüfer sollten in der Lage sein, eine große Menge an Daten und Informationen präzise zu untersuchen.
- Kommunikation: Interne Prüfer arbeiten mit vielen Interessenten während des Prüfprozesses zusammen. Sie sollten in der Lage sein, klar und effektiv über ein breites Spektrum von Interessenten zu kommunizieren.
- Organisation: Starke organisatorische Fähigkeiten helfen einem Prüfer, Dokumentation, Erklärungen und Informationen während des Prüfprozesses kohärent und zugänglich zu halten.
- Analytische Fähigkeiten: Interne Prüfer müssen zunächst Daten überprüfen, um Probleme zu identifizieren, und dann in der Lage sein, plausible Lösungen zu empfehlen.
- Risikomanagement: Ein ausgezeichneter interner Prüfer kann Risiken identifizieren und helfen, sie zu mindern. Dies erfordert ein tiefes Verständnis dafür, wie Risikomanagement-Praktiken effektiv implementiert werden können.
Vorteile von internen Prüfern
Viele Unternehmen beschäftigen interne Prüfer, ohne gesetzlich dazu verpflichtet zu sein, aufgrund ihrer Vorteile. Diese Vorteile umfassen:
- Reduziertes Risiko: Interne Prüfer bemühen sich, Problembereiche und Unternehmensrisiken zu identifizieren, bevor ein externer Prüfer sie entdeckt. Wenn Unternehmen den Empfehlungen einer internen Prüfung folgen, verringern sie ihr Risiko von Sanktionen und Geldstrafen durch externe Prüfer.
- Bessere Compliance: Während einer Compliance-Prüfung überprüfen interne Prüfer Verfahren und Richtlinien, um sicherzustellen, dass eine Organisation im Einklang mit Gesetzen, Vorschriften und Industriestandards handelt. Interne Prüfer können Verbesserungsbereiche finden, die ein Unternehmen sonst möglicherweise nicht bemerkt hätte.
- Verbesserte betriebliche Effizienz: Interne Prüfer können Redundanzen und übermäßig komplexe Prozesse erkennen, wenn sie während des Prüfprozesses eine gründliche Überprüfung durchführen. Im Rahmen einer Prüfung empfehlen sie in der Regel, wie Verfahren gestrafft und Zeit und Geld gespart werden können.
- Erhöhte finanzielle Integrität: Prüfungen, die eine Überprüfung von Finanzberichten beinhalten, können die Integrität und Gültigkeit der Daten einer Organisation erhöhen. Unternehmen nutzen interne Finanzprüfungen, um interne Kontrollen zu verbessern und sicherzustellen, dass Finanzunterlagen die finanziellen Zahlen genau widerspiegeln.
- Erhöhte Verantwortlichkeit: Da interne Prüfer unabhängige Bewertungen eines Unternehmens liefern, können sie die Organisation für ihre Handlungen zur Rechenschaft ziehen. Ebenso könnten Teammitglieder eher geneigt sein, ordnungsgemäße Verfahren zu befolgen, wenn sie wissen, dass eine Prüfung stattfinden wird.
Interner Prüfer vs. externer Prüfer
Unternehmen beauftragen interne Prüfer um das Unternehmen zu bewerten und konformere und effizientere Empfehlungen zu erhalten. Sie arbeiten in der Regel für das Unternehmen, das sie prüfen.
Externe Prüfer sind unabhängig von den Unternehmen, mit denen sie zusammenarbeiten. Sie bestimmen, ob das Unternehmen seine Finanzen in den Finanzberichten fair und genau berichtet hat.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
