Was ist ein HRIS?
Ein Human Resources Information System (HRIS) ist eine Art von Software, die von Personalabteilungen verwendet wird, um Mitarbeiterdaten sowie organisatorische Richtlinien und Verfahren zu verwalten. Abhängig von den enthaltenen Modulen können diese Systeme Prozesse wie Informationen zu Mitarbeiterrollen, Demografie, Gehaltsstufen, Organisationsstrukturen, Leistungsverwaltung und Gehaltsabrechnung über Integrationen abwickeln.
Viele Personalabteilungen nutzen Core Human Resource (HR) Software, um Mitarbeiterinformationen in einer zentralisierten, leicht zugänglichen Datenbank zu verwalten. Core HR-Lösungen helfen HR-Teams, Informationen zu speichern, Mitarbeiterdaten zu verwalten und sich mit anderen Drittanbieter-HR-Anwendungen zu integrieren, um verwandte Arbeitsabläufe zu vereinfachen.
Arten von HRIS
Die meisten Formen von HRIS beinhalten Datenbank- und Automatisierungsfunktionen, um bei verschiedenen Prozessen zu unterstützen. Neben diesen Eigenschaften dienen verschiedene Arten von HRIS unterschiedlichen Zwecken.
- Operatives HRIS betont die Unterstützung operativer Verfahren wie das Speichern von Mitarbeiterpositionsdetails, das Aufzeichnen von Leistungsmanagement-Informationen und das Berichten über Beförderungen und interne Positionsänderungen. Diese Art von HRIS erleichtert manuelle Funktionen und ermöglicht es HR, wichtige Mitarbeiterdaten zu verfolgen und zu speichern.
- Taktisches HRIS ist die beste Wahl für Prozesse im Zusammenhang mit Ressourcenplanung. Dieses HRIS umfasst Funktionen für Komponenten wie Rekrutierung, Vergütung und Schulung. Teams können beispielsweise ein taktisches HRIS verwenden, um Entscheidungen zur Ressourcenallokation und -entwicklung zu treffen.
- Strategisches HRIS ist eine geeignete Wahl für Organisationen, die Unterstützung bei strategischen Entscheidungen und Zukunftsplanung benötigen. Diese Systeme passen zu Unternehmen, die datenbasierte Entscheidungen treffen möchten, während sie wachsen und expandieren.
- Umfassendes HRIS ist eine Kombination der oben genannten Stile. Es ist eine All-in-One-Lösung für Personalabteilungen und bietet eine Reihe von operativen, taktischen und strategischen Funktionen.
Grundlegende Komponenten eines HRIS
Wenn ein Unternehmen Software auswählt, gibt es mehrere Komponenten zu berücksichtigen. Zu den beliebtesten gehören:
- Datenbankverwaltung. Ein HRIS ist eine Datenbank, die Mitarbeiterinformationen speichert und verwaltet. HR-Profis sollten in der Lage sein, schnell und einfach Personaldaten in das System einzugeben.
- Zeit- und Arbeitsmanagement. HR-Abteilungen nutzen HRIS, um bezahlte Freizeit (PTO) und Urlaubsanträge zu verwalten, zusätzlich zu Anwesenheits- und Arbeitstagsprotokollen. Diese Komponente sollte intuitiv und einfach zu navigieren sein, um die beste Mitarbeitererfahrung zu gewährleisten.
- Gehaltsabrechnung. Die Verwendung eines HRIS zur Verfolgung von Zeit und Arbeit hilft bei der Verwaltung der Gehaltsabrechnung. Das richtige HRIS erleichtert das Herunterladen und Hochladen von Mitarbeiterarbeitsdaten und früheren Gehaltsverläufen.
- Leistungsverwaltung. Mit dem richtigen HRIS können Organisationen die Leistungsanmeldung verwalten. HR-Profis sollten feststellen, ob die Funktionalität des Leistungsmoduls für die Größe ihrer Organisation ausreichend ist.
- Mitarbeiter-Self-Service. Einige HRIS-Lösungen ermöglichen es Mitarbeitern, persönliche Informationen wie ihre Adresse oder ihren Familienstand über Mitarbeiter-Self-Service-Portale zu aktualisieren. Dies erleichtert es HR, aktuelle Informationen von Teammitgliedern zu erhalten, ohne jeden Einzelnen ausfindig machen zu müssen.
Vorteile eines HRIS
Das richtige HRIS kommt dem Personalteam und allen Mitgliedern einer Organisation zugute. Zu den wichtigsten Vorteilen der Verwendung eines HRIS gehören:
- Vereinfachte Organisation. Ein HRIS kann Mitarbeiterdaten und Dateispeicherung konsolidieren, wodurch die Notwendigkeit für mehrere Tabellenkalkulationen und Papierakten entfällt. HR-Profis können mehr Zeit damit verbringen, qualitativ hochwertige Daten zu sammeln, als sie zu suchen.
- Einfachere Compliance. Viele Gesetze und Vorschriften sind in die HR-Compliance involviert, und ein HRIS kann es Organisationen erleichtern, sich an die sich ändernden Regeln zu halten und diese einzuhalten. Darüber hinaus vereinfacht die zentrale Speicherung von mitarbeiterbezogenen Informationen den Zugriff auf die notwendigen Materialien für Audits und rechtliche Angelegenheiten.
- Reibungslosere Einarbeitung. Wenn ein Mitarbeiter einen neuen Job beginnt, kann das richtige HRIS seine Einarbeitungserfahrung vereinfachen und Informationen leichter zugänglich machen. Mit automatisierten Funktionen zur Einarbeitung von Mitarbeitern wird die Organisation die Einarbeitungserfahrung von Anfang an meistern, was zu einer besseren Mitarbeiterzufriedenheit führt.
- Automatisierung. Ein HRIS automatisiert verschiedene HR-Prozesse und reduziert die Zeit, die für manuelle administrative Aufgaben aufgewendet wird, die anfällig für menschliche Fehler sind. Organisationen können beispielsweise ein HRIS verwenden, um Stellenangebote aufzulisten, anstatt sie manuell einzeln zu veröffentlichen.
- Bessere Unternehmenskenntnisse. Unabhängig davon, welche Art von HRIS ein Unternehmen wählt, bieten diese Lösungen wertvolle Unternehmenskenntnisse. Berichte über Abwesenheit, Mitarbeiterfluktuation und Demografie zeichnen ein Bild vom Wohlbefinden einer Organisation.
Best Practices für die Implementierung eines HRIS
Die Implementierung eines HRIS kann entmutigend und überwältigend erscheinen, muss es aber nicht. Für die höchste Erfolgschance sollten Organisationen die folgenden Best Practices in Betracht ziehen.
- Vergleichen Sie verschiedene HRIS-Lösungen. HR-Profis sollten recherchieren, um Lösungsoptionen zu vergleichen und herauszufinden, welche am besten für ihr Unternehmen geeignet ist. Eine kurze Liste von unverzichtbaren Funktionen und Funktionalitäten wird bestimmen, welche Tools mit welchen Geschäftsanforderungen übereinstimmen.
- Implementieren Sie das HRIS in Phasen. Teams können viel mit einem HRIS machen. Ein phasenweiser Rollout-Ansatz reduziert Überforderung und mangelnde Akzeptanz. Teams sollten die wichtigsten Funktionen und Funktionalitäten zuerst in der Organisation einführen.
- Setzen Sie das Training fort und sammeln Sie im Laufe der Zeit Feedback. Ein HRIS ist kein Tool, das man einmal einrichtet und dann vergisst. Organisationen sollten Teammitglieder schulen und Feedback einholen, um sicherzustellen, dass das HRIS den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.
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Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
