Was ist HR-Fallmanagement?
Eine HR-Fallmanagement-Plattform kann manuelle HR-Prozesse standardisieren und automatisieren, um Unterstützung bei Fällen wie Disziplinarmaßnahmen, Beschwerden oder langfristigem Krankenstand zu bieten, um nur einige zu nennen. Sie wird auch manchmal als HR- und Mitarbeiterbeziehungs-Untersuchungssoftware bezeichnet, je nach Produkt. HR-Fallmanagementlösungen unterstützen HR-Mitarbeiter, Manager und Mitarbeiter bei der Einreichung, Überprüfung und Beantwortung von Anfragen. Diese HR-Lösungen umfassen Funktionen, die Organisationen helfen, benutzerdefinierte HR-Workflows zu erstellen, Papierformulare in digitale Inhalte umzuwandeln, Berichte und Dashboards bereitzustellen und mehr.
HR-Fallmanagementprodukte beinhalten oft Programmierschnittstellen (APIs), um sich mit einer Vielzahl von Geschäftslösungen wie CRM-Software und Core-HR-Software zu integrieren. Sie können auch neben Whistleblowing-Software, HR-Compliance-Software und Abwesenheitsmanagement-Software arbeiten.
HR-Fallmanagement wird am häufigsten von HR-Mitarbeitern, Managern und Mitarbeitern genutzt, damit Anfragen und Fragen innerhalb des HR-Fallmanagementsystems eingereicht und verwaltet werden können. Mitarbeiter können ihre Anfragen zu langfristigem Urlaub, Fehlverhalten, Beschwerden und mehr über das Fallmanagementportal einreichen. Die Software macht es einfach und effizient für Mitarbeiter, Fälle einzureichen, ohne tatsächliche Papierarbeit erledigen zu müssen.
HR-Mitarbeiter können Mitarbeitereinreichungen über das Fallmanagementportal verwalten und sie an die richtige Abteilung und Managementteams weiterleiten. Nachdem sie vom HR-Team bewertet wurden, werden die Anfragen an die Manager gesendet, um je nach Priorität des Falls schnell bearbeitet zu werden.
Vorteile der Nutzung von HR-Fallmanagement
Unternehmen haben die Vorteile der Nutzung von HR-Fallmanagement-Software erkannt und damit ihre Bedeutung am Arbeitsplatz für Kommunikation und HR-Prozesse gefestigt.
- Sofortiger Zugriff: Ein zentrales System bietet HR-Mitarbeitern und Mitarbeitern sofortigen Zugriff, um Anfragen, Fragen oder Bedenken bezüglich des Arbeitsplatzes einzureichen.
- Priorisierung: Durch ein HR-Fallmanagementsystem können Fälle priorisiert und zeitnah und effizient bearbeitet werden. Beispielsweise würde eine Belästigungs- oder Disziplinarbeschwerde priorisiert, anstatt Bedenken bezüglich Arbeitsvorteilen. Obwohl beide Fallübermittlungen entsprechend der Priorität behandelt würden.
- Statusaktualisierungen: Nachdem ein Mitarbeiter einen Fall eingereicht hat, ermöglicht das Fallmanagementsystem dem Mitarbeiter und den HR-Mitarbeitern den Zugriff auf den Status des Falls. Der Mitarbeiter würde auch Aktualisierungen erhalten, wenn sein Fall eskaliert oder abgeschlossen wird.
- Workflow-Automatisierung: Mitarbeiter können leicht auf Workflows verschiedener Falltypen zugreifen und diese definieren, sodass die Zeit der HR-Mitarbeiter für die Fokussierung auf komplexere Analysen frei wird.
- Effiziente Eskalation und Zusammenarbeit: HR-Fallmanagement-Software ermöglicht es, dass die Fälle an die HR-Mitarbeiter mit der erforderlichen Erfahrung zur Lösung des Falls gehen. Sie ermöglicht auch verschiedenen Teammitgliedern die Zusammenarbeit und Lösung komplexer Fälle, da sie Zugriff auf dieselben Informationen im selben Portal haben.
Best Practices für HR-Fallmanagement
HR-Fallmanagement-Software soll benutzerfreundlich und leicht erlernbar durch eine kurze Schulung sein, mit weiteren Zusatzschulungen je nach Softwareprodukt. Insbesondere einige Best Practices bei der Nutzung von HR-Fallmanagement sind:
- Zuverlässige Software wählen: Abhängig von den spezifischen Geschäftsanforderungen sollten bestimmte Elemente der Software beim Kauf berücksichtigt werden. Es gibt jedoch einige Funktionen, die universell sind und erworben werden sollten, um das Beste aus der Softwarelösung herauszuholen. Zuverlässige Fallmanagement-Software hat eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche und ist skalierbar, sodass Integrationen und verschiedene Zugriffsebenen möglich sind.
- Mitarbeiter richtig schulen und einarbeiten: Beim Wechsel oder der Neueinführung eines HR-Fallmanagementsystems müssen die HR-Manager die neue und bestehende Belegschaft angemessen schulen, um das System zu nutzen. Ohne ordnungsgemäße Schulung werden die Mitarbeiter verwirrt sein, was sie bei der Bearbeitung von Fällen verlangsamt. Durch die ordnungsgemäße Schulung der Belegschaft können Mitarbeiter das System für Self-Service, die Einreichung von Fragen und die Befähigung von HR zur Bereitstellung von Qualitätsservice nutzen.
- Verschiedene Zugriffsebenen gewähren: Die Softwarebenutzer sollten nur auf das zugreifen können, was sie für ihre Arbeit benötigen. HR-Profis sollten den meisten Zugriff haben, Manager eine zweite Zugriffsebene und Mitarbeiter minimalen Zugriff nur für die Einreichung von Fällen und die Verfolgung des Status der Fälle.
- Häufig auftretende Probleme im Voraus identifizieren: Das HR-Fallmanagementsystem bringt alle Fälle an einem Ort zusammen, sodass HR-Teams die Arten von Fällen und Mitarbeiterinteraktionen sowie die Häufigkeit, mit der sie auftreten, überprüfen können. Auf diese Weise können HR-Manager potenzielle Probleme oder Trends im Voraus erkennen und bessere datengestützte Entscheidungen treffen.
HR-Fallmanagement vs. HR-Compliance
HR-Fallmanagement-Software ist ähnlich wie HR-Compliance-Software, da sie sich mit HR-Vorschriften und Compliance befassen, die Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung von Dokumenten, Workflows und Berichterstattung automatisieren.
Sie unterscheiden sich darin, dass HR-Compliance-Software stärker auf Compliance-Gesetzgebung und -Regeln fokussiert ist. Sie hilft hauptsächlich bei Finanzen, Vorteilen, Risiken, Rekrutierung und Compliance in den Mitarbeiterbeziehungen für Unternehmen.
Beide Softwarelösungen können von einer HR-Abteilung genutzt werden, jedoch für unterschiedliche Zwecke innerhalb der HR-Prozesse.
HR-Fallmanagement vs. Whistleblowing
HR-Fallmanagement-Software ist ähnlich wie Whistleblowing-Software, da beide verwendet werden, um Fälle oder Berichte einzureichen, die es Mitarbeitern ermöglichen, Probleme in der Organisation zu melden. In einigen Fällen wird Whistleblowing-Software als Fallmanagementsysteme bezeichnet.
Sie unterscheiden sich darin, dass Whistleblowing-Software sich mehr mit Fällen befasst, die Betrug, Belästigung, Diebstahl, Unterschlagung, Korruption und andere unethische Verhaltensweisen betreffen, die nicht mit den Werten oder Richtlinien einer Organisation übereinstimmen. HR-Fallmanagement-Software hingegen kann für weniger schwerwiegende Fälle verwendet werden, die mehr mit den täglichen HR-Funktionalitäten zu tun haben. Diese beiden Softwarelösungen können eher zusammenarbeiten als eine über der anderen zu verwenden.
Marina Schlosser
Marina is an Associate Market Research Analyst at G2. She is fascinated by the world of technology, how it affects people on the day to day, and how it continues to influence our future. Prior to joining G2, Marina worked as an AmeriCorps volunteer as a Community Partnership Coordinator at an elementary school in Philadelphia. In her free time, Marina enjoys traveling, playing volleyball, painting, watching sports, hiking, binging a lot of tv and movies, and taking on whatever adventure or challenge comes her way.
