Gantt-Diagramme

Was sind Gantt-Diagramme?

Ein Gantt-Diagramm ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, ähnlich einem Balkendiagramm, das häufig verwendet wird, um Projektaufgaben über einen bestimmten Zeitraum darzustellen. Gantt-Diagramme enthalten typischerweise eine aufgelistete Übersicht der Aufgaben auf der linken Seite und horizontale Balken unterschiedlicher Länge, um den Fortschritt der Aufgaben im Laufe der Zeit darzustellen. Projektmanager und andere Fachleute aus der Industrie bezeichnen Gantt-Diagramme oft als Projekt-Roadmap.

Teams aus verschiedenen Branchen nutzen Projektmanagement-Tools zur Visualisierung, Planung und Berichterstattung. Im Allgemeinen ergänzen Projektmanagement-Tools Projektmanagement-Software, da Projektmanagement-Tools nicht dazu gedacht sind, Projekte vollständig von Anfang bis Ende zu verwalten.

Gantt-Diagramme Software

Software, die gantt-diagramme als Funktion oder Begriff erwähnt.

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Woher kommen Gantt-Diagramme?

Gantt-Diagramme verdanken ihren Namen Henry Gantt (1861-1919), einem Maschinenbauingenieur und Managementberater, der das Gantt-Diagramm zwischen 1910 und 1915 entwarf, um die Produktivitätsniveaus der Mitarbeiter zu messen. Gantt-Diagramme wurden bei großen Infrastrukturprojekten verwendet, darunter der Hoover-Damm in den 1930er Jahren.

Grundelemente von Gantt-Diagrammen

Gantt-Diagramm-Software hilft Projektteams, Projektaufgaben und Zeitpläne für diese Aufgaben zu visualisieren. Zusätzlich können Gantt-Diagramme weitere Details zur Arbeit enthalten, darunter:

• Name und Details: Alle Aufgaben sollten einen klaren Titel haben, den alle Teammitglieder verstehen. Einige Tools bieten Funktionen, die es Teams ermöglichen, Aufgabendetails zur weiteren Klärung hinzuzufügen. Es kann auch vorteilhaft sein, die Priorität jeder Aufgabe in den Detailnotizen anzugeben.

• Verantwortlicher: Die Angabe, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, ermöglicht es den Projektteammitgliedern, sich gegenseitig für die Arbeit zur Rechenschaft zu ziehen, die sie erledigen müssen. Es gibt den Einzelpersonen auch eine Referenz, auf die sie zurückgreifen können, wenn sie ihre Verantwortlichkeiten im Rahmen eines bestimmten Projekts bestätigen müssen.

• Abhängigkeiten: Nicht nur zeigen Gantt-Diagramme den vollständigen Projektzeitplan von Anfang bis Ende, sondern sie zeigen auch Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Die Einbeziehung von Aufgabenabhängigkeiten hilft Teams, die Reihenfolge der Projektlogistik zu verstehen und macht Teams darauf aufmerksam, dass abhängige Aufgaben wahrscheinlich neu geplant werden müssen.
• Fälligkeitsdaten: Das Hinzufügen von Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe innerhalb des breiteren Projektzeitplans hilft sicherzustellen, dass das Projekt im gewünschten Tempo voranschreitet. Es kann auch helfen, den geplanten Abschluss der Aufgaben mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit zu vergleichen, um zukünftige Projektarbeiten besser vorherzusagen.
• Prozentualer Abschluss: In einigen Fällen können Teammitglieder eine geschätzte prozentuale Abschlussrate eingeben, um anderen mitzuteilen, wo sie mit der Aufgabe stehen.

Vorteile von Gantt-Diagrammen

Gantt-Diagramme sind einfach zu bedienende Werkzeuge, die Projektteams viele Vorteile bieten, darunter:

• Ein Überblick auf hoher Ebene für verschiedene Interessengruppen: Ein Gantt-Diagramm bietet einen Gesamtüberblick über ein Projekt, ohne ins Detail zu gehen. Es ist eine hilfreiche Zeitleiste für viele wichtige Interessengruppen, einschließlich des direkten Projektteams, der Projektsponsoren und der Führungskräfte.

• Verbesserte Projektverfolgung und Ressourcenplanung: Gantt-Diagramme ermöglichen es Projektleitern, die gesamten Arbeitsabläufe und Aufgaben innerhalb eines Projekts an einem zentralen Ort genau zu verfolgen. Das visuelle Layout hilft, mögliche Einschränkungen, Planungsprobleme und ineffiziente Ressourcenzuweisung aufzudecken, sodass Führungskräfte diese Probleme beheben können, bevor das Projekt in Verzug gerät.

• Erhöhte Abstimmung unter den Teammitgliedern: Wenn Projektteams Werkzeuge wie Gantt-Diagramme verwenden, haben alle Zugang zum gleichen Informationsstand, was eine Grundlage für die Abstimmung schafft. Mit einem gemeinsamen Verständnis der Arbeit können Teammitglieder bessere Gespräche über Zeitpläne und Verantwortlichkeiten führen.

Nachteile von Gantt-Diagrammen

Ein Gantt-Diagramm kann ein hilfreiches Werkzeug für Projektteams sein, aber wie bei allen Werkzeugen gibt es einige potenzielle Nachteile. Dazu gehören:

• Potentiell zeitaufwendig einzurichten und regelmäßig zu aktualisieren: Das Einrichten eines Gantt-Diagramms für ein hochkomplexes Projekt erfordert Zeit und Planung. Teams, die bereits unter einem engen Zeitplan stehen, haben möglicherweise keine zusätzliche Zeit, um in die Einrichtung eines Gantt-Diagramms zu investieren. Darüber hinaus gibt es viele Möglichkeiten, ein Gantt-Diagramm einzurichten; ohne ein Software-Tool erfordern Gantt-Diagramme jedoch manuelle Aktualisierungen.

• Ein Mangel an Priorisierung: Gantt-Diagramme präsentieren Aufgaben innerhalb eines Projekts in der Reihenfolge der Fertigstellung basierend auf Abhängigkeiten und einer Schätzung, wie lange jede Aufgabe dauern wird. Sie zeigen nicht die Priorität der Aufgaben außerhalb der Beziehung zwischen Abhängigkeiten. Teammitglieder könnten die wichtigsten Aufgaben nicht verstehen, es sei denn, sie werden klar angegeben.

• Hohe Komplexität kann zu Verwirrung führen: Gantt-Diagramme für große, hochkomplexe Projekte mit vielen Aufgaben und Unteraufgaben können schwer zu lesen sein. Zu viele Aufgaben und Unteraufgaben können mehr Verwirrung als Klarheit schaffen, je nachdem, wie das Gantt-Diagramm strukturiert ist.

Schritte zur Erstellung eines Gantt-Diagramms

Ob bei der Einrichtung eines Gantt-Diagramms mit einem Softwareprogramm oder bei der manuellen Erstellung in einem Tabellenkalkulationstool, es gibt einige Schritte, die Projektmanager befolgen sollten.

Die Schritte zur Erstellung eines effektiven Gantt-Diagramms sind:

• Bestätigung des Zeitplans für das Projekt: Gantt-Diagramme zeigen ein Projekt von Anfang bis Ende, was bedeutet, dass Projektmanager zuerst das Anfangs- und Enddatum des Projekts festlegen und festigen müssen. Sicherzustellen, dass alle Projektteammitglieder mit dem Zeitplan übereinstimmen, ist ein wesentlicher Teil dieses Prozesses.

• Erfassung einer vollständigen Liste von Aufgaben und Unteraufgaben mit geschätzten Zeitplänen: Projektmanager können möglicherweise eine Liste von Projektaufgaben aus anderen Planungsdokumenten ziehen; sie sollten jedoch auch sicherstellen, dass jede Aufgabe ein Start- und Enddatum hat. Präzise Start- und Enddaten bieten eine bessere Visualisierung und vermitteln den Teammitgliedern, wann sie an bestimmten Aufgaben arbeiten sollten.

• Identifizierung und Erfassung von Abhängigkeiten: Das Zeichnen von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben hilft Teams, sich bewusst zu bleiben, wie ihre Ergebnisse andere und den gesamten Projektabschluss beeinflussen. Projektmanager sollten mit dem Projektteam zusammenarbeiten, um alle Abhängigkeiten zu skizzieren und zu erfassen, um sie im Gantt-Diagramm zu berücksichtigen.

• Teilen des Gantt-Diagramms mit dem Team: Sobald das Gantt-Diagramm fertig ist, sollte der Projektmanager oder Teamleiter es mit allen notwendigen Interessengruppen für einen einfachen Zugriff teilen. Projektmanager oder Teamleiter sollten das Gantt-Diagramm mit dem Team durchgehen, um sicherzustellen, dass jeder versteht, wie es während des Projekts verwendet wird.

• Festlegung eines Rhythmus für Gantt-Diagramm-Aktualisierungen: Projektzeitpläne werden sich unweigerlich häufiger ändern als nicht. Projektmanager müssen einen regelmäßigen Rhythmus für die Aktualisierung des Gantt-Diagramms festlegen, um sicherzustellen, dass Teammitglieder über Änderungen informiert sind und sich anpassen können, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Gantt-Diagramme vs. PERT-Diagramme

Projektmanager verwenden Gantt- und Program Evaluation and Review Technique (PERT)-Diagramme, um Projektaufgaben und -status zu überwachen.

Ein Gantt-Diagramm zeigt Aufgaben und Zeitpläne in einem Balkendiagrammformat für einen Überblick über das Projekt von Anfang bis Ende.

Ein PERT-Diagramm zeigt Aufgaben in einem Netzdiagrammformat, um Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben darzustellen. Der größte Unterschied zwischen diesen Werkzeugen besteht darin, dass ein Gantt-Diagramm eine x-Achse enthält, um den Projektzeitplan darzustellen, während ein PERT-Diagramm keine Achse zur Darstellung der Zeit enthält.

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