Was ist ein Spesenbericht?
Ein Spesenbericht ist eine detaillierte Liste der im Namen einer Organisation angefallenen Ausgaben. In einigen Fällen reichen Mitarbeiter Spesenberichte ein, um eine Erstattung für Ausgaben zu erhalten, die mit persönlichen Mitteln bezahlt wurden.
Spesenberichte helfen Buchhaltungs- und Finanzteams zu verstehen, was ein Mitarbeiter gekauft hat, wie viel Geld er ausgegeben hat und wie viel die Organisation ihm erstatten sollte.
Unternehmen nutzen Spesenmanagement-Software, um die von Mitarbeitern initiierten Ausgaben zu optimieren und zu überwachen. Diese Tools vereinfachen und automatisieren die Eingabe von Geschäftsausgaben, beschleunigen die Überprüfungszeit, eliminieren die Notwendigkeit eines Papierpfads und reduzieren den Verwaltungsaufwand.
Arten von Ausgaben
Die Details in einem Spesenbericht variieren je nach Branche und Art des Unternehmens. Organisationen sollten die Arten von Ausgaben, die sie erstatten, und andere relevante Informationen wie Höchstbeträge in ihren Richtlinien festlegen. Nachfolgend sind einige der häufigsten Arten von Kosten aufgeführt, die berücksichtigt werden sollten:
- Reisen. Mitarbeiter können Ausgaben haben, wenn sie für geschäftliche Aktivitäten reisen. Kosten in dieser Kategorie umfassen Flugtickets, Flug-Upgrades, Hotels, Transport, Fahrtenbuch, Parken und Mahlzeiten. Unternehmen sollten festlegen, welche reiserelevanten Kosten sie übernehmen und Betragsgrenzen in einer Unternehmensreiserichtlinie angeben.
- Mahlzeiten und Unterhaltung. Einige Unternehmen stellen Budgets für Mahlzeiten- und Unterhaltungsausgaben bereit. Diese Kategorie umfasst Getränke und Mahlzeiten für Geschäftstreffen, einzelne Mahlzeiten und Teamunterhaltung.
- Arbeitsplatz. Organisationen können Mitarbeitern Ausgaben im Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz erstatten, insbesondere für Remote- oder Hybridarbeiter. Einige Arbeitsplatzkosten umfassen Computer, mobile Geräte, Internetdienst, Schreibtische und Bürostühle.
- Wachstum und Entwicklung. Berufliche Entwicklung ist entscheidend für das Wachstum der Mitarbeiter, und einige Unternehmen übernehmen teilweise oder vollständig die Entwicklungskosten. Dies kann Studiengebühren, Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände, Registrierungen für Konferenzen und Messen, Zertifizierungsgebühren, Online-Kurse und Seminare umfassen.
Was ist in einem Spesenbericht enthalten?
Je nach Unternehmen kann ein Spesenbericht nur wesentliche Informationen oder detailliertere Informationen über die Ausgaben enthalten. Im Allgemeinen umfasst ein Spesenbericht, egal wie einfach oder aufwendig, typischerweise:
- Mitarbeiterdetails. Ein Bericht enthält Informationen über den Mitarbeiter, der die Ausgaben einreicht, wie den Namen des Mitarbeiters, die Abteilung, den Vorgesetzten und andere Kontaktdaten.
- Ausgabendetails. Mitarbeiter sollten das Kaufdatum und die einzelnen Ausgabenbeträge angeben, die durch eine Quittung oder einen Kaufnachweis belegt sind. Der Händler oder Anbieter, der den Artikel oder die Dienstleistung bereitgestellt hat, wird ebenfalls angegeben. Zusätzliche Beschreibungen zu jeder Ausgabe können erforderlich sein.
- Relevante Kunden- oder Projektinformationen. Ein Mitarbeiter sollte die relevanten Informationen angeben, wenn eine Ausgabe für einen bestimmten Kunden oder ein Projekt bestimmt ist. Es kann auch hilfreich sein, anzugeben, ob eine Ausgabe einem Kunden in Rechnung gestellt werden kann.
Warum sind Spesenberichte wichtig?
Spesenberichte sind aus verschiedenen Gründen wichtig. Einige davon sind unten aufgeführt.
- Sie helfen Unternehmen zu verstehen, wie viel sie ausgeben. Die Verfolgung von Ausgaben ermöglicht einen genauen Überblick über die Unternehmensausgaben. Dies ist hilfreich für die Budgetierung und Prognose, damit Unternehmen eine Vorstellung davon haben, wie viel Umsatz sie erzielen müssen, um alle Ausgaben zu decken.
- Sie sind nützlich für Steuerzwecke. In vielen Fällen sind Geschäftsausgaben steuerlich absetzbar. Spesenberichte rechtfertigen, dass eine Ausgabe geschäftsbezogen ist, was vorteilhaft sein kann, wenn Prüfer nach der Steuererklärung des Unternehmens eine Prüfung durchführen.
- Unternehmen können Mitarbeiter schnell für Auslagen erstatten. Spesenberichte sind notwendig, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter Erstattungen erhalten. Mitarbeiter schätzen es, schnell für Geschäftsausgaben erstattet zu werden, was ohne ordnungsgemäße Berichtsprozesse kompliziert sein kann.
Best Practices für Spesenberichte
Um die besten Ergebnisse aus Spesenberichten zu erzielen, sollten einige allgemeine Best Practices beachtet werden. Berücksichtigen Sie Folgendes:
- Erstellen Sie klare Spesenrichtlinien. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, wie der Spesenprozess funktioniert und welche angefallenen Kosten sie erstattet bekommen können. Richtlinien sollten mit den Bedürfnissen und dem Finanzplan eines Unternehmens übereinstimmen. Spesenrichtlinien können auch dem Internal Revenue Service (IRS) helfen zu verstehen, welche Ausgaben ein Unternehmen den Mitarbeitern erstattet, und bestätigen, dass es sich um angemessene Geschäftsausgaben handelt.
- Verkomplizieren Sie den Prozess nicht. Halten Sie die Genehmigungen und Verfolgungsmethoden für Ausgaben so einfach wie möglich. Zu viele Schritte im Prozess können Verwirrung und Frustration verursachen, was zu ungenauen Berichten und unnötiger Arbeit führt.
- Fragen Sie nach den richtigen Informationen. Stellen Sie sicher, dass die angeforderten Informationen in den Spesenberichten gemäß den Anforderungen der Finanz- und Buchhaltungsteams korrekt sind. Denken Sie daran, dass für verschiedene Ausgabenarten unterschiedliche Informationen erforderlich sind. Befolgen Sie die richtigen IRS- und Steuerrichtlinien, wenn Sie unsicher sind.
- Schulen Sie genehmigende Manager. Unternehmen beauftragen oft Manager, die Spesenberichte der Teammitglieder zu genehmigen. Die Schulung von Managern ist entscheidend für eine genaue Berichterstattung. Halten Sie genehmigende Manager dafür verantwortlich, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten und sicherzustellen, dass Mitarbeiter Ausgaben korrekt melden.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
