Was ist die Erstattung von Mitarbeiterkosten?
Die Erstattung von Mitarbeiterkosten, auch als Spesenerstattung bezeichnet, ist der Prozess eines Unternehmens, um Arbeitnehmern persönliche Ausgaben für geschäftsbezogene Artikel zu erstatten. Der Mitarbeiter legt Dokumentationen wie Quittungen vor, und das Unternehmen bietet finanzielle Entschädigung an.
In der Regel haben Organisationen eine Richtlinie zur Erstattung von Mitarbeiterkosten, die die abgedeckten Ausgaben detailliert beschreibt. Häufig abgedeckte Ausgaben umfassen Reisen, Mahlzeiten, Kilometer, Büromaterial und Weiterbildung.
Spesenmanagement-Software ermöglicht es Mitarbeitern, ihre eigenen Ausgaben und Dokumentationen einzugeben. Sie hilft Unternehmen, den Erstattungsprozess zu verwalten. Unternehmen analysieren auch Ausgaben und finden mit dieser Software Möglichkeiten für Kosteneinsparungen.
Für die Erstattung berechtigte Ausgaben
Obwohl Erstattungspläne variieren, gibt es mehrere häufige Kategorien von berechtigten Ausgaben. Diese Kategorien umfassen:
- Reisekosten: Reisen ist eine der häufigsten Geschäftsausgaben. Es ist eine Sammlung von Kosten: Taxis, Flüge, Hotelzimmer, Trinkgelder und Mahlzeiten. Die meisten Gebühren im Zusammenhang mit Reisen sind erstattungsfähig.
- Büromaterial: Wenn ein Teammitglied in einer Notlage ist und aus eigener Tasche für Heftgeräte oder einen Stapel Papier bezahlen muss, entschädigen Unternehmen in der Regel den Mitarbeiter, sobald er eine Quittung erhält.
- Mahlzeiten und Unterhaltung: Organisationen möchten nicht jedes Mal die Rechnung übernehmen, wenn ein Mitarbeiter auswärts isst, aber es gibt Zeiten, in denen Mahlzeiten und Unterhaltung Teil des Jobs sind. Im Vertrieb kann beispielsweise ein Essen mit einem potenziellen Kunden helfen, einen großen Deal abzuschließen – und als Geschäftsausgabe kategorisiert werden.
- Transport: Mitarbeiter erhalten manchmal eine Erstattung für Kilometer, wenn sie ihr persönliches Fahrzeug für eine arbeitsbezogene Funktion nutzen. Zum Beispiel könnte ein häuslicher Physiotherapeut basierend auf den gefahrenen Kilometern entschädigt werden, um Patienten zu besuchen.
- Gesundheitsversorgung: Einige Unternehmen bieten eine Gesundheitskostenerstattungsvereinbarung (HRA) an. Nicht zu verwechseln mit einem Gesundheitskostenerstattungskonto, ermöglicht eine Gesundheitskostenerstattungsvereinbarung Arbeitgebern, ihren Arbeitnehmern steuerfrei medizinische Ausgaben zu erstatten.
Vorteile einer Richtlinie zur Erstattung von Mitarbeiterkosten
Wenn ein Unternehmen sich die Zeit nimmt, eine gut definierte Erstattungsrichtlinie als Teil ihres Leistungsverwaltungsplans zu erstellen, führt dies zu Klarheit und reduziertem Stress sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer. Einige zusätzliche Vorteile umfassen:
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Niemand möchte sich über komplizierte Quittungseinreichungsprozesse und lange Zahlungsfristen Sorgen machen. Wenn Mitarbeiter wissen, dass es einen leicht zu befolgenden Prozess für die Erstattung gibt, können sie sich entspannter fühlen, wenn sie zunächst ihr eigenes Geld für Geschäftsausgaben verwenden.
- Steigerung der Produktivität und Effizienz: Eine klare Richtlinie spart Zeit für Personal- und Finanzteams und erhöht auch die Produktivität der Mitarbeiter. Anstatt beispielsweise den Morgen damit zu verbringen, eine kürzliche Reise erstattet zu bekommen, kann sich ein Mitarbeiter darauf konzentrieren, monatliche Verkaufsziele zu erreichen.
- Vertrauensaufbau: Eine gute Spesenerstattungsrichtlinie sagt den Mitarbeitern im Voraus, wofür sie Geld ausgeben können und wofür nicht. Ein Unternehmen könnte zögern, wenn ein Mitarbeiter einen einwöchigen Aufenthalt in einem Fünf-Sterne-Resort für eine Geschäftsreise bucht. Gleichzeitig könnte ein Mitarbeiter verärgert sein, wenn er die Reise bucht, ohne zu wissen, dass Fünf-Sterne-Resorts nicht erstattet werden können. Eine klare Richtlinie bietet Grenzen, die helfen, Vertrauen in beide Richtungen aufzubauen.
Best Practices für die Erstattung von Mitarbeiterkosten
Wenn man darüber nachdenkt, wie man die Spesenerstattung innerhalb einer Organisation klären kann, ist es am besten, einen Plan zu erstellen. Einige Best Practices für die Entwicklung einer Richtlinie umfassen:
- Festlegung von Fristen. Es ist wichtig, Einschränkungen für die Zeitspanne festzulegen, die ein Mitarbeiter hat, um eine Erstattung zu beantragen, aber auch zu überlegen, ob das Unternehmen eine Nachfrist oder eine verspätete Richtlinie hat, wenn zu viel Zeit vergeht.
- Festlegung von Dokumentationsanforderungen. Einige Unternehmen benötigen für alle Ausgaben eine Quittung. Andere Organisationen setzen eine Schwelle. Zum Beispiel verlangen sie Quittungen für alle Ausgaben über 50 Euro.
- Erforderliche Genehmigung: Erstattungsbetrug ist bedauerlich, aber es kommt vor. Die Etablierung und Befolgung einer Genehmigungsrichtlinie kann helfen – ebenso wie die Durchführung jährlicher Audits, um nach Unregelmäßigkeiten zu suchen, wie gefälschte oder veränderte Quittungen.
- Automatisierung, wo möglich: Software kann helfen, die Schritte des Erstattungsprozesses zu rationalisieren. Mit einigen Tools können Workflows eingerichtet werden, um Formulare automatisch an zwei Personen zur Genehmigung zu senden. Außerdem stellen Einstellungen sicher, dass Benutzer geeignete Dokumentationen angehängt haben, bevor ein Formular an die Personalabteilung gesendet wird, was Zeit und Mühe spart.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
