Was ist eine E-Mail-Signatur?
Eine E-Mail-Signatur ist ein Textblock am Ende einer E-Mail. Sie enthält berufliche Details, Unternehmensbranding und Kontaktinformationen des Absenders. Manchmal auch als E-Mail-Footer bezeichnet, sollte sie die E-Mail professionell abschließen, indem sie dem Leser mitteilt, wer jemand ist, für welches Unternehmen er arbeitet und wie er erreicht werden kann.
Einige Organisationen verwenden möglicherweise E-Mail-Signatur-Software, um gebrandete Elemente zu integrieren und Marketingprogramme innerhalb der Signatur zu verbessern. Diese Tools vereinfachen die Erstellung gebrandeter E-Mail-Signaturen, indem sie grundlegende Informationen wie den Namen, die Telefonnummer und die Berufsbezeichnung eines Mitarbeiters eingeben.
Grundlegende Komponenten von E-Mail-Signaturen
Wenn es um das Design von E-Mail-Signaturen geht, sollten grundlegende Komponenten einer professionellen E-Mail-Signatur Folgendes umfassen:
- Abschlussformel. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Vielen Dank!“ sind gängige Beispiele.
- Firmenname. Der Name der Organisation, für die die Person arbeitet, sollte Teil der E-Mail-Signatur sein.
- Name. Eine E-Mail-Signatur sollte immer den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters enthalten. Wenn jemand einen Spitznamen verwendet, kann er diesen ebenfalls verwenden.
- Pronomen. Wenn eine Person Pronomen hat, die sie verwenden möchte, können diese in ihrer Signatur stehen. Pronomen können als „er/ihn“, „sie/ihr“ oder „sie/ihnen“ aufgeführt werden.
- Berufsbezeichnung. Die Berufsbezeichnung einer Person sollte in ihrer E-Mail-Signatur stehen. Wenn ein Mitarbeiter befördert wird oder sich seine Berufsbezeichnung ändert, sollte dies hier reflektiert werden.
- Telefonnummer. Wenn ein Mitarbeiter ein Diensthandy hat oder Telefongespräche bevorzugt, wenn Kunden oder Klienten Bedenken haben, sollte dies in der E-Mail-Signatur stehen.
- Gebrandete Elemente. Ein gebrandetes Logo, ein Slogan oder ein Banner können ebenfalls Teil einer E-Mail-Signatur sein. Diese können besonders nützlich sein, wenn ein neues Produkt vermarktet oder eine Ankündigung geteilt wird.
- Unternehmenslinks. Eine Signatur kann auf die Unternehmenswebsite verlinken – es muss jedoch nicht die Startseite sein. Wenn eine Organisation ihre Recruitment-Marketing-Strategien verstärkt, können Signaturen einen Link zur Karriereseite des Unternehmens enthalten.
- Registrierte Adresse. Wenn eine Organisation mehrere Bürostandorte hat, kann ein Mitarbeiter die Adresse des Firmensitzes, an dem er arbeitet, angeben.
- Soziale Links. Mitarbeiter können Links zu ihren sozialen Profilen, wie LinkedIn und Twitter, in ihrer Signatur auflisten, um sich auch anderweitig mit Kunden und Klienten zu vernetzen.
- Porträtfoto. Je nach Branche und Rolle einer Person kann ein Mitarbeiter ein professionelles Porträtfoto in seine E-Mail-Signatur einfügen.
Vorteile von E-Mail-Signaturen
Eine gut durchdachte und konstruierte E-Mail-Signatur führt zu vielen Vorteilen. Nachfolgend sind einige aufgeführt, die erlebt werden könnten.
- Hervorstechende Professionalität. Wenn richtig gemacht, lässt eine E-Mail-Signatur die Nachricht professioneller aussehen und wirken. Diese Informationen lassen die Menschen wissen, dass das Unternehmen, der Absender und der Beruf vertrauenswürdig sind.
- Erhöhte Effizienz. Eine E-Mail-Signatur bietet Kunden und Klienten die wichtigsten Kontaktinformationen einer Person klar und prägnant. Außerdem hat jeder E-Mail-Kontakt die wichtigen Kontaktinformationen des Absenders, ohne dass der Absender sie jedes Mal eintippen muss.
- Markenbewusstsein. Ein großartiger Ort, um das Markenbewusstsein zu fördern, ist innerhalb einer E-Mail-Signatur, da sie in die Farbpalette, das Logo, den Slogan und das gesamte ästhetische Erscheinungsbild eines Unternehmens eingebunden werden kann.
- Möglichkeiten für Traffic und Lead-Generierung. Hyperlinks in einer E-Mail-Signatur können Traffic zu sozialen Kanälen, einer Unternehmenswebsite oder einer Landingpage führen.
Beste Praktiken für E-Mail-Signaturen
Wenn Mitarbeiter E-Mail-Signaturen erstellen, sollten sie die folgenden besten Praktiken beachten.
- Halte es einfach. Trotz der oben aufgeführten Komponenten benötigt eine E-Mail-Signatur nicht jede einzelne, um effektiv zu sein. Wenn das Design zu überladen oder mit Informationen vollgestopft ist, wird der Empfänger es ignorieren. Neben den unverzichtbaren Informationen wie Name und Titel sollte man sich auf die Informationen konzentrieren, die am wichtigsten sind.
- Wähle Links weise aus. Obwohl eine E-Mail-Signatur ein großartiger Ort für einen Call-to-Action (CTA) ist, sollte man nicht zu viele einfügen. Ein wichtiger Link ist normalerweise ausreichend.
- Sei konsistent in der gesamten Organisation. Unternehmen sollten Richtlinien für E-Mail-Signaturen festlegen oder diese automatisch generieren lassen, um eine Übereinstimmung zwischen Abteilungen und Mitarbeitern zu gewährleisten.
- Teste auf Desktop und Mobilgeräten. Bevor ein Mitarbeiter beginnt, Kunden und Klienten mit einer neu gestalteten E-Mail-Signatur zu kontaktieren, sollte getestet werden, wie sie sowohl auf Desktop- als auch auf Mobilgeräten aussieht, um sicherzustellen, dass die Größe passt und alles leicht zu lesen ist.
Beispiel für eine E-Mail-Signatur
Nachfolgend ist ein Beispiel dafür, wie eine E-Mail-Signatur aussehen könnte.
Zusätzlich zu einer E-Mail-Signatur erfahren Sie, wie eine E-Mail basierend auf Branding- und Stilpräferenzen angepasst werden kann.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
