Elektronischer Datenaustausch (EDI)

Was ist elektronischer Datenaustausch (EDI)?

Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist der Austausch von Bestellungen, Rechnungen, Versandmitteilungen und anderen geschäftsbezogenen Dokumenten zwischen Unternehmen. EDI ermöglicht es Unternehmen, ihre Lieferkettenprozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern, indem papierbasierte Kommunikation reduziert wird.

EDI-Standards definieren die Struktur und das Format elektronischer Dokumente und gewährleisten, dass beide Parteien die Daten verstehen und verarbeiten können. Um den Datenaustausch zwischen zwei oder mehr Computern zu erleichtern, greifen viele Nutzer auf EDI-Software zurück.

Elektronischer Datenaustausch (EDI) Software

Software, die elektronischer datenaustausch (edi) als Funktion oder Begriff erwähnt.

Boomi

UltraEdit

Arten von EDI

Verschiedene Arten von elektronischem Datenaustausch werden in verschiedenen Branchen und Anwendungen eingesetzt. Die Wahl des EDI-Typs hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens, der Branche und den beteiligten Handelspartnern ab.

• Direktes EDI beinhaltet die Verbindung zweier Handelspartner ohne die Nutzung eines Drittanbieternetzwerks. Direktes EDI erfordert, dass beide Parteien über die notwendige Hardware und Software verfügen, um eine sichere Verbindung herzustellen.
• Value-Added Network (VAN) EDI nutzt einen Drittanbieternetzwerk-Anbieter, um den EDI-Dokumentenaustausch zwischen Partnern zu erleichtern. Der VAN-Anbieter fungiert als Vermittler, der sicherstellt, dass Daten sicher und zuverlässig übertragen werden.
• Internet EDI nutzt das Internet als Kommunikationsmedium, um EDI-Dokumente zwischen Handelspartnern auszutauschen. Internet EDI verwendet Standard-Internetprotokolle wie File Transfer Protocol (FTP), um Daten sicher zu übertragen.
• Applicability Statement 2 (AS2) EDI ist eine beliebte Art von internetbasiertem EDI, das das AS2-Protokoll verwendet, um Dokumente sicher über das Internet auszutauschen.
• Mobiles EDI ermöglicht es Nutzern, von mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets auf EDI-Systeme und -Daten zuzugreifen. Es ist nützlich für Unternehmen mit einer mobilen Belegschaft oder solchen, die Echtzeitzugriff auf Daten benötigen.

Wie funktioniert elektronischer Datenaustausch?

Elektronischer Datenaustausch ermöglicht es zwei oder mehr Handelspartnern, Geschäftsdokumente in einem standardisierten, elektronischen Format auszutauschen. Partner befolgen diese grundlegenden Schritte, um eine EDI-Transaktion abzuschließen.

• Einrichtung. Die Handelspartner einigen sich auf die spezifischen Dokumente, die sie austauschen werden, und das EDI-Format, das sie verwenden möchten. Sie legen auch ein Kommunikationsprotokoll und Sicherheitsmaßnahmen für die Datenübertragung fest.
• Dokumentenvorbereitung. Der Absender erstellt das elektronische Dokument im angegebenen EDI-Format mit seinen internen Systemen oder Software. Das Dokument wird dann mit EDI-Software in eine EDI-Nachricht übersetzt.
• Nachrichtenübertragung. Der Absender sendet die Nachricht an den Empfänger über ein sicheres Kommunikationsprotokoll wie AS2 oder FTP. Die EDI-Software des Empfängers empfängt und interpretiert die Nachricht.
• Nachrichtenübersetzung. Die EDI-Software des Empfängers übersetzt die Nachricht in ein lesbares Format, das in ihre internen Systeme oder Software importiert werden kann.
• Dokumentenverarbeitung. Der Empfänger verarbeitet das EDI-Dokument mit seinen internen Systemen oder Software. Dies umfasst die Aktualisierung von Beständen, das Erstellen von Rechnungen oder das Einleiten von Sendungen.
• Bestätigung. Der Empfänger sendet eine Bestätigungsnachricht an den Absender zurück, um den Eingang der EDI-Nachricht zu bestätigen. Es stellt sicher, dass beide Parteien die Nachricht erhalten und verstanden haben.

Vorteile des elektronischen Datenaustauschs

EDI-Transaktionen sind eine primäre Methode zum Austausch von Dokumenten zwischen kleinen und großen Unternehmen. Durch Automatisierung und Business-to-Business (B2B)-Integration bietet EDI-Technologie mehrere wesentliche Geschäftsvorteile.

• Spart Zeit und Geld. Die Automatisierung manueller, papierbasierter Prozesse mit EDI-Technologie führt zu geringeren Kosten.
• Verbessert die Genauigkeit. Unternehmen können mehr Dokumente mit hoher Präzision schnell verarbeiten, was die Effizienz und Produktivität steigert.
• Reduziert Fehler. Aufgrund strenger Standardisierung vermeidet der EDI-Datentransfer Fehler, indem sichergestellt wird, dass Informationen korrekt vorbereitet werden, bevor sie in Unternehmensprozesse oder Anwendungen eingehen.
• Erhöht die Rückverfolgbarkeit. Da elektronische Dokumente in verschiedene IT-Systeme integriert werden können, um Datenerfassung, Sichtbarkeit und Analyse zu unterstützen, verbessert die EDI-Integration die Rückverfolgbarkeit und Berichterstattung.
• Fördert positive Kundenerfahrungen. Durch effektive Transaktionsausführung und -aufforderung, zuverlässige Produkte und ordnungsgemäße Servicebereitstellung unterstützt die EDI-Automatisierung positive Kundenbeziehungen.
• Bietet konsistente Vorteile. EDI ermöglicht es großen Organisationen, Standards unter Handelspartnern zu etablieren. Die Einhaltung von EDI ermöglicht es kleineren Organisationen, sich mit größeren Unternehmen mit erheblich größeren finanziellen Ressourcen zu integrieren.

Best Practices für elektronischen Datenaustausch

Die Befolgung dieser empfohlenen Praktiken stellt sicher, dass ein EDI-System reibungslos und effizient läuft, die Lieferkettenoperationen verbessert und gleichzeitig Kosten und Fehler reduziert.

• Verwenden Sie standardisierte Formate für EDI-Dokumente, um Konsistenz und Kompatibilität zwischen Handelspartnern zu fördern.
• Testen und validieren Sie alle EDI-Transaktionen, bevor sie live gehen, damit alles korrekt funktioniert.
• Halten Sie genaue Daten in internen Systemen, um Fehler und Diskrepanzen in EDI-Transaktionen zu vermeiden.
• Überwachen und verfolgen Sie EDI-Transaktionen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und zeitnah verarbeitet werden.
• Verwenden Sie sichere Kommunikationsprotokolle wie AS2 oder FTP, um sensible Daten während der Übertragung zu schützen.
• Richten Sie klare Verfahren ein, um die Möglichkeit von Konflikten zu reduzieren und explizite Protokolle für den Umgang mit EDI-Ausnahmen, -Fehlern und -Streitigkeiten festzulegen.
• Erstellen Sie einen Backup-Plan für den Fall, dass das EDI-System ausfällt oder Kommunikationsprobleme auftreten.
• Schulen Sie Mitarbeiter, die an EDI-Transaktionen beteiligt sind, in der Systemnutzung und den empfohlenen Praktiken.
• Bleiben Sie auf dem Laufenden, um das System mit Handelspartnern kompatibel zu halten. Verbessern Sie kontinuierlich und verstehen Sie die neuesten EDI-Standards und -Technologien.

Elektronischer Datenaustausch vs. Anwendungsprogrammierschnittstelle

Es ist üblich, elektronischen Datenaustausch mit Anwendungsprogrammierschnittstellen zu verwechseln, aber die beiden sind unterschiedlich.

Elektronischer Datenaustausch ist die am weitesten verbreitete Kommunikationstechnik, um Informationen effizient von System zu System zu übertragen. EDI bietet Unternehmen eine schnelle und sichere Möglichkeit, Daten an andere Organisationen zu übertragen, anstatt Papier zu verwenden. Es verwendet standardisierte elektronische Formate, um es Computern einfach zu machen, die Daten zu verarbeiten, was den Bedarf an manueller Arbeit erheblich verringert oder sogar eliminiert.

Eine Anwendungsprogrammierschnittstelle, oder API, ist eine Sammlung von Standards und Programmierleitlinien für die Nutzung webbasierter Softwareanwendungen, die die Kommunikation von Plattform zu Plattform ermöglichen. Eine API fungiert als Schnittstelle zwischen Softwareprogrammen, um eine erfolgreiche elektronische Kommunikation zu erleichtern, ähnlich wie eine Benutzeroberfläche die Kommunikation zwischen Menschen und Computern erleichtert.

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