Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur, oder E-Signatur, ist eine Möglichkeit, zu bestätigen, dass eine Person dem Inhalt eines Dokuments zugestimmt hat, ohne dass sie ein Papierdokument physisch unterschreiben muss. E-Signaturen werden häufig in rechtlichen, finanziellen und geschäftlichen Transaktionen verwendet, um Zeit zu sparen und den Austausch physischer Dokumente zu vermeiden.
Fachleute können sie auf verschiedene Weise erstellen, z. B. durch das Tippen eines Namens oder das Zeichnen einer Signatur auf einem Touchscreen oder durch die Verwendung von E-Signatur-Software. E-Signaturen sind oft rechtlich bindend, sofern bestimmte Anforderungen erfüllt sind, wie z. B. die Verwendung eines Drittanbieterdienstes zur Überprüfung der Identität des Unterzeichners und zur Wahrung der Integrität des Dokuments.
Arten von E-Signaturen
Die Art der E-Signatur, die man verwendet, hängt vom erforderlichen Sicherheitsniveau und der rechtlichen Anerkennung ab, die man für seine elektronischen Dokumente benötigt. Einfache elektronische Signaturen sind im Allgemeinen am wenigsten sicher und rechtlich anerkannt, während qualifizierte die höchste Sicherheit und rechtliche Anerkennung bieten. Es gibt drei Hauptarten von E-Signaturen:
- Einfache elektronische Signaturen: Eine einfache elektronische Signatur ist jede elektronische Markierung, Symbol oder Ton, der logisch mit einem elektronischen Datensatz verknüpft ist und die Absicht des Unterzeichners anzeigen kann. Beispiele sind ein getippter Name oder ein Bild einer Unterschrift.
- Fortgeschrittene elektronische Signaturen: Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft. Sie kann den Unterzeichner identifizieren und wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann. Beispiele sind digitale Signaturen, die kryptografische Methoden verwenden, um die Authentizität der Signatur zu gewährleisten.
- Qualifizierte elektronische Signaturen: Eine qualifizierte elektronische Signatur wird mit einem zertifizierten und zugelassenen Gerät erstellt. Diese Signaturen basieren auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen. Die eIDAS-Verordnung der EU erkennt qualifizierte elektronische Signaturen als rechtlich gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift an.
Vorteile von E-Signaturen
Obwohl die meisten Menschen wissen, wie praktisch elektronische Signaturen sind, übersehen sie möglicherweise bestimmte Dinge oder nehmen sie als selbstverständlich hin. E-Signaturen bieten folgende Vorteile:
- Zugänglichkeit: Unterzeichner können E-Signaturen von überall aus leisten, sei es im Büro oder im Ausland.
- Sicherheit: Elektronische Signaturen sind sehr sicher, wenn sie von allen Parteien ordnungsgemäß verwendet werden.
- Automatisierung: E-Signaturen sind entscheidend für einen vereinfachten digitalen Workflow für viele Organisationen. Teams können sofort zum nächsten Schritt übergehen, nachdem sie Unterschriften gesammelt haben.
- Dokumentenpflege: Dokumentkopien können von den Parteien lokal gespeichert werden, um sie nach der Unterzeichnung für ihre Unterlagen aufzubewahren.
- Zeiteinsparung: E-Signaturen sind schnell. Wenn eine Partei ein Dokument sendet, erhalten alle sofort eine Benachrichtigung und können es sofort unterschreiben.
Wie man E-Signaturen erstellt
Die genauen Schritte und Funktionen können je nach verwendeter E-Signatur-Plattform variieren, aber diese allgemeinen Schritte sollten eine Vorstellung davon geben, was bei der Verwendung von E-Signaturen zu erwarten ist.
Der Prozess zur Erstellung einer E-Signatur variiert je nach verwendeter Plattform. Im Allgemeinen lädt der Benutzer das Dokument auf die E-Signatur-Plattform hoch, fügt die Signaturfelder hinzu, in denen jede Partei unterschreiben muss, fügt die E-Mail-Adressen der Unterzeichner hinzu und sendet das Dokument an die relevanten Personen.
Je nach Plattform können Unterzeichner das Dokument durch Eingabe ihres Namens, Zeichnen ihrer Signatur oder Verwendung einer bereits vorhandenen digitalen Signatur unterschreiben. Sobald dies abgeschlossen ist, benachrichtigt die Plattform den Benutzer, und das Tool speichert das unterzeichnete Dokument sicher, sodass der Benutzer es jederzeit herunterladen oder anzeigen kann.
Best Practices für E-Signaturen
Die Implementierung elektronischer Signaturen hilft Unternehmen, mit den sich entwickelnden Arbeitsstilen der Mitarbeiter Schritt zu halten. Organisationen müssen jedoch Vertrauen aufbauen und sicherstellen, dass jeder mit E-Signaturen vertraut ist und sie problemlos verwenden kann.
- Wählen Sie einen seriösen E-Signatur-Anbieter: Wählen Sie einen Anbieter, der in der Branche vertrauenswürdig und bekannt ist, um sicherzustellen, dass die E-Signaturen der Benutzer sicher und rechtlich bindend sind.
- Verstehen Sie die rechtlichen Anforderungen: Verschiedene Länder und Gerichtsbarkeiten können unterschiedliche rechtliche Anforderungen für E-Signaturen haben. Verstehen Sie die Gesetze und Vorschriften in Ihrer Region, um die Einhaltung sicherzustellen.
- Authentifizieren Sie die Unterzeichner: Verwenden Sie eine zuverlässige Methode zur Authentifizierung der Identitäten der Unterzeichner, wie E-Mail, Telefon oder Identitätsüberprüfung.
- Definieren Sie den Unterzeichnungsprozess: Kommunizieren Sie den Unterzeichnungsprozess klar an alle Parteien, um Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass das Dokument korrekt unterzeichnet wird.
- Verwenden Sie Verschlüsselung: Verwenden Sie Verschlüsselung, um die Vertraulichkeit und Integrität der unterzeichneten Dokumente zu gewährleisten.
- Führen Sie Aufzeichnungen: Führen Sie Aufzeichnungen über alle unterzeichneten Dokumente, einschließlich des Unterzeichnungsprozesses und der verwendeten Authentifizierungsmethoden.
- Schulen Sie die Unterzeichner: Schulen Sie die Unterzeichner in der Verwendung der E-Signatur-Plattform, um Verwirrung oder Fehler während des Prozesses zu vermeiden.
- Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die E-Signatur-Richtlinien und -Verfahren: Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die E-Signatur-Richtlinien und -Verfahren, um sicherzustellen, dass sie aktuell und effektiv sind.
E-Signaturen vs. digitale Signaturen
Einige könnten E-Signaturen mit digitalen Signaturen verwechseln, aber die beiden sind unterschiedlich.
E-Signatur ist ein Sammelbegriff für jede elektronische Markierung, Symbol oder Ton, der die Absicht eines Unterzeichners vermittelt und eine digitale Darstellung der Unterschrift einer Person ist. Elektronische Signaturen umfassen einen getippten Namen, ein gescanntes Bild einer handschriftlichen Unterschrift oder ein Häkchen, das Zustimmung signalisiert.
Andererseits sind digitale Signaturen E-Signaturen, die kryptografische Techniken verwenden, um die Legitimität, Integrität und Nichtabstreitbarkeit eines unterzeichneten Dokuments zu gewährleisten. Um die Signatur zu validieren und Änderungen am Dokument zu identifizieren, verwenden digitale Signaturen eine mathematische Methode, um einen speziellen digitalen Code zu erzeugen, der auf den Text angewendet wird.
Obwohl elektronische Dokumente sowohl mit E-Signaturen als auch mit digitalen Signaturen unterzeichnet werden können, bieten letztere eine höhere Sicherheit und rechtliche Anerkennung. Viele Gerichtsbarkeiten, einschließlich der USA und der EU, erkennen digitale Signaturen als eine sicherere und rechtlich bindende Form von E-Signaturen an.
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Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
