Was ist Dunning?
Dunning ist der Prozess, Kunden, Partner oder Lieferanten an ihre fälligen Forderungen zu erinnern, um deren ordnungsgemäße Einziehung sicherzustellen. Im Allgemeinen bedeutet Dunning, beharrliche Forderungen zu stellen, aber der Begriff wird hauptsächlich verwendet, um Zahlungen oder fällige Schulden zu beschreiben.
Der Prozess beginnt mit sanften Erinnerungen, die normalerweise mit den Vorteilen der Zahlung vereinbarter Gebühren, Abonnementgebühren oder Schulden verbunden sind. Wenn die Erinnerungen unbeantwortet bleiben, kann sich der Dunning-Prozess zu Telefonanrufen, Briefen oder persönlichen Erinnerungen entwickeln. Wenn jemand rechtlich verpflichtet ist, einen Betrag zu zahlen, kann der Prozess auch auf rechtliche Maßnahmen wie das Versenden einer rechtlichen Mitteilung oder Rechtsstreitigkeiten ausgeweitet werden.
Da Unternehmen den Dunning-Prozess nutzen, um ihre Abwanderungsrate zu reduzieren und eine höhere Kundenbindung zu erreichen, beschränkt er sich im Allgemeinen auf harmlose Zahlungserinnerungen per E-Mail oder Textnachrichten. Viele Unternehmen verwenden Software, wie z.B. Kredit- und Inkasso-Software, um das Versenden von Erinnerungen zu automatisieren und Kunden über ihre fälligen Zahlungen oder Abonnementverlängerungen zu informieren.
Vorteile von Dunning
Moderne Unternehmen nutzen Dunning, um rechtzeitige Zahlungen von Verbrauchern zu erhalten. Es gibt verschiedene Vorteile, die mit dem Prozess verbunden sind.
- Beschleunigt die Zahlungseingänge: Dunning hilft Unternehmen, Zahlungen von Kunden schneller zu erhalten, indem sofortige Zahlungserinnerungen für fehlgeschlagene Kreditkartentransaktionen oder frühzeitige Erinnerungen zur Verlängerung von Abonnements gesendet werden.
- Sparzeit bei der Einziehung: Mit automatisiertem Dunning müssen Buchhalter nicht manuell Zahlungserinnerungen an jeden Verbraucher senden.
- Reduziert die Abwanderungsrate: Dunning-Benachrichtigungen erinnern Kunden an ihre ausstehenden Zahlungen und die damit verbundenen Vorteile, wenn sie pünktlich zahlen, und ermutigen sie, ihre Geschäftsbeziehung mit einem Unternehmen zu verlängern.
- Erhöht die Effizienz: Mit verkürzter Zahlungseingangszeit können sich Buchhalter auf geschäftskritische Aufgaben konzentrieren und in ihren Arbeitsstunden mehr erreichen, dank eines optimierten Dunning-Prozesses.
- Verbessert die Kundenerfahrung: Dunning bietet eine verbesserte Kundenerfahrung, indem es Kunden über Zahlungsausfälle informiert und alternative Zahlungsmöglichkeiten vorschlägt. Es hilft den Kunden auch, ihre Finanzen zu planen, indem es sie an ihre Zahlungstermine erinnert.
Dunning Best Practices
Dunning kann nach hinten losgehen, wenn es nicht richtig gemacht wird. Unternehmen sollten die feine Linie zwischen der Information eines Verbrauchers und dem Belästigen verstehen.
Hier sind einige Best Practices, um Dunning zu einem erfreulichen Kundenerlebnis zu machen:
- Vermeiden Sie Pre-Dunning: Unternehmen sollten davon absehen, Warn-E-Mails vor tatsächlichen Zahlungsausfällen zu senden. Kunden können solche Warnungen falsch verstehen und als aggressiv und spammy wahrnehmen.
- Geben Sie angemessene Zeit: Zahlungsausfälle können für Kunden schwierig sein. Unternehmen sollten ausreichend Zeit zur Rückzahlung gewähren, unter Berücksichtigung der üblichen Zeit, die für die Navigation durch den Rückzahlungsmechanismus einer Bank erforderlich ist.
- Halten Sie die Nachrichten kurz und prägnant: Unternehmen sollten ihren Kunden klare Zahlungserinnerungen mit genauen Details zu den erwarteten Maßnahmen liefern. Beim Aktualisieren von Kartendaten sollte der Prozess mit relevanten Elementen in jedem Schritt strukturiert sein, um es den Kunden nahtlos zu machen.
- Halten Sie die Markenbotschaft konsistent: Unternehmen können Abonnement-Management-Software verwenden, um mit ihrer Markenbotschaft kompatibel zu bleiben, während sie Dunning-Nachrichten übermitteln. Es hilft Unternehmen, ihre Glaubwürdigkeit zu zeigen und zu vermeiden, dass sie mit Kampagnen zwielichtig wirken.
- Geben Sie legitime Kontaktinformationen an: Unternehmen sollten in ihren Dunning-Nachrichten genaue Details zu Kontaktinformationen und den am besten geeigneten Wegen zur Lösung von Kundenanfragen angeben.
- Verwenden Sie einfühlsame Sprache: Wenn Sie Kunden an Zahlungstermine erinnern oder sie über Zahlungsausfälle informieren, sollten Unternehmen eine freundliche und mitfühlende Sprache verwenden, um die Beziehung aufrechtzuerhalten und Abwanderung zu vermeiden.
- Strategisieren Sie Kampagnen: Kunden reagieren möglicherweise nicht auf Ihre erste Dunning-Kampagne, da ihre Aufmerksamkeit zwischen verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten geteilt ist. Unternehmen sollten ihre Dunning-Kampagnen so strategisch planen, dass sich ein Kunde nicht unter Druck gesetzt fühlt, sondern dankbar für die Erinnerungen ist. Unternehmen können dies tun, indem sie Dunning-Kampagnen mit ausreichenden Zeitabständen planen.
- Verfolgen Sie die richtigen Metriken: Unternehmen sollten genau beobachten, wie viele Nachrichten gesendet, gesehen, darauf reagiert wurden, und relevante Kontrollen und Ausgleiche einrichten, damit E-Mails nicht im Spam-Ordner landen.
Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
