Docketing

Was ist Docketing?

Docketing ist ein Prozess zum Sammeln und Verwalten von Dokumenten und Fristen. Es wird am häufigsten im Bereich des geistigen Eigentums (IP) während des Patent- und Markenanmeldeprozesses sowie von Anwaltskanzleien zur Verwaltung von Gerichtsterminen und Dokumenten der Mandanten verwendet.

Spezialisierte Werkzeuge werden typischerweise verwendet, um diese Dockets zu verwalten, wie z.B. Datenschutz- und Software für das Management von geistigem Eigentum. Dies hält alle Dokumentationen im Einklang mit Datenschutzgesetzen wie der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Digitalisiertes Docketing bedeutet, dass Fachleute wichtige Fälligkeitstermine und Fristen einhalten können, ohne wichtige Informationen von Hand aufzeichnen zu müssen.

Arten von Docketing

Viele verschiedene Branchen nutzen Docketing als Mittel zur Verwaltung ihrer wichtigen Termine.

• Anwälte verwenden häufig Docketing-Systeme, um Fälle, Falldokumente und Gerichtstermine für ihre Mandanten zu verwalten.
• Gesundheitsfachkräfte greifen auf Docketing-Systeme zurück, um medizinische Termine für Patienten, Schulungen für Teams und wichtige Dokumentationen zu speichern. In vielen Fällen helfen diese Systeme, dass Patienten effizienter versorgt werden.
• Regierungsbehörden nutzen Docketing für Dokumente im Zusammenhang mit rechtlicher Compliance oder innerhalb ihrer Regierungsabteilung.
• Fachleute für geistiges Eigentum sind einige der größten Nutzer von Docketing. Wenn Patente oder Marken angemeldet werden, muss ein langwieriger rechtlicher Prozess folgen. Docketing verfolgt wichtige Termine und verwaltet Dokumentationen im Zusammenhang mit diesen Marken- und Patentanmeldungen.

Grundlegende Elemente des Docketing

Obwohl sich Docketing-Systeme je nach Branche, die sie verwendet, ändern, verfügen die meisten über ähnliche Funktionen, darunter:

• Kalender. Ein einfacher Kalender mag für viele Fachleute ausreichen, aber andere benötigen umfangreichere Systeme, die Hunderte, sogar Tausende von verschiedenen Terminen gleichzeitig verwalten können. Einige können an bestimmte Mandanten oder Fälle gebunden sein, während andere allgemeine Termine sein können, die Unternehmen in ihrer Branche beachten müssen.
• Dokumentenablage. Besonders im rechtlichen, gesundheitlichen und geistigen Eigentum erfordern viele Dokumente häufige Referenzierung. Gute Docketing-Tools ermöglichen deren Verwaltung und Zugriff.
• Kundenformulare. Wenn Unternehmen Details von Kunden sammeln müssen, können Formulare besonders nützlich sein. Da Datenmanagement ein wesentlicher Bestandteil des Docketing ist, sind Formulare, die diese Informationen einfach erfassen, normalerweise in das System integriert, um es den Kunden leichter zu machen.
• Kommunikationstools. E-Mails gehen verloren, wenn verschiedene Personen einen Mandanten wegen seines Falls kontaktieren. Docketing-Tools ermöglichen oft das Hochladen von E-Mails, um Informationen im Team zu teilen, während sie an einen Fall gebunden sind. Viele haben auch Optionen zum Erstellen von Vorlagen und zum Planen von vorab ausgefüllten E-Mails, die in festgelegten Intervallen mit Statusaktualisierungen zu ihren Fällen an Mandanten gesendet werden.

Vorteile des Docketing

Neben der Effizienzsteigerung von Teams und der Organisation von Daten bietet Docketing Vorteile wie:

• Aufrechterhaltung der Dokumentenqualität. Alles im Docketing-System muss einem bestimmten Qualitätsstandard entsprechen. Dies verfeinert alle Daten im System.
• Echtzeit-Updates bereitstellen. Die in den Kalender programmierten Termine und Fristen können automatisch verschiedene Echtzeitaktionen auslösen. Dies könnten Benachrichtigungen für einen bevorstehenden Anruf mit einem Mandanten, einen Termin mit einem Rechtsteam oder eine andere zeitkritische Benachrichtigung sein. Alle dem System hinzugefügten Dokumentationen können auch sofort überprüft werden, sobald ein Teammitglied sie speichert.
• Betriebskosten senken. Mit einem System, das Dokumente und Zeitpläne verwalten kann, besteht weniger Bedarf an einem großen Verwaltungsteam, um diese Aufgaben zu erledigen. Die Automatisierung innerhalb der Software kann jedes Jahr Hunderte von Stunden einsparen.

Best Practices für Docketing

Die Implementierung eines effektiven Docketing-Systems erfordert Zeit, kann jedoch die Leistung interner Teams erheblich verbessern. Bei der Überlegung, ein Docketing-System zu aktualisieren oder zu erstellen, ist es wichtig, Folgendes zu berücksichtigen:

• Wählen Sie ein System, das für die Branche geeignet ist. Nicht jedes Feld benötigt jede Docketing-Funktion. Es ist entscheidend, dass die richtigen Werkzeuge den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen, sei es ein hochrangiges Dokumentenmanagement, das Dateien korrekt verwalten kann, oder ein Kalender, der Benutzer über bevorstehende Fristen informiert.
• Erinnerungen planen. Bei der Bearbeitung vieler Fälle gleichzeitig ist es leicht, Fälligkeitstermine zu vergessen. In einigen Fällen, wie bei IP oder Recht, kann das Verpassen dieser Termine ein teurer Fehler sein. Das Eintragen von Terminen in den Kalender, sobald sie bestätigt sind, ist der beste Weg, um mit wichtigen Fristen Schritt zu halten.
• Häufige Berichte erstellen. Alle Docketing-Software sollte über eine Berichterstattungsfunktion verfügen. Berichte, die die Daten des Vormonats und des kommenden Monats betrachten, halten das Team auf Kurs und stellen sicher, dass alle wichtigen Arbeiten abgeschlossen wurden.

Verwalten Sie die wichtigsten Dateien und verwalten Sie mehrere Mandantenfälle, während Sie mit Software für das Datenschutzmanagement konform bleiben.