Was ist Kundenvertragsmanagement?
Kundenvertragsmanagement ist der Prozess der Verwaltung und Überwachung von Vereinbarungen, die von einer Organisation gehalten werden. Es ermöglicht Unternehmen, den Überblick über Lieferungen, Produkte, Dienstleistungen, Zeitpläne und andere Vertragsverpflichtungen zu behalten. Es hilft auch sicherzustellen, dass der Vertrag und alle seine Elemente den relevanten Vorschriften oder Anforderungen entsprechen.
Kleinere Unternehmen überlassen die Verantwortung für diese Prozesse einem Vertragsmanager. Gleichzeitig benötigen größere Organisationen möglicherweise ein dediziertes Vertragsmanagement-Team, das aus Fachleuten sowohl aus dem juristischen als auch aus dem finanziellen Bereich besteht.
Organisationen in verschiedenen Branchen verwenden typischerweise Vertragsmanagement-Software, um die Erstellung, Verfolgung und Überwachung von Verträgen zu automatisieren. Diese Tools vereinfachen auch verschiedene Prozesse, indem sie es den Benutzern ermöglichen, komplexe Geschäftskontrakte zu erstellen, zu speichern, zu verwalten und zu teilen, um Engpässe in der Verhandlungsphase zu vermeiden.
Arten von Kundenverträgen
Die meisten Kundenverträge fallen in eine von drei Kategorien. Die Arten variieren je nach Liefergegenstand und wie dieser definiert ist.
- Festpreis: Wird verwendet, wenn die Verpflichtungen und die Leistungsbeschreibung klar definiert sind. Die Organisation legt ein Festpreisangebot für das gesamte Projekt fest und berücksichtigt dabei alle Risiken, die stören könnten.
- Zeit und Material: Bietet Zeit- und Materialkosten an. Es berücksichtigt die Möglichkeit, dass das Projekt, an dem mit einem Kunden gearbeitet wird, mehr kosten könnte als ursprünglich geplant, da die für ein Projekt benötigte Zeit und Materialien unvorhersehbar sind.
- Kostenrückerstattung: Der Kunde zahlt die Kosten des Projekts oder Artikels plus eine zusätzliche Gebühr für den Gewinn. Die Gebühr wird im Vertrag festgelegt, während die von der Organisation entstandenen Kosten berechnet und nach Abschluss bezahlt werden.
Vorteile des Kundenvertragsmanagements
Die ordnungsgemäße Verwaltung von Verpflichtungen und Vereinbarungen kommt der Organisation zugute, indem sie die Mitarbeiter gut informiert hält, verlorenes Geschäft reduziert, die Produktivität verbessert und mehr. Die Hauptvorteile sind:
- Verwalten Sie mehrere Verträge. Unternehmen können große Mengen an Verträgen organisieren und verwalten, sodass sie leicht auffindbar sind und täglich darauf zugegriffen werden kann.
- Sichere Speicherung. Dokumente werden sicher in der Cloud gespeichert.
- Zugänglich. Mitarbeiter können nach bestimmten Begriffen suchen, um einen bestimmten Vertrag in Sekundenschnelle zu finden und darauf zuzugreifen.
- Benachrichtigungen. Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn Dokumente Aufmerksamkeit benötigen. Warnungen werden gesendet, wann immer es Zeit für eine Frist, einen Meilenstein oder eine Erneuerung ist.
- Berichterstattung und Prüfung. Hilft Organisationen, sich an Vertragsbedingungen zu halten und potenzielle Gebühren zu vermeiden.
- Produktivität verbessern. Strafft den Management- und Risikobewertungsprozess und hält die Mitarbeiter über alle vertraglichen Verpflichtungen auf dem Laufenden.
- Vermeidet verlorenes Geschäft. Eine bessere Verwaltung von Kundenvereinbarungen hilft Unternehmen, Ineffizienzen zu vermeiden, die zu verlorenem Geschäft führen.
Grundlegende Phasen des Kundenvertragsmanagementprozesses
Der Prozess umfasst jede Phase, die der Vertrag durchläuft, von der Erstellung bis zur Erneuerung. Hier sind die grundlegenden Phasen, von Anfang bis Ende:
- Erstellen: Vertragsanfragen werden zur Überprüfung und Erstellung an die Rechtsabteilung weitergeleitet, oder es wird Software verwendet, um von der Rechtsabteilung genehmigte Verträge zu erstellen.
- Verhandeln: Mitarbeiter diskutieren Dokumente intern, bearbeiten und bilden eine Vereinbarung.
- Genehmigen: Alle Beteiligten überprüfen und genehmigen den Entwurf.
- Annehmen: Die Organisation wählt die zu verwendende Signaturmethode aus.
- Erfüllen: Hält die Organisation und den Kunden an ihre vertragliche Vereinbarung.
- Analysieren: Vertragsmetadaten werden gesammelt und analysiert.
- Optimieren: Die gesammelten Erkenntnisse werden genutzt, um den Vertragsmanagementprozess zu verbessern und das Unternehmenswachstum voranzutreiben.
- Erneuern: Kunden und Organisationen entscheiden, ob sie ihre Vereinbarung erneuern möchten oder nicht.
Best Practices für das Kundenvertragsmanagement
Die richtigen Tools können das Kundenvertragsmanagement entscheidend beeinflussen. Um alle möglichen Vorteile zu erleben, sollten Organisationen die folgenden Best Practices einhalten:
- Wählen Sie das richtige System. Tools und Software können den Prozess straffen. Unternehmen können sicherstellen, dass sie das richtige System wählen, indem sie sich für eine kostenlose Testoption entscheiden, die viele Ressourcen zur Unterstützung der Implementierung bietet.
- Priorisieren Sie Unterstützung. Effektives Kundenvertragsmanagement erfordert Unterstützung durch die verwendete Software und Einblicke aus den Bereichen Recht und Finanzen. Unternehmen sollten ein Unterstützungssystem aufbauen, um ihren Mitarbeitern zu helfen, die Strategie nahtlos zu implementieren, um Verträge ordnungsgemäß zu erstellen und zu verwalten.
- Implementieren Sie das System jeweils für einen Vertragstyp. Die Anwendung einer neuen Managementmethode auf nur einen Vertragstyp gleichzeitig und die Priorisierung der dringendsten Vertragstypen kann die Zeit bis zum Wert beschleunigen und Mitarbeiterüberforderung verhindern.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
