Was ist Kostenverfolgung?
Kostenverfolgung ist ein Aspekt des Projektmanagements, der sich der Überwachung der finanziellen Gesundheit eines Projekts widmet. Dieser fortlaufende Prozess beginnt zu Beginn des Projektlebenszyklus und wird bis zum Abschluss des Projekts durchgeführt.
Die Kostenverfolgung erfordert eine Kommunikation zwischen dem Projektmanagementteam und den wichtigsten Stakeholdern, um so genau wie möglich durchgeführt zu werden. Projektkostenmanagement-Software wird häufig verwendet, um die Rentabilität des Projekts zu überwachen, tatsächliche Kosten zu identifizieren und sie zu vergleichen, um den Gewinn zu berechnen.
Phasen der Kostenverfolgung
Die Kostenverfolgung erfolgt in verschiedenen Phasen während der Entwicklung eines Projekts. Diese Phasen umfassen:
- Vorplanung: Das Projektteam sammelt Daten, um eine Budgetschätzung zu erstellen. Potenzielle Ressourcen werden ermittelt, und Elemente wie Arbeitskosten, Software und andere Materialien werden berücksichtigt.
- Budgetschätzungen: Die Informationen aus der Vorplanung werden dann verwendet, um eine Budgetschätzung für das Projekt zu erstellen, die von den wichtigsten Stakeholdern genehmigt wird. Diese Schätzung wird verwendet, um die tatsächlichen Ausgaben zu messen, damit das Team sehen kann, wie das Projekt voranschreitet.
- Einrichtung von Kostenkontrollen: Kostenkontrollen helfen Projektmanagern, das richtige Geld dorthin zu bringen, wo es benötigt wird, um ein reibungsloses und erfolgreiches Projekt zu gewährleisten. Kostenkontrollen sind für Elemente wie Materialien, Hardware, Software, Lieferantenrechnungen, Stundenzettel und unerwartete Ausgaben erforderlich.
- Kostenverfolgung: Budgetverfolgung zeichnet alle Kosten auf und wie sie sich auf das Basisbudget beziehen. Die Verfolgung dieser Kosten ermöglicht es dem Team zu verstehen, wie das Projekt in das Budget passt und wo Anpassungen vorgenommen werden müssen.
- Ergebnisse messen: Am Ende jeder Berichtsperiode für ein Projekt wird berechnet, wie das Projekt im Vergleich zum geschätzten Budget abschneidet und ob die Erwartungen erfüllt werden.
- Prognosen aktualisieren: Informieren Sie relevante Teammitglieder und Stakeholder über Änderungen im Projekt oder dessen Budget. Dies ermöglicht es dem Projektmanager, alle vorgenommenen Änderungen zu dokumentieren und zu rechtfertigen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Die Kostenverfolgung verbessert, wie ein Team Projekte ausführt, und bietet gleichzeitig Transparenz für alle Beteiligten am abgeschlossenen Projekt.
Vorteile der Kostenverfolgung
Effektive Kostenverfolgung hat geschäftliche Vorteile, die Projektmanager nicht übersehen sollten. Einige dieser Vorteile sind:
- Ausgaben verhindern: Wenn ein Team in der Vorplanungsphase Kosten zuweist und schätzt, kann der Projektmanager sicherstellen, dass in bestimmten Bereichen keine Überausgaben auftreten.
- Risiken vermeiden: Ein mit den richtigen Daten geschätztes Budget wird eine geringe Risikozulage haben, was dem Projekt die besten Erfolgschancen gibt, selbst wenn unvorhergesehene Risiken auftreten.
- Prognosen verbessern: Berichte aus der Kostenverfolgung können einem Team helfen, die Ressourcen zu optimieren, die für den Erfolg benötigt werden. Dies kann zu genaueren Budgets für zukünftige Unternehmungen führen.
Best Practices für die Kostenverfolgung
Es gibt spezifische Best Practices, die befolgt werden sollten, um die Kostenverfolgung korrekt durchzuführen. Diese Best Practices umfassen:
- Diskutieren Sie mit Teammitgliedern: Die genaue Verfolgung und Prognose von Kosten hängt vom Team und davon ab, wie es seine Aufgaben ausführt. Konsultieren Sie Teammitglieder während der Vorplanung, um mehr über ihre Erwartungen, Zeitpläne, Ziele und mehr zu erfahren.
- Halten Sie Daten fest: Eine ordnungsgemäße Datenerfassung kann den Kostenverfolgungsprozess für alle Beteiligten vereinfachen. Projektmanagement-Software ist in diesem Schritt nützlich, zusätzlich zu Tabellenkalkulationssoftware, um Zahlen zu vergleichen und Kosten gruppiert und organisiert zu halten.
- Gewähren Sie ordnungsgemäßen Zugang: Jedes Teammitglied, das das Projektbudget beeinflussen könnte, sollte Zugang zu den Kostendaten des Projekts haben.
- Verwenden Sie Zeiterfassungssoftware: Wenn die Kosten von Ressourcen geschätzt werden, können Teammitglieder Zeiterfassungssoftware verwenden, um Stunden mit einem Aufgaben-Timer zu protokollieren. Ein Projektmanager kann dann diese Informationen verwenden, um zu bestimmen, wie lange Aufgaben dauern und welche Ressourcen erforderlich sein werden.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
