Kostenkontrolle

Was ist Kostenkontrolle?

Kostenkontrolle ist eine Praxis im Projektmanagement, bei der Ausgaben identifiziert und im Vergleich zu den prognostizierten Einnahmen bewertet werden, um die Rentabilität zu steigern.

In vielen Fällen der Kostenkontrolle werden Geschäftsausgaben in der Budgetierungsphase eines Projekts gekürzt oder reduziert, um sich an die erwarteten Ergebnisse anzupassen. Risiken werden ebenfalls überprüft, und zusätzliche Planungen werden in das Budget für potenzielle Rückschläge oder unvorhergesehene Ausgaben aufgenommen.

Projektmanager sind typischerweise diejenigen, die mit der Kostenkontrolle beauftragt sind und Projektkostenmanagement-Software verwenden, um die Rentabilität zu überwachen und die Kosten verschiedener Projektelemente zu schätzen.

Arten der Kostenkontrolle

Es gibt viele verschiedene Techniken zur Kontrolle der Kosten eines Projekts, sowohl vor Beginn der Arbeiten als auch während der Fertigstellung des Projekts. Einige der beliebtesten Arten der Kostenkontrolle sind:

• Bestandsmanagement. Überbestände oder Unterbestände können zu erheblichen Cashflow-Problemen innerhalb eines Unternehmens führen. Durch effektives Bestandsmanagement können Kosten kontrolliert werden, um Lagerveralterung und Lager- oder Lagerhaltungskosten zu minimieren.
• Prozessoptimierung. Durch das Entfernen von Ineffizienzen im Arbeitsablauf können Projektmanager die Gesamtkosten senken. Dies wird oft durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Verbesserung von Prozessen innerhalb des Teams erreicht.
• Abfallmanagement. Die Minimierung von Abfall spart Geld im Voraus und maximiert die Ressourcen innerhalb des Unternehmens. Es kann auch finanzielle Anreize geben, von denen das Unternehmen profitieren kann, indem es nachhaltigere Praktiken im Unternehmen integriert.
• Preisanpassungen. Ein gutes Verständnis der Wettbewerberpreise und des Kundenmarktes gibt Unternehmen bessere Möglichkeiten, den Umsatz in ihrer Branche zu maximieren.
• Lieferantenmanagement. Der Aufbau guter Beziehungen zu Anbietern kann zu kostengünstigen Lösungen führen, zusammen mit einer kollaborativen Arbeit entlang der Lieferkette, die Abfall reduziert.

Grundlegende Elemente der Kostenkontrolle

Bevor ein neues Projekt beginnt, müssen Projektmanager drei Schlüsselbereiche berücksichtigen, um eine bessere Kostenkontrolle zu gewährleisten. Diese sind:

• Budgetierung. Alle effektiven Kostenkontrollstrategien müssen mit einer Übersicht über die voraussichtlichen Ausgaben für ein Projekt beginnen. Dies sollte die Materialkosten sowie die Arbeitskosten für die Fertigstellung des Projekts umfassen.
• Kostenanalyse. Sobald ein Budget erstellt wurde, muss es kontinuierlich überprüft werden. Durch die Auflistung der tatsächlichen Kosten im Vergleich zur Prognose kann eine Bestimmung der Kostenabweichung getroffen werden, um festzustellen, ob das Projekt über oder unter dem Budget liegt. Return on Investment (ROI) kann dann berechnet werden, um die Rentabilität zu beurteilen.
• Ausgabenverfolgung. Die Verfolgung der Ausgaben ist entscheidend für das Kostenmanagement eines Projekts. Durch die Echtzeitverfolgung können Projektmanager Ausgaben reduzieren oder kürzen, bevor zusätzliche, im ursprünglichen Budget nicht berücksichtigte Mittel ausgegeben werden.

Vorteile der Kostenkontrolle

Neben den finanziellen Einsparungen, die die Kostenkontrolle mit sich bringen kann, gibt es mehrere zusätzliche Vorteile, diese Praxis in das Projektmanagement zu integrieren. Dazu gehören:

• Verbesserte Rentabilität. Die Steigerung der Rentabilität ist das übergeordnete Ziel der Kostenkontrolle. Durch das Management von Ausgaben und Abfall zur Minimierung der Ausgaben können Unternehmen den ROI von Projekten verbessern und bei der Markteinführung einen höheren Umsatz erzielen.
• Größere Ressourcennutzung. Ein weiterer wichtiger Aspekt der Kostenkontrolle ist das effektivere Management und die Nutzung der verfügbaren Ressourcen. Dies beseitigt Probleme wie Überkapazitäten oder die Unterauslastung von Materialien oder Arbeitskräften.
• Effektiveres Risikomanagement. Finanzielle Risiken sind in jedem Projekt unvermeidlich, aber die Kostenkontrolle macht es möglich, diese zu identifizieren und anzugehen. Unvorhergesehene Probleme können kostspielig sein, daher ist es vorteilhaft, sich auf diese Möglichkeiten vorzubereiten.
• Chancen für langfristiges Wachstum. Wenn Ressourcen und Budgets gut verwaltet werden, können überschüssige Mittel in das Projekt oder andere Bereiche des Unternehmens reinvestiert werden. Dies könnte zusätzliche Schulungen oder Rekrutierungen des Teams, die Entwicklung neuer Projekte oder den Eintritt in neue Märkte umfassen.

Best Practices für die Kostenkontrolle

Die Planung und Festlegung von Zielen vor der Budgetierung ist entscheidend. Darüber hinaus gibt es mehrere Best Practices, die die Kostenkontrolle erfolgreicher machen, darunter:

• Überwachung von Key Performance Indicators (KPIs). Mit im Voraus festgelegten Zielen sollte der Fortschritt während des Projekts überprüft werden. Diese können dann mit den Meilenstein-KPIs gemessen werden, um festzustellen, ob die Kosten und andere Elemente des Projekts noch auf Kurs sind oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen.
• Optimierung interner Prozesse. Neben den Kosten sollten auch die Prozesse häufig überprüft werden. Dies kann unnötige Aufgaben oder Schritte identifizieren, die entfernt werden können, um Zeit und Geld zu sparen. Das Verständnis, wo Teammitglieder oder andere Ressourcen nicht effektiv genutzt werden, kann ebenfalls Kosten sparen.
• Implementierung von Automatisierung, wo möglich. Der Einsatz von Technologie in neuen Bereichen des Projekts kann Zeit für Teammitglieder freisetzen, um an wichtigeren Aufgaben zu arbeiten. Automatisierung kann auch Echtzeiteinblicke in die Kosten des Projekts bieten und Bereiche möglicher Überschreitungen oder geschätzter Budgetprobleme kennzeichnen, bevor sie auftreten, sodass Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können.

Planen Sie Projekte, organisieren Sie Ihr Team und ermöglichen Sie eine bessere Kommunikation mit Projektmanagement-Software.