Was ist kollaborative Projektplanung?
Kollaborative Projektplanung ist Projektmanagement, das vom Team und nicht von einem dedizierten Projektmanager geleitet wird. Es ist eine Methode, die verwendet wird, um verteilte Teamarbeit zu planen und zu koordinieren. Wenn hierarchische Barrieren entfernt werden und das Team die richtige Projektmanagement-Software verwendet, werden Entscheidungen effizienter getroffen.
Diese Methode ist eine inklusive Projektplanungstechnik, die jedem Teammitglied die Möglichkeit gibt, wichtige Entscheidungen zu treffen. Da die kollaborative Projektplanung eine teamzentrierte Projektplanungsstrategie ist, die unterschiedliche Perspektiven nutzt und die Notwendigkeit eines traditionellen Projektmanagers eliminiert, ist sie ein effektiver Ansatz in verschiedenen Branchen und Organisationen.
Vorteile der kollaborativen Projektplanung
Kollaborative Projektplanung ist ein innovativer Prozess, der besonders für kleinere Unternehmen mit eng zusammenarbeitenden Teams von Vorteil ist. Einige der wichtigsten Vorteile, die die kollaborative Projektplanung Organisationen bringen kann, sind:
- Überwindet Abteilungsgrenzen. Beseitigt die Notwendigkeit, dass Projektmanager Projekte hinter verschlossenen Türen planen. Teammitglieder müssen nicht auf Anweisungen warten und sind von Anfang bis Ende in den Planungsprozess eingebunden.
- Steigert die Produktivität. Die Zusammenarbeit bei der Projektplanung gibt den Teammitgliedern ein solides Verständnis ihrer Rolle und ihrer Verantwortlichkeiten im Projekt. Klare Erwartungen und Ziele in Kombination mit Zusammenarbeit helfen den Mitarbeitern, qualitativ hochwertigere Arbeit schneller und effizienter zu leisten.
- Erhöht die Innovation. Teammitglieder neigen dazu, externe Stakeholder wie Freiberufler, Partner, Kunden, Lieferanten und mehr in den Prozess einzubeziehen. Die Diskussion von Elementen mit externen Stakeholdern bringt unterschiedliche Perspektiven in den Prozess ein, was zu Innovation führt.
- Bessere Kommunikation. Wenn Teams Projekte auf gleicher Augenhöhe planen, fließen Ideen frei und die Kommunikation wird ehrlicher und effizienter. Problemlösungen sind einfacher, wenn das gesamte Team zusammenarbeitet und als Einheit agiert.
Grundlegende Elemente der kollaborativen Projektplanung
Kollaborative Projektplanung umfasst ähnliche Elemente wie die traditionelle Projektplanung. Der Hauptunterschied liegt in der Betonung der effektiven Kommunikation. Hier sind die grundlegenden Elemente der kollaborativen Projektplanung:
- Projektumfangserklärung: Umreißt die Grundlage der Projektplanung. Der Umfang ist der Ort, an dem wichtige Projektdetails, grundlegende Schritte und Anforderungen skizziert werden.
- Liste der Liefergegenstände und Fälligkeitstermine: Das Team skizziert alle notwendigen Elemente, Meilensteine und Fälligkeitstermine. Hier wird das Team Aufgaben aufteilen und jedem Mitglied zuweisen.
- Projektzeitplan: Der Zeitplan skizziert, wann Aufgaben und das endgültige Projekt abgeschlossen werden. Er sollte mögliche Verzögerungen berücksichtigen und klar Start- und Enddaten für jede Aufgabe definieren.
- Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten: Die Spezifizierung von Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied hält alle verantwortlich und auf Kurs, um ihren Teil des Projekts rechtzeitig abzuschließen.
- Ressourcenzuweisung: Teams weisen Ressourcen, Zeit und Budget zu, um das Projekt auf die effizienteste Weise abzuschließen.
- Kommunikationsplan: Umreißt, wie Teammitglieder während des Projekts miteinander kommunizieren werden. Er wird auch umreißen, wer wem berichtet, wann diese Berichte fällig sind und wo Projektinformationen und Wissen gespeichert werden.
Best Practices für kollaborative Projektplanung
Kollaborative Projektplanung erfordert Systeme für klare Kommunikation und ordnungsgemäße Organisation. Um die Vorteile zu nutzen, sollten Unternehmen die folgenden Best Practices einhalten:
- Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge: Kollaborative Projektplanungssoftware ist notwendig, um Kommunikation und Organisation innerhalb von internen und verteilten Teams zu ermöglichen. Richtige Werkzeuge schaffen einen Raum für Brainstorming-Diskussionen, Aufgabenmanagement, Ressourcenmanagement, Kalender und mehr. Diese Werkzeuge ermöglichen es Teams, Projekte gemeinsam zu planen, ohne einen Projektmanager zu benötigen.
- Dezentralisieren Sie den Wissensaustausch: Kollaborative Planung erfordert, dass Wissen offen und für das gesamte Team verfügbar ist. Wenn Teammitglieder Materialien von anderen anfordern müssen, um Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zu erledigen, gehen einige Vorteile durch das Warten verloren. Informationen sollten für Teammitglieder leicht zugänglich sein, um eine reibungslose Projektplanung zu gewährleisten.
- Ermutigen und belohnen Sie Ehrlichkeit: Wahrhaftigkeit ist entscheidend für die Zusammenarbeit in jedem Format. Die Förderung der Ehrlichkeit der Mitarbeiter über Probleme, die während des Projektplanungsprozesses auftreten, führt zu besserer Kommunikation und Zusammenarbeit. Wenn Mitarbeiter keine Angst haben, sich zu äußern, können Probleme, die den Fortschritt behindern, gelöst werden, bevor sie auftreten, und Teams können gemeinsam die besten Lösungen erarbeiten.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
