Abrechenbare Stunden

Was sind abrechenbare Stunden?

Abrechenbare Stunden sind die gesamte Zeit, die für Projekte oder Aufgaben aufgewendet wird, die einem Kunden oder Klienten in Rechnung gestellt werden können. Sie werden am häufigsten in Dienstleistungsbranchen wie Recht und Beratung verwendet.

Typischerweise bezieht sich die unter abrechenbaren Stunden geleistete Arbeit auf ein spezifisches Kundenprojekt, für das der Kunde entschädigen muss. Zeiterfassungssoftware wird oft verwendet, um diese Stunden für interne Zeitmanagementzwecke zu erfassen und den Kunden die aufgewendete Zeit für ihre Projekte und die daraus resultierenden Kosten mitzuteilen.

Die meisten Unternehmen, die abrechenbare Stunden verwenden, arbeiten hauptsächlich unter nicht abrechenbaren Stunden für alltägliche Aufgaben wie Verwaltung, Marketing, Vertrieb oder Schulungsverantwortlichkeiten. Diese Projekte kommen allen Kunden des Unternehmens zugute, daher werden sie niemandem individuell in Rechnung gestellt.

Arten von abrechenbaren Stunden

Jedes Unternehmen entscheidet, welche Art von Arbeit einem Kunden in Rechnung gestellt wird und welche nicht. In den meisten professionellen Branchen umfasst die unter abrechenbaren Stunden geleistete Arbeit:

• Kundenkorrespondenz: Jede Zeit, die für E-Mails, Telefonate oder Meetings mit einem bestimmten Kunden aufgewendet wird, wird wahrscheinlich diesem in Rechnung gestellt.
• Projektforschung: Wenn ein Mitarbeiter im Auftrag des Kunden und seines Projekts recherchiert, werden die dafür aufgewendeten Stunden in der Regel abrechenbar sein.
• Projektüberarbeitungen: Wenn ein Kunde Änderungen an einem Aspekt seines Projekts benötigt, können diese Stunden in Rechnung gestellt werden. Einige Änderungen können im Projektumfang enthalten sein, wie z.B. zwei Runden von Überarbeitungen für ein Website-Redesign. Alles, was über das vertraglich festgelegte Limit hinausgeht, wird zu einem vereinbarten Stundensatz in Rechnung gestellt.

Grundlegende Elemente der Erfassung abrechenbarer Stunden

Die meisten Zeiterfassungssoftware verfügt über Funktionen zur Erfassung abrechenbarer Stunden und zur Übermittlung dieser Informationen an einen Kunden über Abrechnungstools. Der Standardprozess zur Berechnung und Erfassung abrechenbarer Stunden ist wie folgt:

• Festlegung eines Stundensatzes: Beide Parteien sollten sich im Anfangsvertrag auf den Satz für jede abrechenbare Stunde einigen, einschließlich Diskussionen über alle Anforderungen. Dazu gehört, dem Kunden die geschätzten abrechenbaren Stunden mitzuteilen, bevor mit dem Projekt fortgefahren wird, um ihm zu helfen, effektiver zu budgetieren.
• Erfassung der Stunden, die für Kundenarbeit aufgewendet werden: Jede Zeit, die ein Mitarbeiter mit etwas im Zusammenhang mit einem Kundenprojekt verbringt, sollte protokolliert werden.
• Summierung der abrechenbaren Stunden: Sobald die Projektarbeit für den Abrechnungszeitraum (in der Regel monatlich) abgeschlossen ist, müssen die Gesamtstunden berechnet und mit dem stündlichen Abrechnungssatz multipliziert werden.
• Hinzufügen der Gebühren zur nächsten Rechnung des Kunden: Die gesamten abrechenbaren Stunden für den gegebenen Zeitraum sollten dem Kunden zusätzlich zu jedem anderen festen Betrag in Rechnung gestellt werden.

Vorteile von abrechenbaren Stunden

Es gibt viele Vorteile, abrechenbare Stunden innerhalb eines Unternehmens zu erfassen. Dazu gehören:

• Bessere Bewertung von Kundenprojekten: Es ist wichtig, die auf einzelne Kunden und alle Projekte innerhalb eines Teams aufgewendete Zeit zu kennen. Dies gibt dem Management und den Vertriebsteams genauere Daten für die Prognose zukünftiger Projekte, die Verfügbarkeit des Teams und ob mehr Ressourcen wie zusätzliches Personal für das Wachstum benötigt werden.
• Genauere Abrechnung: Die Erfassung abrechenbarer Stunden bedeutet, dass es keine Vermutungen mehr gibt, wenn Rechnungen für die aufgewendeten Stunden an Kunden gestellt werden. Es gibt ein Zeitprotokoll, das das Vertrauen der Kunden gewinnt und dem Team hilft, auf Kurs zu bleiben.
• Einblick in die Rentabilität: Es ist leicht, länger als nötig an Kundenprojekten zu arbeiten, aber das kann schnell dazu führen, dass Kunden mehr bekommen, als sie bezahlt haben. Die Abrechnung für abrechenbare Stunden bedeutet, dass das Unternehmen immer Geld für jede aufgewendete Arbeit an einzelnen Projekten verdient.
• Verbesserung des Teammanagements: Die Erfassung von Stunden bedeutet, dass Projektmanager leicht sehen können, wer möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigt oder Raum hat, mehr Arbeit zu übernehmen. Dies macht die Verteilung der Arbeitslast effizienter und hält die Mitarbeiter zufrieden.

Best Practices für abrechenbare Stunden

Nicht jede Aufgabe, die an einem Tag erledigt wird, ist abrechenbar. Es gibt mehrere Best Practices für abrechenbare Stunden, um Teams effizienter zu machen und zusätzliches Einkommen zu generieren. Diese sind:

• Gruppierung nicht abrechenbarer Arbeiten: Ablenkungen können schnell in die Zeit für abrechenbare Arbeiten eingreifen und weniger Zeit am Tag für die Erledigung dieser Aufgaben lassen. Wenn man nicht abrechenbare Notwendigkeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt am Tag erledigt, können sie leicht von einer To-Do-Liste abgehakt werden, sodass die restliche Zeit eines Mitarbeiters für abrechenbare Arbeiten bleibt.
• Automatisierung oder Delegation nicht abrechenbarer Aufgaben: Alternativ können Manager nicht abrechenbare Aufgaben an andere Mitarbeiter delegieren oder bestimmte administrative Aufgaben automatisieren. Dies ist besonders hilfreich für diejenigen, die möglicherweise jünger sind und einen niedrigeren stündlichen Abrechnungssatz haben, sodass abrechenbare Aufgaben an erfahrenere Mitarbeiter vergeben werden können, die mehr pro Stunde berechnen können.
• Erfassung abrechenbarer Stunden in Echtzeit: Es ist leicht zu vergessen, was jede Minute des Tages passiert ist, wenn man die Zeit vor dem Feierabend protokolliert. Stattdessen sollten die Mitarbeiter ermutigt werden, abrechenbare Stunden zu erfassen, während sie daran arbeiten. Dies hält die Protokolle sowohl für interne Teams als auch für den Kunden genauer.
• Notierung von Abrechnungsbeschreibungen: Das Hinzufügen von Notizen zu jeder abrechenbaren Aufgabe bedeutet oft, dass Kunden diese Gebühren auf ihrer nächsten Rechnung weniger wahrscheinlich anfechten. Anstatt „zweistündiges Gespräch“, sind Notizen wie „zweistündiges Gespräch zur Besprechung des bevorstehenden Sorgerechtsvorverfahrens“ hilfreicher für den Kunden, um sich daran zu erinnern, wofür diese Gebühren waren.

Erfassen Sie die Arbeitszeit der Mitarbeiter über Kundenprojekte und Rechnungen genauer mit spezieller Abrechnungssoftware, die sich in Ihre Zeiterfassungssysteme integriert.