Was ist ein Anlagenregister?
Ein Anlagenregister ist eine fortlaufende, detaillierte Liste aller Vermögenswerte, die ein Unternehmen kontrolliert. Dazu gehören sowohl physische als auch digitale Vermögenswerte, die mit den Geschäftstätigkeiten des Unternehmens in Verbindung stehen.
Das Ziel des Registers ist es, Unternehmen zu ermöglichen, die von ihnen gehaltenen Vermögenswerte einfach zu organisieren und zu verwalten, indem sie Aufzeichnungen über den finanziellen Aspekt dieser Vermögenswerte und alle wichtigen nicht-finanziellen Details führen. Das Register kann auch Wartungspläne enthalten, um die Lebensdauer der gehaltenen Vermögenswerte zu verlängern.
Mittelgroße bis große Unternehmen verwenden typischerweise Enterprise Asset Management (EAM) Software, um Informationen über ihre Vermögenswerte zu dokumentieren. Diese Tools messen die Leistung und Nutzung von Vermögenswerten und verfolgen Lebenszyklusinformationen, die Geld bei Reparaturen oder Ersatz sparen können.
Arten von Anlagenregistern
Für kleine Unternehmen ist ein einziges Anlagenregister, das Informationen über jeden gehaltenen Vermögenswert enthält, normalerweise ausreichend. Größere Unternehmen mit mehr Vermögenswerten organisieren ihre Register in der Regel nach Vermögensart. Diese könnten umfassen:
- Digitale Vermögenswerte. Nicht jedes Unternehmen hat umfangreiche digitale Vermögenswerte, aber alles, was das Unternehmen hat, sollte verfolgt werden. Beispiele sind Bild- oder Audiomarketingdateien, Dokumentationen für Prozesse oder Produkte und Dienstleistungen oder sogar Vermögenswerte wie Kryptowährungen oder Non-Fungible Tokens (NFTs).
- Einrichtungen und Immobilien. Physische Räume wie Büros oder Lagerhäuser sollten aufgelistet werden. Fahrzeuge zählen ebenfalls dazu, zusammen mit allen anderen physischen Eigentümern des Unternehmens, wie Möbel, Ausrüstung oder Maschinen.
- Informationen. Jegliche Dokumentation, sowohl digital als auch gedruckt, sollte zu diesem Registertyp hinzugefügt werden. Es sollte beachtet werden, dass einige dieser Vermögenswerte auch unter die Kategorie der digitalen Vermögenswerte fallen können.
- IT. Sowohl Software als auch Hardware, die im gesamten Unternehmen verwendet wird, muss in einem IT-Register erfasst werden. Dies kann Computer, Smartphones oder Tablets umfassen.
Grundlegende Elemente von Anlagenregistern
Da das Ziel eines Anlagenregisters darin besteht, Unternehmen organisiert zu halten, sollten bestimmte Informationen immer im Register geführt werden.
- Eine Beschreibung der Vermögenswerte ist eine kurze Zusammenfassung dessen, was der Vermögenswert ist. Sie identifiziert den Vermögenswert leicht als wesentlich oder nicht. Bilder sollten ebenfalls enthalten sein, wenn das EAM-System visuelle Darstellungen verarbeiten kann. Details über die Form des Vermögenswerts können ebenfalls vermerkt werden, z. B. ob es sich um eine digitale oder physische Datei handelt.
- Barcodes, Seriennummern von Vermögenswerten oder andere eindeutige Identifikationsmerkmale sollten immer im Anlagenregister enthalten sein, um Verluste zu verhindern.
- Das Kaufdatum und der Preis informieren viele andere Teile des Registers, wie Lebenszyklusprognosen und Wert.
- Der Standort sowohl physischer als auch digitaler Vermögenswerte sollte zur einfachen Wartung vermerkt werden.
- Garantie- und Versicherungsinformationen sowie alle Details zu Richtlinien, die mit dem Vermögenswert verbunden sind, sollten in der Vermögensakte im Register aufgezeichnet werden.
- Die Namen der Eigentümer und Benutzer sind möglicherweise nicht für jeden Vermögenswert im Register anwendbar, sollten jedoch aufgezeichnet werden, wenn eine bestimmte Person oder Gruppe von Personen im Unternehmen die Kontrolle über einen bestimmten Vermögenswert hat.
- Abschreibungsprognosen geben Unternehmen Zeit zu entscheiden, ob oder wann sie einen Vermögenswert verkaufen sollten, um Kosten wieder hereinzuholen oder Verluste zu minimieren.
- Wartungsplan-Details sollten ebenfalls im Register enthalten sein. Häufige Überprüfungen und Wartungen verlängern die Nutzungsdauer eines Vermögenswerts und sparen letztendlich Geld.
- Der geschätzte aktuelle und Wiederverkaufswert der Vermögenswerte sollte aufbewahrt werden, falls das Unternehmen sie verkaufen möchte.
Vorteile von Anlagenregistern
Die Aufbewahrung von Informationen über Vermögenswerte an einem einzigen Ort spart erheblich Zeit und Geld. Über die Aufrechterhaltung organisierter Aufzeichnungen hinaus können Anlagenregister:
- Audits vereinfachen. Ob das Audit extern oder intern ist, die Bereitstellung von Details zu jedem Vermögenswert an einem Ort vereinfacht die Arbeit der Prüfer.
- Die Wartung von Vermögenswerten verbessern. Alle Vermögenswerte sollten im Laufe des Jahres ein gewisses Maß an Pflege erhalten. Die Erstellung eines Plans und die kontinuierliche Überwachung des Zustands der Vermögenswerte können finanzielle Verschwendung durch kostspielige Reparaturen oder Ersatz reduzieren.
- Diebstahl und Verlust reduzieren. Diebstahl am Arbeitsplatz ist nicht ungewöhnlich, und ohne ein Anlagenregister ist es einfach, dass etwas fehlt. Ein vollständiger und genauer Satz von Informationen über alle Vermögenswerte im Unternehmen mindert Verluste und bietet bei Bedarf eine Prüfspur.
Best Practices für Anlagenregister
Organisationen haben viele Möglichkeiten, ihr eigenes Anlagenregister zu erstellen. Um eine einfache, genaue Informationssammlung zu gewährleisten, sollten Register:
- Dedizierte Software verwenden. Tabellenkalkulationen sind ein guter Anfang, aber sobald ein Unternehmen mehr Vermögenswerte zu verwalten hat, macht die Verwendung von EAM-Software den Prozess viel einfacher. Diese Tools verhindern menschliche Fehler und halten Informationen in einer kohärenten Reihenfolge.
- Ähnliche Vermögenswerte zusammenfassen. Ob mit mehreren Registern oder einem einzigen System, das Sammeln von Vermögenswerten, die einander ähneln, in einem Abschnitt der Datenbank erleichtert die Organisation und Aktualisierung.
- Das Register häufig aktualisieren. Führen Sie eine fortlaufende Liste von Vermögenswerten, die noch im Register verfolgt werden müssen, und überprüfen Sie regelmäßig jeden bereits aufgeführten Vermögenswert. Aktualisieren Sie Informationen wie Beschreibungen oder Standorte, insbesondere wenn die Vermögenswerte an einen anderen Ort verlegt wurden oder sich seit der letzten Überprüfung in einem merklich abgeschriebenen Zustand befinden.
Stellen Sie sicher, dass jedes Vermögenswert im Laufe des Jahres mit Audit-Management-Software erfasst wird.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
