Was ist ein Genehmigungs-Workflow?
Ein Genehmigungs-Workflow ist eine logische Abfolge von Aktivitäten, um Aufgaben oder Daten in einer Organisation zu optimieren. Genehmigungs-Workflows sind insofern besonders, als sie den Prozess unterbrechen, bis eine bestimmte Person die Daten genehmigt hat.
Je nach Prozess werden Genehmigungen häufig von Managern oder Qualitätssicherungs- (QA) Führungskräften erteilt. Ein Rechnungsfreigabe-Workflow ist ein hervorragendes Beispiel für einen Genehmigungs-Workflow. Er kann einen direkten Vorgesetzten und ein Mitglied des Finanzteams einbeziehen, um sicherzustellen, dass der Prozess der Rechnungsrückerstattung reibungslos abgeschlossen wird.
Je nach Umfang des Projekts und der Organisation variiert der Genehmigungs-Workflow erheblich. Es kann so wenige oder so viele Prozesse und Genehmigungspunkte geben, wie nötig. Aber mindestens eine Genehmigung ist erforderlich, bevor etwas live geht, in Produktion geht oder anderweitig als abgeschlossen gilt.
Ein Genehmigungs-Workflow ist ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftsabläufe. Mit den richtigen Workflow-Management-Tools hilft er Unternehmen, die häufigsten Aufgaben zu automatisieren. Ein Genehmigungssystem ermöglicht es den Genehmigern, jede bestimmte Aufgabe zu überprüfen und Feedback zu geben, bevor eine Person sie abschließt.
Warum ist ein Genehmigungs-Workflow-Prozess wichtig?
Egal wie groß oder klein eine Organisation ist, sie verwendet wahrscheinlich ein Team, um die Vielzahl von Geschäftsprozessen zu bewältigen, die notwendig sind, um das Unternehmen reibungslos am Laufen zu halten. Eine Möglichkeit, die Effizienz zu maximieren, Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu steigern, besteht darin, einen Genehmigungs-Workflow zu erstellen.
Genehmigungs-Workflows sind das Lebenselixier jedes Prozesses. Ob für die Bearbeitung von Ausgaben oder die Genehmigung von Urlaubszeiten, ein Genehmigungs-Workflow ist immer erforderlich. Er hilft auch den Teammitgliedern, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass keine schwerwiegenden Fehler gemacht werden.
Ein Genehmigungs-Workflow-Prozess, der korrekt funktioniert, hält Aufgaben in einem Fluss durch eine Pipeline. Dieses System ermöglicht es Unternehmen, Multitasking zu betreiben und Engpässe zu vermeiden. Es bietet auch mehr Transparenz mit Prüfpfaden, um Genehmigungsschritte nachzuverfolgen, und ermöglicht es Einzelpersonen, Genehmigungsanfragen mit dem zuständigen Genehmiger nachzuverfolgen.
Unternehmen können einen manuellen Genehmigungsprozess entwerfen, bei dem Mitarbeiter vordefinierte Verfahren befolgen und manuell ihren Fortschritt aufzeichnen. Manuelle Genehmigungsmethoden sind zeitaufwendig und mühsam, was zu verspäteten Lieferungen und fehlenden Zahlungen führen kann.
Infolgedessen haben viele Unternehmen auf einen automatisierten Genehmigungsprozess umgestellt. Unternehmen verwenden Workflow-Management-Software, um personalisierte Workflow-Automatisierungen zu entwerfen, die Benutzer durch die Überprüfung der Aufgabenerfüllung und Genehmigung führen. Solche Genehmigungssoftware verwendet benutzerdefinierte Vorlagen für verschiedene Workflows wie Bestellungen, Rückerstattungsanfragen und Projektvorschläge.
Die Hauptvorteile eines automatisierten Workflows sind Zeitersparnis, erhöhte Effizienz und Prozessstandardisierung. Zu den beliebten Workflow-Softwarelösungen gehören Microsoft Sharepoint, Kissflow und Asana, unter anderem.
Arten von Genehmigungs-Workflows
Genehmigungs-Workflows sind eine der besten Praktiken, die von vielen Organisationen für eine höhere Effizienz befolgt werden. Diese Aktivitäten halten den Fluss aufrecht und verhindern Verzögerungen in einem Projekt, da sie unvermeidlich sind. Genehmigungen stellen sicher, dass alle wichtigen Details besprochen und von den Stakeholdern genehmigt werden, bevor sie umgesetzt werden.
Unternehmen haben mehrere Arten von Genehmigungs-Workflows zur Auswahl.
1. Prozess-Workflow
Die häufigste Form des Workflows ist ein Prozess-Workflow. Er ist für Aufgaben gedacht, die vorhersehbar und wiederholbar sind. Prozess-Workflows sind ideal für Projekte, bei denen das Team das gewünschte Ergebnis identifiziert hat und einen klaren Weg zu folgen hat. Ein Dokumentenmanagement-Workflow ist ein hervorragendes Beispiel für einen Prozess-Workflow. Er wird hauptsächlich verwendet, um Organisationen bei der Verarbeitung von Dokumenten zu unterstützen.
2. Projekt-Workflow
Projekt-Workflows sind flexibler als Prozess-Workflows, da sie einem definierten Kurs folgen. Projekt-Workflows eignen sich am besten für Aufgaben mit einem definierten Ziel, aber einem unklaren Weg, um es zu erreichen. Dazu gehören kreative oder halb-kreative Projekte, bei denen das beabsichtigte Ergebnis bekannt ist, die Methoden, um dorthin zu gelangen, jedoch zur Diskussion stehen.
Ein Marketingkampagnen-Workflow ist ein hervorragendes Beispiel für einen Projekt-Workflow. Marketingkampagnen folgen einem definierten Ziel: eine erfolgreiche Marketingkampagne zu entwickeln, die die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) erfüllt. Bestimmte Schritte in einer Marketingkampagne müssen möglicherweise mehrmals befolgt werden, bevor das Projekt abgeschlossen ist.
3. Fall-Workflow
Ein Fall-Workflow, auch als investigativer Workflow bekannt, eignet sich am besten für Fälle, in denen es keinen offensichtlichen Weg gibt. Es kann von Anfang an ein klares Ziel geben, aber Einzelpersonen wissen möglicherweise nicht, wie sie es erreichen sollen, bis weitere Informationen vorliegen.
Ein Versicherungsanspruch ist ein hervorragendes Beispiel für einen Fall-Workflow, bei dem das Ergebnis und die Schritte zur Erreichung des Ergebnisses von den Informationen abhängen, die in jeder Phase des Prozesses offenbart werden.
Elemente eines Genehmigungs-Workflow-Prozesses
Ein Genehmigungsprozess ist alles, was ein Unternehmen verwendet, um Aufgaben für Geschäftsprozesse wie Reiseanfragen und Bestellungen zu genehmigen. Er kann sich auch auf neue Methoden oder Systeme beziehen, die ein Unternehmen einführen möchte. Je besser der Genehmigungs-Workflow, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Abläufe reibungslos weiterlaufen.
Während jeder Genehmigungsprozess je nach Zweck oder den Bedürfnissen des Unternehmens einzigartig sein wird, sind bestimmte Elemente in den meisten Genehmigungs-Workflows vorhanden.
- Einreichung: Einzelpersonen initiieren einen Genehmigungs-Workflow, indem sie Ressourcen oder Materialien (ein Dokument, eine Rechnung oder eine Bestellung) einreichen, die erforderlich sind, um die verschiedenen Schritte des Workflows zu erfüllen. Diese könnten einzigartig für eine Phase sein oder für das gesamte Projekt gelten. Zum Beispiel ist ein abgeschlossener Entwurf die primäre Eingabe in der Einreichungsphase in einem Inhaltsgenehmigungs-Workflow.
- Aufgabenliste: Eine Aufgabenliste zerlegt das übergeordnete Ziel in detaillierte Schritte, damit jeder Mitarbeiter über die Rollen informiert ist und das Team über die Ressourcenverteilung informiert ist.
- Berechtigungsstufen: Festlegen der Autoritätsstufe, die jede Person im Workflow haben sollte. Die meisten Workflow-Softwarelösungen erlauben es Einzelpersonen, Betrachter-, Bearbeiter- oder Administratorrechte zu haben. Dies hilft dem Unternehmen zu verwalten, wer Eingaben ändert, ablehnt oder genehmigt.
- Genehmiger: Da der Genehmigungsprozess von einer anderen Person abhängt, die die Arbeit genehmigt, müssen Teams bestimmen, wer jede Aufgabe abzeichnet. Darüber hinaus müssen sie definieren, wer welche Arbeitselemente auf jeder Ebene genehmigt, wenn der Genehmigungsprozess mehrere Genehmigungsebenen hat.
- Genehmigungsbedingungen: Dies sind die Standards, nach denen eine Einreichung genehmigt oder abgelehnt wird. Die Genehmigungskriterien hängen von der Art der Aufgabe und dem für das Projekt festgelegten Workflow ab. Zum Beispiel können in einem Inhaltsgenehmigungs-Workflow Genehmigungsbedingungen ein „Mindestwortanzahl“ oder „keine grammatikalischen Fehler“ umfassen.
- Benachrichtigungen und Alarme: Die meisten Workflow-Management-Softwarelösungen senden Updates bezüglich eines Einreichungsstatus, um den Prozess zu beschleunigen. Genehmigungs- oder Ablehnungskommentare, Aktualisierungsanfragen oder ein einfacher Status-Update, der Benutzer darüber informiert, dass die Arbeit in die nächste Phase des Workflows übergeht, sind alles Beispiele für automatische Benachrichtigungen. Automatische Benachrichtigungen und E-Mail-Benachrichtigungen garantieren, dass Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden und jeder über den aktuellen Status informiert ist.
Best Practices für Genehmigungs-Workflows
Genehmigungs-Workflows sind eine großartige Möglichkeit, die Effizienz Ihres Teams zu maximieren und unnötige menschliche Fehler zu reduzieren. Agile Teams können Workflow-Automatisierung nutzen, um Änderungen zu genehmigen, während sie erstellt werden.
Hier sind einige Best Practices, die bei der Implementierung eines Genehmigungs-Workflows zu beachten sind.
- Bestimmen Sie innerhalb jedes Teams oder Arbeitsbereichs, wer die Genehmiger sind.
- Optimieren Sie mehrstufige Genehmigungen mit automatisierten Workflow-Vorlagen.
- Identifizieren Sie Redundanzen in den Workflows für einen optimierten Genehmigungsprozess.
- Bereiten Sie sich auf Verzögerungen und Engpässe bei der Aufgabenverteilung vor.
- Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied die Ressourcen hat, die es benötigt, um Aufgaben zu erledigen.
Keerthi Rangan
Keerthi Rangan is a Senior SEO Specialist with a sharp focus on the IT management software market. Formerly a Content Marketing Specialist at G2, Keerthi crafts content that not only simplifies complex IT concepts but also guides organizations toward transformative software solutions. With a background in Python development, she brings a unique blend of technical expertise and strategic insight to her work. Her interests span network automation, blockchain, infrastructure as code (IaC), SaaS, and beyond—always exploring how technology reshapes businesses and how people work. Keerthi’s approach is thoughtful and driven by a quiet curiosity, always seeking the deeper connections between technology, strategy, and growth.
