Wofür wird OpenEnvoy verwendet?

OpenEnvoy fungiert in erster Linie als Technologie zur Automatisierung des Kreditorenprozesses und in einigen spezifischen Fällen der Debitorenbuchhaltung. Es fängt Rechnungen und die entsprechenden unterstützenden Belege aus verschiedenen Quellen wie E-Mail, gemeinsamen Laufwerken, Datenbanken und EDI ab. Die Daten werden dann digitalisiert, strukturiert und dedupliziert. Während dieses Prozesses werden mehrere Prüfungen durchgeführt, einschließlich der Deduplizierung auf Positionsebene, Betrugserkennung und Klassifizierung jedes Feldes. Ein Schritt der natürlichen Sprachverarbeitung ist ebenfalls enthalten, um komplexe beschreibende Texte zu übersetzen und zu strukturieren. Sobald der Datenverarbeitungsschritt, bekannt als "Extraktion", abgeschlossen ist (normalerweise innerhalb von 1 Sekunde), führt das System eine vollständige Finanzprüfung durch, auch als Abgleich oder n-way Match bezeichnet. Dies beinhaltet den Vergleich jedes Elements der Rechnung mit nachgelagerten Lieferinformationen (wie Lagerhausquittungen, Frachtbrief und Zollinformationen) und vorgelagerten Vertragsdokumentationen (wie Verträge, Angebote und Bestellungen). Der Zweck besteht darin sicherzustellen, dass im Falle eines Herstellers der Kunde das genaue Produkt, die Menge und den vereinbarten Preis in Echtzeit erhalten hat. Diese umfassende Prüfung der Ausgaben dauert in der Regel etwa 3 Sekunden, was erheblich schneller und kostengünstiger ist als die traditionellen Methoden, die von großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften verwendet werden. Sobald der Abgleichsprozess abgeschlossen ist, werden verschiedene Aktionen wie Rückstellungen, "OK to Pay"-Genehmigungen und Gutschriften mit der ERP-/Zahlungsplattform synchronisiert. Der gesamte Prozess ist so konzipiert, dass er zu 100 % berührungslos ist, außer in Fällen, in denen eine Genehmigung aus Compliance-Gründen erforderlich ist oder wenn während des Abgleichsprozesses Betrug/Überabrechnung festgestellt wird. Im Gegensatz zu anderen Lösungen auf dem Markt gibt es keine manuellen Korrekturschnittstellen, Vorlagen oder Lieferanten-Onboarding, da es zu 100 % genau (SLA'd) ohne jegliches anfängliches Training ist. Im Durchschnitt amortisiert sich OpenEnvoy innerhalb weniger Monate. Früher war die Implementierung recht schwierig, aber das ist nicht mehr der Fall, da die Zeit bis zum ersten Wert eine Woche beträgt.