Wissensdatenbank-Software speichert und organisiert Informationen über Unternehmen und deren Produkte, Dienstleistungen und Prozesse in einem zentralen Repository, das für den Rest der Organisation zugänglich ist.
Unternehmen nutzen Wissensdatenbanken, um Informationen aus verschiedenen Quellen, wie internen Kommunikationsplattformen oder E-Mail-Software, in eine Selbstbedienungs-Digitallibrary zu bringen, die als einzige Quelle der Wahrheit fungiert. Unternehmen können bestimmen, welche Inhalte sie in der Wissensdatenbank sammeln möchten, wie sie genutzt werden und wer auf die Informationen zugreifen oder sie bearbeiten kann. Die Inhalte können von Schulungsdokumentationen über Projektzeitpläne bis hin zu Besprechungsnotizen und Aktionspunkten reichen. Wissensdatenbanken ermöglichen es den Nutzern, Informationen effektiv zu organisieren und bieten leistungsstarke Suchfunktionen, die den Mitarbeitern helfen, Informationen effizient zu finden und darauf zu vertrauen, dass sie korrekt sind. Wissensdatenbanken können von einem großen Publikum genutzt werden, werden jedoch typischerweise von einer begrenzten Anzahl von Mitwirkenden verwaltet. Zu den Mitwirkenden gehören in der Regel Personen mit mehr Fachwissen oder Aufsicht über bestimmte Themen, wie Fachexperten, Teamleiter und Projektmanager.
Wiki-Produkte sind ebenfalls in dieser Kategorie enthalten, unterscheiden sich jedoch in einigen Punkten von Wissensdatenbank-Tools. Erstens umfasst der in Wikis gespeicherte Inhalt ein breiteres Spektrum an Geschäftsthemen als eine Wissensdatenbank, die sich auf Produkte, Dienstleistungen und Prozesse konzentriert. Darüber hinaus bieten Wikis einen flexiblen Arbeitsbereich, in dem Mitarbeiter zusammenarbeiten können, um Ideen auszuarbeiten, was sie kollaborativer macht. In der Regel hat jeder Mitarbeiter die Freiheit, Inhalte in einem Wiki beizutragen oder zu bearbeiten, im Gegensatz zu Wissensdatenbanken, die einige engagierte Mitwirkende und Redakteure haben, die die Inhalte aktiv verwalten.
Einige Wissensdatenbanken werden als Kontaktcenter-Wissensdatenbank-Software eingesetzt, um Kundendienstmitarbeitern zu helfen, klare und genaue Antworten auf häufig gestellte Fragen zu erhalten. Wissensdatenbank-Softwareprodukte können auch mit Enterprise Content Management (ECM) Systemen integriert werden, um es den Nutzern zu ermöglichen, Materialien in verschiedenen Repositories zu durchsuchen und darauf zuzugreifen.
Um in die Kategorie Wissensdatenbank aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Benutzern ermöglichen, bearbeitbare Artikel zu erstellen
Cloud-Speicherplatz für Inhalte bereitstellen
Benutzern ermöglichen, nach spezifischen Inhalten zu suchen
Ein Tagging- oder Taxonomiesystem zur Sortierung von Artikeln unterstützen
Benutzern ermöglichen, verschiedene Dateitypen hochzuladen oder anzuhängen, wie Audio- und Videodateien, Bilder und externe Links
