Dokumentenerstellungssoftware ermöglicht es Benutzern, datengesteuerte Dokumente zu erstellen, anzupassen, zu bearbeiten und zu produzieren. Diese Plattformen können als PDF-Ersteller und Dokumentengeneratoren fungieren, die Daten aus Drittquellen in Vorlagen einfügen. Dokumentenerstellungsanwendungen können Daten aus einer Vielzahl von Quellsystemen wie CRM, ERP und Speicher nutzen. Dokumentenerstellungsanwendungen sollten die Markenkonsistenz leicht aufrechterhalten und bedingte Formatierungen anbieten. Die durch diese Produkte erstellten Dokumente variieren in ihrer Funktionalität und können Berichte, Formulare, Vorschläge, rechtliche Dokumentationen, Notizen und Verträge umfassen, unter anderem.
Um sich für die Aufnahme in die Kategorie der Dokumentenerstellung zu qualifizieren, muss ein Produkt:
Die Erstellung von textbasierten und grafisch reichhaltigen Dokumenten ermöglichen
Ermöglichen, dass Dokumente in mehreren Formaten gespeichert und exportiert werden
Die Fähigkeit haben, Dokumente zu speichern und zu teilen
Die Möglichkeit bieten, Daten aus Drittsystemen wie ERP oder CRM zu importieren/zusammenzuführen
Dynamische und/oder anpassbare Vorlagen unterstützen
Komplexe Inhaltstypen wie Tabellen, Bilder, Diagramme und benutzerdefinierte Schriftarten unterstützen