Was ist Workforce Management? Wie es die Produktivität steigert

Haben Sie schon einmal gehört, wie ein Mitarbeiter anruft, um seinen Zeitplan zu bestätigen oder das Formular für Urlaubsanträge zu finden? Diese sind häufige Vorkommnisse und heben das Problem der Informationsunzugänglichkeit am Arbeitsplatz hervor.

Mitarbeiter sollten keine Zeit damit verschwenden, sich durch ein Labyrinth von Informationen zu navigieren. Personalabteilungen müssen oft die gleichen Fragen zu Zeitplänen, Urlaubszeiten, Gehaltsabrechnungen und anderen Richtlinien beantworten. Wäre es nicht großartig, wenn all diese Antworten an einem Ort zu finden wären?

Workforce-Management-Lösungen zentralisieren diese Informationen, befähigen Mitarbeiter und rationalisieren HR-Prozesse.

Effektives Workforce Management stellt sicher, dass Ihr Büro, egal wie groß oder in welcher Branche es tätig ist, reibungslos läuft, dass alle Ihre Mitarbeiter die richtigen Werkzeuge und Ressourcen haben, die sie benötigen, dass jeder Zugang zu den gleichen Informationen hat und dass Ihr Team ein positives Kundenerlebnis bietet. 

Wenn Sie ein System integrieren können, das all dies für Sie erledigt, kann es nicht nur Ihre Gewinnspanne positiv beeinflussen, sondern auch den Menschen helfen, die all dies möglich machen. Wenn die Arbeit für Ihre Mitarbeiter vereinfacht und erleichtert wird, kann sich das in großem Maße auszahlen. 

Funktionen von Workforce-Management-Systemen

Workforce Management dreht sich darum, die richtigen Leute mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Es kann auf eine Vielzahl von Mitarbeiterprogrammen angewendet werden. Diese Systeme beziehen sich normalerweise auf viele Aspekte der HR-Verwaltung und werden verwendet, um eine Vielzahl von täglichen Aufgaben zu rationalisieren.

Workforce Management deckt ein breites Spektrum an HR-Bereichen und -Aufgaben ab und bietet Informationen und Daten in Echtzeit. Es ist ein ganzheitlicher Ansatz, der Unternehmen hilft, ihre Belegschaft zu optimieren, Redundanzen zu reduzieren, Diskrepanzen zu lösen und Zeit zu sparen. 

Einige gängige Elemente von WFM-Systemen sind:

• Onboarding: Wenn ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet wird, kann er alle erforderlichen Unterlagen und andere Onboarding-Aufgaben in einem umfassenden System erledigen. Dies ermöglicht es der Personalabteilung, den Status jedes Elements zu automatisieren und zu verfolgen, um das Ressourcenmanagement zu verbessern. 
• Arbeitsbudgetierung: Wenn Sie in der Lage sind, neue Projekte zu planen und die Kapazität bestimmter Teams oder einzelner Mitarbeiter zu bewerten, kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass es richtig besetzt ist, um alle Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Arbeitskosten im Griff zu behalten.
• Prognose: Ein Hauptmerkmal vieler Workforce-Management-Systeme ist die Fähigkeit, den Arbeitskräftebedarf vorherzusagen, was dazu beitragen kann, über- oder unterbesetzte Arbeitstage zu reduzieren. Dies kann verhindern, dass Unternehmen unnötig Überstunden bezahlen, und Ihre Workforce-Planungsstrategie verbessern. 
• Mitarbeiterplanung: Ein WFM-System kann verwendet werden, um Zeitpläne für stündlich oder in Teilzeit arbeitende Mitarbeiter zu erstellen. Es ist entscheidend, dass hier keine Fehler gemacht werden, da sie zu verpassten Schichten, unzufriedenen Mitarbeitern und schlechtem Kundenservice führen können. 
• Zeit und Anwesenheit: WFM-Systeme bieten automatisierte Zeiterfassung und Anwesenheitsüberwachung. Eine genaue Zeiterfassung stellt sicher, dass Mitarbeiter korrekt bezahlt werden und hilft, Bereiche zu identifizieren, in denen der Zeitplan möglicherweise angepasst werden muss.
• Mitarbeiterportal: Viele WFM-Produkte verfügen über integrierte Mitarbeiter-Self-Service-Portale, in denen Mitarbeiter sich einloggen und sehen können, wann sie arbeiten sollen, Urlaub beantragen und ein- und ausstempeln können. 
• Asset-Tracking: Muss Ihr Unternehmen Ressourcen verfolgen, die zwischen Abteilungen oder Teams bewegt werden? Oder was ist mit anderen Gegenständen, wie Fahrzeugen oder Firmenkarten? Diese können alle in WFM-Software erfasst werden.
• Vergütung und Leistungen: Gehaltsabrechnung, Vergütung und Leistungen werden vereinfacht, da alle Arbeits- und Direktdepositinformationen der Mitarbeiter an einem zentralen Ort gespeichert sind.
• Mitarbeiterleistungsmanagement: WFM-Tools können helfen sicherzustellen, dass die Aktivitäten und Ergebnisse der Mitarbeiter bei bestimmten Projekten und Arbeitsaufträgen die Ziele Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation erfüllen.
• Urlaubs- und Abwesenheitsplanung: WFM ermöglicht es HR-Profis und Mitarbeitern, zusammenzuarbeiten, um Abwesenheiten, Urlaube und Freizeit zu beantragen und zu genehmigen. 

Wie man eine Workforce-Management-Strategie erstellt

WFM versteht die Bedürfnisse eines Unternehmens, indem es historische Daten, wie Verkaufszahlen oder Kundenanrufvolumen, betrachtet, um die zukünftige Arbeitsbelastung vorherzusagen. Mit einem Überblick über die bevorstehenden Anforderungen können Unternehmen dann den Personalbedarf prognostizieren. Dies kann die Verwendung von Software mit maschinellem Lernen beinhalten, um Zeitpläne zu erstellen, die der vorhergesagten Arbeitsbelastung entsprechen.

Aber um das Beste aus diesem System herauszuholen, müssen Sie eine robuste Strategie dahinter aufbauen. Andernfalls werden Sie Schwierigkeiten haben, das Maß an Produktivität, Kosteneffizienz und Flexibilität zu erreichen, das erforderlich ist, um ein vollständig organisiertes Unternehmen zu führen. 

Identifizieren Sie Ihre Ziele

Bevor Sie spezifische Funktionen erkunden, identifizieren Sie Ihre wichtigsten Workforce-Management-Ziele. Möchten Sie das Mitarbeiterengagement verbessern, die Arbeitskosten senken oder die Planung vereinfachen? Ein klares Verständnis Ihrer Ziele wird Ihnen helfen, Ihre Strategie und Entscheidungen über die Nutzung des Workforce-Management-Systems zu leiten.

Bringen Sie Ihre Prozesse und Richtlinien in Ordnung

Wenn es um Elemente Ihres Unternehmens geht, wie Mitarbeiterzeit und -anwesenheit, Planung und Urlaub, wenn Sie möchten, dass alles reibungslos läuft, müssen Sie alle Ihre Regeln und Richtlinien standardisieren. So konsistent und transparent wie möglich zu sein, ist entscheidend dafür, dass es fair in Ihrer Organisation angewendet wird. 

Automatisieren Sie die Anwesenheitsverfolgung

In bestimmten Branchen, wie Callcentern, Einzelhandel und Unterhaltung, kann die Anwesenheitsverfolgung und das Wissen, wie viele Personen in Ihrem Team zur Arbeit kommen sollen, den Arbeitstag entscheidend beeinflussen.

Außerdem möchten Sie nicht, dass Ihre Manager unzählige Stunden damit verbringen, ein Arbeitszeitblatt zu erstellen, wenn es wichtigere Aufgaben zu erledigen gibt. Mit so viel Technologie, die uns zur Verfügung steht, macht es keinen Sinn, nicht die Zeit zu investieren, um die Zeiterfassung und Anwesenheitsverfolgung zu automatisieren. Wenn Sie dies tun, haben Ihre HR- und Finanzabteilungen mehr Zeit, ihr Team produktiv zu verwalten. Dies wird auch die Datengenauigkeit verbessern und Gehaltsabrechnungsfehler reduzieren.

Regulieren Sie die Planung

Zu viele Mitarbeiter in einer Schicht können den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens beeinflussen. Um die Kosten-Ertrags-Verhältnisse wirklich zu optimieren, müssen Sie die Planung automatisieren und alte Zeiterfassungsuhren eliminieren. Workforce-Management-Software kann Vorgesetzten und Managern helfen, ihren Arbeitskräftebedarf vorherzusagen, was dies einfacher denn je macht.

Kommunikation und Feedback

Eine erfolgreiche Strategie geht über die bloße Implementierung der Software hinaus. Entwickeln Sie einen Plan, um das Workforce-Management-System den Mitarbeitern zu kommunizieren und ihre Bedenken zu adressieren. Sammeln Sie regelmäßig Feedback, um sicherzustellen, dass das System effektiv genutzt wird und die Bedürfnisse sowohl der Organisation als auch der Belegschaft erfüllt.

Vorteile der Integration von Workforce-Management-Tools

Offensichtlich bieten WFM-Tools eine Vielzahl von Funktionen und Anwendungsfällen, aber Sie sind sich möglicherweise nicht sicher, warum Sie diese Tools in Ihrem Unternehmen nutzen sollten.

Wenn Sie das volle Potenzial eines WFM-Tools ausschöpfen, anstatt sich auf Arbeitszeitblätter und andere veraltete Verfahren zu verlassen, werden Sie einige Vorteile bemerken, wie:

• Erhöhte Sichtbarkeit: WFM-Tools stellen alles an einem Ort bereit, unabhängig davon, welche Ressource oder welchen Prozess Sie überprüfen möchten.
• Modernste Automatisierung: Verabschieden Sie sich von der manuellen Aktualisierung einer langen Liste von Dokumenten, da Workforce-Management-Software Prozesse für Sie automatisieren kann.
• Fehlerfreie Planung: Da der Großteil der WFM-Funktionen auf die Planung ausgerichtet ist, können Sie sich auf die Algorithmen verlassen, um Ihnen Zeit und Ressourcen zu sparen und jegliche Sorge um Unterbesetzung zu eliminieren.
• Echtzeitbewertung: Mit Workforce-Management-Tools müssen Sie nicht bis zum Ende des Quartals, Halbjahres oder Geschäftsjahres warten, um die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu bewerten. Sie können ihre Leistung mit Echtzeitberichten überwachen, sodass nichts überraschend kommt. 
• Besseres Mitarbeiterengagement: Wenn Sie das Mitarbeiterengagement verbessern und die Moral steigern möchten, kann Workforce Management helfen, indem es die Transparenz in allen Abteilungen und Prozessen erhöht. Dies kann auch zu einer besseren Kundenzufriedenheit und einem Anstieg des Kundenservice führen. 
• Reduzierung von Nichtkonformitätsrisiken: Dies ist ein großer Vorteil, wenn Sie in einem größeren Unternehmen arbeiten, da Sie nicht nur lokale Verordnungen und Gewerkschaftsregeln einhalten müssen, sondern auch individuelle Arbeitsverträge und Unternehmensrichtlinien. Jede Lücke in der Compliance kann zu einer teuren Gebühr und anderen damit verbundenen Kosten führen. 

Herausforderungen von Workforce-Management-Lösungen

Obwohl Workforce-Management-Lösungen viele HR-Aufgaben rationalisieren können, gibt es dennoch Herausforderungen zu berücksichtigen. Hier sind einige der häufigsten:

• Die richtige Passform finden: Workforce-Management-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen. Die Auswahl derjenigen, die Ihren spezifischen Bedürfnissen und der Unternehmensgröße entspricht, kann schwierig sein. Es kann auch ein Kostenfaktor zu berücksichtigen sein - eine Lösung zu finden, die Ihr Budget erfüllt und gleichzeitig die benötigten Funktionen bietet, kann ein Balanceakt sein.
• Datenintegration: Workforce-Management-Systeme müssen oft in andere HR-Systeme, wie Gehaltsabrechnung oder Zeiterfassung, integriert werden. Dies kann komplex sein, insbesondere wenn die vorhandenen Systeme veraltet sind oder unterschiedliche Formate verwenden.
• Mitarbeiterakzeptanz:  Neue Software kann störend sein. Die Mitarbeiter für ein neues Workforce-Management-System zu gewinnen, erfordert eine ordnungsgemäße Schulung und die Behebung von Bedenken hinsichtlich Datenschutz oder zusätzlicher Arbeitsbelastung.
• Komplexität der Planung: Arbeitspläne zu erstellen, die die Vorlieben, Fähigkeiten und Geschäftsanforderungen der Mitarbeiter berücksichtigen, kann eine Herausforderung sein, insbesondere für Unternehmen mit stündlichen Arbeitskräften oder mehreren Standorten. Workforce-Management-Software kann diesen Prozess automatisieren, muss jedoch effektiv konfiguriert werden, um Konflikte zu vermeiden und eine ordnungsgemäße Personalbesetzung sicherzustellen.
• Compliance einhalten: Arbeitsgesetze und Vorschriften können kompliziert sein. Workforce-Management-Lösungen können bei der Einhaltung helfen, aber es ist wichtig sicherzustellen, dass das System so eingerichtet ist, dass es den relevanten Richtlinien entspricht und diese aktualisiert, wenn sich die Vorschriften ändern.

Beste Workforce-Management-Software

Diejenigen, die an Workforce-Management-Software interessiert sind, suchen nach einer Anwendung, die ihrem Unternehmen hilft, die Arbeit der Mitarbeiter zu planen, zu verwalten und zu verfolgen, einschließlich Arbeitskräftebedarf, Mitarbeiterpläne und bezahlter Urlaub (PTO). WFM-Software wird häufig verwendet, um den Arbeitskräftebedarf vorherzusagen, Mitarbeiterpläne zu erstellen und zuzuweisen, die Anwesenheit zu verfolgen und die Effizienz zu berichten.

Um in diese Kategorie aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:

• Die Anwesenheit und Kompetenzen der Mitarbeiter verfolgen.
• HR-Profis die Möglichkeit geben, den Arbeitskräftebedarf vorherzusagen und Notfallpläne zu entwickeln.
• Mitarbeiterpläne, Urlaubsanträge und PTO verwalten.
• Berichterstattung über Arbeitsaktivitäten und Workforce-Analysen ermöglichen.

* Unten sind die fünf führenden Workforce-Management-Softwarelösungen aus dem G2 Spring 2024 Grid® Report aufgeführt. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet worden sein.

1. BambooHR

Wenn Ihr kleines oder mittleres Unternehmen die Nutzung von Tabellenkalkulationen übertroffen hat, dann schauen Sie sich BambooHR an. Diese cloudbasierte Anwendung ermöglicht es HR-Profis, alle wesentlichen Mitarbeiterinformationen in einem personalisierten Human Resources Information System (HRIS) zu verfolgen und zu verwalten. 

Was Benutzer am meisten mögen:

„Das Beste an BambooHR für mich ist die Benutzerfreundlichkeit als neuer HR-Profi in einer Solo-HR-Abteilung. Alles ist an einem Ort, funktioniert zusammen und macht es super einfach für Mitarbeiter und mich zu nutzen. Darüber hinaus ist es extrem anpassbar und einfach zu implementieren. Jedes Mal, wenn ich Hilfe benötigte, haben wir sofort eine Antwort erhalten. Ich weiß, wer mein Vertriebsmitarbeiter für Upgrades und Integrationen ist, und ich kann mich immer an sie wenden und weiß, dass ich schnell eine genaue Antwort erhalte."

- BambooHR Review, Tyler T. 

Was Benutzer nicht mögen:

"Es fehlen viele robuste, leistungsstarke Funktionen, soweit ich das beurteilen kann. Zum Beispiel könnte es Funktionen zur Verfügung stellen, um 1:1-Notizen und Fortschrittsverfolgung zu ermöglichen. OKR-Eingaben und Metriken fehlen. Integrationen fehlen."

- BambooHR Review, Kurt A.

2. Rippling

Rippling ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Plattform, die darauf ausgelegt ist, Ihre HR-, IT- und Finanzabteilungen zu rationalisieren. Es bietet ein zentrales Hub, um alles zu verwalten, was mit Ihren Mitarbeitern zu tun hat, von der Einarbeitung bis zur Offboarding und allem dazwischen. 

Was Benutzer am meisten mögen:

„Meine Mitarbeiter lieben das Tool und loben die Benutzerfreundlichkeit bei der Einarbeitung, der Einreichung von Ausgaben und HR-Compliance-Aufgaben. Als Geschäftsinhaber schätze ich es, ein HRIS-System zu haben, das sich wirklich auf das Wesentliche konzentriert, ohne komplexe Schnittstellen und mehrere Schritte, um einfache Aufgaben auszuführen. Ich bin mehrmals pro Woche im System und brauche Einfachheit! Macht weiter so."

- Rippling Review, Jonathan W. 

Was Benutzer nicht mögen:

„Einige der grundlegenden Funktionen erfordern zusätzliche Zeit und Mühe auf einer Fall-zu-Fall-Basis, wie z.B. Organigramme, die viel Vorausplanung in Filtern erfordern, um Teilmengen des Unternehmens anzuzeigen (und selbst mit Filtern keine Datei erstellen, die manipuliert werden kann, um alternative Organisationsstrukturen anzuzeigen).“

- Rippling Review, Patrick D.

3. HROne

HROne ist eine umfassende Workforce-Management-Lösung, die darauf ausgelegt ist, Unternehmen jeder Größe zu befähigen, ihre HR-Operationen zu optimieren. Steigern Sie die Effizienz, senken Sie die Kosten und verbessern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit mit der Funktionssuite von HROne, wie automatisierte Planung, Zeiterfassung und mehr.

Was Benutzer am meisten mögen:

"HRone hat unserem Unternehmen geholfen, unsere Hauptprobleme wie Workforce-, Anwesenheits- und Gehaltsabrechnungsmanagement zu lösen. Die Software ist sehr einfach zu bedienen, und das Beste ist die mobile App, die unterwegs zugänglich ist. Das uns zur Verfügung gestellte Implementierungsteam war sehr sachkundig und unterstützend. Unsere Mitarbeiter nutzen die mobile App jeden Tag, um Funktionen wie Anwesenheitsmarkierung, Urlaubsantrag, Lesen von HR-Richtlinien usw. zu nutzen. Die Software bietet eine einfache Integration mit dem biometrischen Gerät zur Anwesenheitsverfolgung."

- HROne Review, Rupesh K. 

Was Benutzer nicht mögen:

"Während die mobile App für den schnellen Zugriff praktisch ist, sind einige zusätzliche Funktionen, die in der Desktop-Version verfügbar sind, nicht vollständig integriert, was zu einer etwas eingeschränkten Funktionalität auf mobilen Geräten führt."

- HROne Review, Tabassum A.

4. Keka

Keka ist Ihr One-Stop-Shop für intelligenteres Workforce-Management. Automatisieren Sie die Planung, vereinfachen Sie die Zeiterfassung mit mobilen Apps und befähigen Sie Mitarbeiter mit Self-Service-Tools. Gewinnen Sie wertvolle Einblicke, um die Personalbesetzung zu optimieren, die Compliance sicherzustellen und die Kommunikation zu verbessern.

Was Benutzer am meisten mögen:

"Keka ist sehr hilfreich, um alle meine Urlaube und Anwesenheiten zu verfolgen, bei der Gehaltsabrechnung zu helfen und die Geburtstage/Jahrestage der Mitarbeiter zu erinnern. Es ist sehr einfach für den täglichen und häufigen Gebrauch, da seine Benutzeroberfläche sehr einfach ist. Es hilft, Urlaube einfach zu beantragen und macht das Tracking einfach. Es hilft mir auch, die tägliche Aktivität zu verfolgen. Keka bietet auch einfachen Zugriff von überall mit einer Internetverbindung, was die Flexibilität der Fernarbeit ermöglicht und die Notwendigkeit der Installation von Software vor Ort eliminiert."

- Keka Review, Carla M.

Was Benutzer nicht mögen:

"Einige Funktionen funktionieren nicht regelmäßig richtig, wie die Funktion 'Apply for Work From Home', die manchmal nicht das erwartete Datum übernimmt, für das wir uns bewerben möchten. Der Kundenservice ist auch nicht erreichbar."

- Keka Review, Neeraj G.

5. greytHR

greytHR ist darauf ausgelegt, Personalmanagementprozesse zu rationalisieren. Es bietet eine umfassende Suite von Funktionen, um Kern-HR-Funktionen, Gehaltsabrechnungsverarbeitung und Mitarbeiter-Self-Service zu automatisieren, alles in einer benutzerfreundlichen Plattform.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Als Mitarbeiter, der Greythr verwendet, habe ich die Plattform als bahnbrechend im HR-Management empfunden. Die benutzerfreundliche Oberfläche vereinfacht Aufgaben wie Urlaubsanträge und den Zugriff auf Gehaltsdetails. Die Echtzeit-Updates zum Urlaubsstatus sorgen für Transparenz, während die mobile App Flexibilität unterwegs ermöglicht. Der reaktionsschnelle Kundenservice von Greythr trägt zur insgesamt positiven Erfahrung bei. Im Wesentlichen hat Greythr HR-Prozesse nahtlos gemacht, die Effizienz und Benutzerzufriedenheit verbessert. Sehr empfehlenswert für Organisationen, die moderne, effiziente HR-Lösungen priorisieren."

- greytHR Review, jahnavi T.

Was Benutzer nicht mögen:

„Die bereitgestellten Funktionen sind etwas begrenzt und haben nicht das moderne Aussehen und Gefühl im Vergleich zu neueren Lösungen. Das Produkt wirkt weniger ansprechend und es fehlen tiefgehende Anpassungen für Zielsetzungen."

- greytHR Review, Abhay Singh R.

Ein besserer Arbeitsplatz

Egal, ob Sie ein Multi-Millionen-Dollar-Unternehmen oder ein kleines Einzelhandelsgeschäft betreiben, jedes Unternehmen kann von der Implementierung von Workforce Management profitieren. Wenn Sie die Arbeitsbelastung des Managements rationalisieren und gleichzeitig dem gesamten Team mehr Transparenz in Bezug auf die Planung bieten, gewinnen alle – einschließlich Ihrer Kunden.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich 2020 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.