Wie Sie Ihre Zeit mit Workflow-Automatisierungssoftware zurückgewinnen

Die durchschnittliche Arbeitswoche beträgt 40 Stunden, aber wie viel davon verbringen Sie mit sich wiederholenden Aufgaben?

E-Mails senden, Kunden nachfassen, Kampagnen planen. Selbst die glamourösesten „Traumjobs“ sind mit lästigen Arbeiten verbunden. Diese Aufgaben sind zwar langweilig, aber oft entscheidend für Ihren Gesamterfolg im Job. Die Balance zwischen echter Strategiearbeit und dem Erledigen dieser alltäglichen Aufgaben zu finden, kann ein Albtraum sein.

Da die Welt sich in Richtung digitale Transformation und Softwarelösungen für jeden arbeitsbezogenen Bedarf bewegt, hat sich die Workflow-Automatisierung als Antwort auf dieses Problem herauskristallisiert.

Diese Softwarelösungen ermöglichen es Teams, Workflows zu optimieren und die Anzahl der manuellen Aufgaben, die von Ihrem Team verlangt werden, zu reduzieren. Indem Sie diese zeitaufwändigen Workflow-Prozesse beseitigen und sich stattdessen auf automatisierte Prozesse konzentrieren, transformieren Sie Ihren Ansatz im Aufgabenmanagement.

Die Workflow-Automatisierung konzentriert sich darauf, Mitarbeiter von so vielen alltäglichen, wiederholbaren Aufgaben wie möglich zu befreien, damit sie sich auf technischere Arbeiten konzentrieren können. Wenn Sie Mitarbeiter von der Verwaltung dieser Aufgaben entbinden, müssen Sie in Workflow-Management-Software investieren, um den Betrieb im Hintergrund aufrechtzuerhalten. Es ist wichtig, eine leistungsstarke Lösung zu wählen, die in der Lage ist, eine Vielzahl von Aufgaben, Kampagnen und Workflows gleichzeitig zu bewältigen.

Wer nutzt Workflow-Automatisierung?

Nicht alle Workflows können automatisiert werden, aber mit dem schnellen Wachstum von SaaS-Tools und Technologie können die meisten Teams von Workflow-Automatisierungssoftware profitieren. Unternehmen, die annehmen, dass Automatisierungstechnologie ausschließlich für Marketingteams gedacht ist, könnten überrascht sein, wie vielfältig diese Lösungen sind.

Wenn Sie nach einem Produktivitätstrick suchen, der Teams in Ihrem gesamten Unternehmen beeinflussen kann, sollte die Workflow-Automatisierung ganz oben auf Ihrer Liste der Anwärter stehen. Hier ist ein Blick darauf, wie verschiedene Teams die Workflow-Automatisierung zu ihrem Vorteil nutzen können.

Marketing

Workflow-Automatisierung ist eine sehr beliebte Strategie für Marketer, da sie es ihnen ermöglicht, eine Vielzahl von digitalen Marketingkampagnen, Online-Kommunikationen und mehr zu automatisieren.

Viele Marketer kombinieren gerne die Workflow-Automatisierung mit ihrem bestehenden Marketing-Automatisierungsansatz, um ein nahtloses digitales Online-Erlebnis für Ihre Kunden, Leads und Online-Zielgruppen zu schaffen.

Vertrieb

Im Vertrieb ist Zeit Geld. Und wenn Sie da sitzen und sich den Kopf zerbrechen, um herauszufinden, wo Sie die Kundenabwanderung reduzieren können, schauen Sie nicht weiter als auf Ihre eigenen schlechten Prozesse. Organisationen verlieren jährlich 20 bis 30 % des Umsatzes durch ineffiziente Prozesse.

Die Workflow-Automatisierung beseitigt Dutzende kostspieliger Vertriebsfehler, indem sie Vertriebsprozesse automatisiert. Sie ermöglicht es Ihren Vertretern auch, keine Zeit mehr mit sich wiederholenden Aufgaben zu verschwenden und sich stattdessen auf personalisierte, direkte Ansätze für Zielkunden zu konzentrieren. Mit der Vertriebs-Workflow-Automatisierung wird Ihr Team weniger Fehler und mehr Wert sehen.

HR

Die Workflow-Automatisierung ist für große Organisationen unverzichtbar. Wenn Ihr Team wächst, wird es einen Wendepunkt geben, an dem Sie nicht genug HR-Mitarbeiter einstellen können, um die Arbeit manuell zu erledigen.

Workflow-Management-Software ist ein wesentlicher Bestandteil des Technologie-Stacks der Personalabteilung, da sie sich leicht in andere Softwarelösungen integrieren lässt und Automatisierung über mehrere HR-Disziplinen hinweg ermöglicht.

IT

Der Aufstieg der Remote-Arbeit und der digitalen Transformation hat die Art und Weise verändert, wie Unternehmen ihre IT-Abteilungen nutzen. Oftmals verwalten IT-Abteilungen eine Reihe von Prozessen in Bezug auf Unternehmensdaten, Support-Tickets und mehr.

Aufgrund der technischen Natur ihrer Rolle benötigen IT-Fachleute wahrscheinlich mehr als jedes andere Team Workflow-Management-Software.

Finanzen

Viele Finanzteams werden in ihrer Arbeit durch lange Genehmigungsprozesse und die Suche nach den richtigen Personen für ihre Unterschrift aufgehalten. Finanzteams können das Workflow-Management nutzen, um einen vorbestimmten Workflow für jede Aufgabe in der Software festzulegen, mit Genehmigungen und Unterschriften und Prüfungen, die alle in den Zeitplan integriert sind. Dies ermöglicht es ihnen, ihre Aufmerksamkeit auf dringendere finanzielle Angelegenheiten des Unternehmens zu richten.

Beste Workflow-Management-Software

Workflow-Management-Software ist darauf ausgelegt, die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern und die Ressourcennutzung zu optimieren, indem die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Workflows verwaltet werden. Sie kann auch die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen erhöhen. Sie wird oft zusammen mit Projektmanagement-, Marketing-Automatisierungs- und CRM-Software verwendet, um vollständig optimierte digitale Workflows zu erstellen.

* Nachfolgend sind die fünf führenden Marketing-Automatisierungssoftware-Lösungen aus dem G2 Summer 2020 Grid® Report aufgeführt. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet worden sein.

1. monday.com

monday.com ist ein cloudbasiertes Work OS, auf dem Teams in Minuten Workflow-Apps erstellen, um ihre Prozesse, Projekte und alltägliche Arbeit zu verwalten. Teams gestalten ihre Workflows und Projekte ohne Code mit einer Plattform, die sich schnell an wechselnde Bedürfnisse anpasst, Teams von manueller Arbeit befreit und Teams in einem kollaborativen Arbeitsraum verbindet.

Was Benutzer mögen:

„Ich liebe die Flexibilität, was man mit Integrationen und Automatisierungen machen kann, sowie die interaktiven Berichtsdashboards. Wir haben dieses Tool genutzt, um Aufgaben, Projekte und Produkte im Auge zu behalten, als wir zwei Bankinstitute mit mehr als 10.000 Teammitgliedern fusionierten. Das sind viele Änderungen an Systemen, Organigrammen, Abteilungen, und monday.com hat uns durch alles hindurchgeführt.

Wir hatten anfangs Widerstand, weil viele Teammitglieder alles in Excel gemacht haben. Aber als sie merkten, dass sie Excel-Dateien importieren und exportieren konnten, ebnete das den Weg für sie. Jetzt bevorzugen sie monday.com überwältigend.“

– monday.com Review, Christopher O.

Was Benutzer nicht mögen:

„Obwohl es extrem flexibel ist, hat mein Team fünf Board-Layouts durchlaufen, bevor wir eines gefunden haben, das für unsere Teams geeignet war. Die angebotenen Vorlagen sind großartig für das Produktmanagement, aber in unserer Agentur haben sie nicht sehr geholfen. Es muss auch ein besseres Dashboard und mehr Anpassungsmöglichkeiten geben. Nur ein einfaches Postfach scheint nach dem Betrachten anderer Tools nicht genug zu sein.“

– monday.com Review, Josh J.

2. Asana

Asana hilft Teams, ihre Arbeit zu orchestrieren, von täglichen Aufgaben bis hin zu strategischen Initiativen. Mit Asana sind Teams selbstbewusster, bewegen sich schneller und erreichen mehr mit weniger, egal wo sie sich befinden. Verwalten Sie alles von Unternehmenszielen bis hin zu digitaler Transformation, Produkteinführungen und Marketingkampagnen. Asana ermöglicht es Teams, mit Zuversicht ihre ehrgeizigsten Arbeiten von überall aus zu planen, zu organisieren und auszuführen.

Was Benutzer mögen:

„Diese Plattform ist so vielseitig und einfach zu bedienen. Ich nutze sie mit meinen Teams, um größere Projekte, Einzelgespräche und Teamkommunikationen zu verwalten. Wir nutzen auch das Board-Layout für fast jeden Auftragnehmer, mit dem wir arbeiten, um ihren Fortschritt bei bestimmten Projekten von der Einreichung bis zur Fertigstellung zu verfolgen, was äußerst nützlich ist.

Ich habe Projekte erstellt und Mitglieder meines Teams hinzugefügt, die noch nie auf der Plattform waren, und sie können problemlos einsteigen und die Plattform verstehen. Die Einfachheit von Asana ist ihr Wert.“

– Asana Review, Steven J.

Was Benutzer nicht mögen:

„Damit Asana funktioniert, muss ALLES darin sein – keine gekritzelten Notizen auf einem Notizblock und keine einmalige E-Mail. Alles muss zurückkommen, damit die Inhalte konsistent aktualisiert werden. Mein Team war mehr an eine Stift/Papier-To-Do-Liste und E-Mail-Konversationen für jede Aufgabe gewöhnt, daher gab es eine Anpassungsphase.

Wir hatten immer noch viel Erfolg, aber es erforderte ein wenig zusätzlichen Aufwand meinerseits. Wir haben auch das Gefühl, dass einige der integrierten Optionen einfach nicht vielfältig genug sind, um unsere Projekte zu erfassen.“

– Asana Review, Laura A.

3. Laserfiche®

Laserfiche® ist der führende globale Anbieter von intelligentem Content-Management und Geschäftsprozessautomatisierung. Durch leistungsstarke Workflows, elektronische Formulare, Dokumentenmanagement und Analysen eliminiert Laserfiche® manuelle Prozesse und automatisiert sich wiederholende Aufgaben, wodurch die Geschäftsabwicklung beschleunigt wird. Heute innoviert Laserfiche® mit Cloud, maschinellem Lernen und KI, um Organisationen in mehr als 80 Ländern zu ermöglichen, sich in digitale Unternehmen zu verwandeln.

Was Benutzer mögen:

„Einige der besten Funktionen in Laserfiche sind die Möglichkeit, Formulare zu sehen, während sie einen Geschäftsprozess durchlaufen, wer Aufgaben in Instanzen zugewiesen bekommen hat und wer für die nächsten Schritte verantwortlich sein wird. Automatisch generierte E-Mail-Benachrichtigungen und -Kommunikationen haben erheblich geholfen.

Die Möglichkeit, Daten in den Formularen nachzuschlagen und automatisch auszufüllen, hat viele unserer Geschäftsprozesse erheblich verbessert. Die Sicherheitsfunktionen und die Möglichkeit, den Benutzerzugriff über unser Active Directory zu erstellen und zu verwalten, haben unsere Arbeitsbelastung reduziert und die Sicherheit verbessert.“

– Laserfiche Review, Michael Q.

Was Benutzer nicht mögen:

„Nicht jede einzelne Geschäftspraxis, die unsere Organisation in Kraft hat, kann in eine maßgeschneiderte Laserfiche-Lösung passen. Laserfiche ist brillant mit linearen Systemen und obwohl die meisten unserer Prozesse diesem Modell entsprechen, mussten wir auf alternative kreative Ideen zurückgreifen, um andere zu berücksichtigen. Es ist schwierig und bis zu einem gewissen Grad unrealistisch, eine einzige Plattform bereitzustellen, die 'alles kann', aber idealerweise wäre das Ziel, 100 % der Geschäfte mit Laserfiche verwalten zu können.“

– Laserfiche Review, Chelsey H.

4. Kissflow

Kissflow ist die erste einheitliche digitale Arbeitsplatzplattform, die es Ihnen ermöglicht, all Ihre Arbeit an einem Ort zu verwalten. Kissflow wird von über 10.000 Kunden in 160 Ländern genutzt. Die Plattform von Kissflow ermöglicht es allen Geschäftsanwendern, Geschäftsanwendungen zu entdecken, zu erstellen, zu ändern und zu implementieren. Jede Anwendung wird mit schöner, benutzerfreundlicher und moderner Technologie erstellt, um auch nicht-technischen Personen die Erstellung erstaunlicher Anwendungen zu ermöglichen. Kein Codieren oder komplexes Mapping erforderlich.

Was Benutzer mögen:

„Kissflow hat unseren Prozess der Kreditorenbuchhaltung wirklich optimiert. Wir können den Vorgesetzten zeigen, was wir kaufen, damit sie genehmigen oder ablehnen können. Es hat uns auch ermöglicht, die Ausgaben der Mitarbeiter über Erstattungen und Firmenkarten auf detaillierte Weise zu analysieren, was uns ermöglicht hat, Kosten zu senken. Außerdem haben wir verlangt, dass jeder eine detaillierte Menge an Informationen zu jeder Einreichung angibt, damit es kein Hin und Her mehr gibt, wenn versucht wird, Informationen für die Buchhaltung zu finden.“

– Kissflow Review, Catherine M.

Was Benutzer nicht mögen:

„Mit der Zunahme der Kissflow-Nutzung in unserem Unternehmen puffert die Seite immer, was zu Verzögerungen beim Ausfüllen von Formularen führt und somit die gesamte Prozesszykluszeit beeinflusst. Es gibt auch Zeiten, in denen Kissflow nicht reagiert, wenn man durch den Fluss fortschreitet oder das Formular einreicht.

Als Analyst haben wir noch nicht die Integration von Kissflow-Daten mit unseren Cloud-/Server-Datenbanken erkundet, daher verwenden wir derzeit die Web-API, um Daten von Kissflow abzurufen. Das ist ein bisschen mühsam, da die Nutzung unserer Apps hoch ist.“

– Kissflow Review, Erick S.

5. Pipefy

Pipefy ist die Workflow-Management-Software, die Geschäftsprozesse wie Einkauf, Stellenangebote, Kreditorenbuchhaltung und Mitarbeiter-Onboarding mühelos macht, sodass Anforderer, Bearbeiter und Manager effizienter sind. Durch schnell einsetzbare, codefreie, automatisierte Workflows verbessert Pipefy die Geschwindigkeit, erhöht die Sichtbarkeit und liefert qualitativ hochwertigere Ergebnisse ohne die Notwendigkeit einer IT-Implementierung.

Was Benutzer mögen:

„Es ist ein unglaubliches und zugängliches Tool, mit dem ich alle Daten verwalten kann, die ich von meinem internen und externen Team erhalte, indem ich für jedes Produkt, das wir gerade haben, unterschiedliche Prozesse erstelle. Die Plattform bietet zahlreiche Ressourcen zum Verwalten von Workflows, Erstellen von Prozessen und Verstehen des Tools selbst. Ich erhalte alle Unterstützung, die ich brauche, und es geht wirklich schnell! Ich musste noch nie in meinem Leben eine große Menge an Arbeit verwalten und es hat mich wirklich überrascht, dass die richtigen Tools Ihnen wirklich helfen können, zu wachsen.“

– Pipefy Review, Nicole H.

Was Benutzer nicht mögen:

„In Anbetracht all ihrer Funktionen, Integrationen und auch Automatisierungen hat Pipefy einen Mangel an Funktionalitäten und einige Inkonsistenzen, die manchmal schmerzhaft sein können. Es ist nicht möglich, eine mathematische Berechnung in einem Zahlenfeld durchzuführen, aber Sie können diese Funktion auf der Berichtsseite verwenden. Ein weiteres Beispiel, es ist nicht möglich, eine ganze Datenbank mit nur einem Klick zu extrahieren. Es sind nur einige [dieser] Details, die sie in Zukunft beheben sollten.“

– Pipefy Review, Lucas P.

Best Practices für die Workflow-Automatisierung

Workflow-Management-Software kann mit Dashboard-Vorlagen und Berichtsfunktionen ausgestattet sein, aber Sie müssen Zeit in die Einrichtung investieren. Daten aus unserem Summer 2020 G2 Grid®-Bericht für Workflow-Management zeigen, dass es zwischen einem und vier Monaten dauern kann, eine neue Workflow-Softwarelösung vollständig zu implementieren.

Es ist möglich, Ihre Implementierungszeit zu beschleunigen, indem Sie einige Best Practices bei der Einrichtung Ihrer neuen Workflows nutzen. Hier sind vier Best Practices, die Sie bei der Einrichtung Ihrer Workflows berücksichtigen sollten.

Konzentrieren Sie sich zuerst auf Integrationen

Wenn Sie in einem Team arbeiten, das bereits viele SaaS-Produkte nutzt, beginnen Sie mit Integrationen, bevor Sie etwas anderes tun. Viele Workflow-Management-Softwarelösungen sind mit Produktintegrationen ausgestattet, die sich nahtlos in Ihre aktuellen Workflows einfügen.

Die Integration Ihrer Software zuerst bewahrt die Qualität Ihrer Daten und Berichte. In vielen Fällen führt das nachträgliche Hinzufügen von Integrationen dazu, dass historische Berichtsdaten schwanken und subtil inkonsistent werden. Dies untergräbt den Zweck der Automatisierung, da es erfordert, dass Sie die Zahlen manuell anpassen. Vermeiden Sie diesen Kopfschmerz, indem Sie die Integration vor dem Erlernen der Funktionsweise Ihrer Workflow-Management-Software durchführen.

Das Vorantreiben der Produktintegration zuerst ist auch eine großartige Möglichkeit, doppelte Workflows zu vermeiden. Wenn Sie Workflows erstellen, bevor Sie mit Ihren anderen Produkten integrieren, besteht eine gute Chance, dass Sie zurückgehen und Prozesse, Zuweisungen und mehr anpassen müssen. Integrieren Sie, bevor Sie mit dem Erstellen von Prozessen beginnen, und Sie vermeiden garantiert unnötige Einrichtung.

Bauen Sie Ihre Workflows rückwärts auf

Das Erstellen eines Workflows kann selbst mit Software an Ihrer Seite knifflig sein. Es gibt viele Menschen und Prozesse, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Workflows reibungslos ablaufen. Viele Menschen finden es einfacher, all diese Informationen zu handhaben, indem sie mit dem Endergebnis des Projekts beginnen und ihre Workflows von dort aus rückwärts aufbauen. Das Visualisieren des Endprodukts zuerst kann den Menschen helfen, den gesamten Umfang des Projekts zu sehen und wiederum einen besseren Workflow zu erstellen.

Von dort aus können Sie all diese Informationen verwenden, um Berechtigungen, Trigger und Automatisierungen in Ihrer Workflow-Management-Software zu erstellen.

Es ist auch entscheidend, dass Sie Pufferzeit in jeden Schritt des Prozesses einbauen, bevor Sie Ihre Workflows finalisieren. Bauen Sie Zeit ein, um Mitarbeiterurlaube, verpasste Fristen und alles andere zu berücksichtigen, was normalerweise Arbeitsprozesse verlangsamt. Dies stellt sicher, dass selbst diese Ausfallzeiten berücksichtigt werden und alle Ihre Projekte zu ihrem Fälligkeitsdatum starten.

Zentralisieren Sie die Verantwortung für Ihre Workflows

Während Automatisierung das A und O ist, benötigt selbst die beste Workflow-Management-Software jemanden, der das Backend verwaltet.

Einige Schlüsselspieler zu benennen, die die Software lernen und Ihre Workflows erstellen, ist eine großartige Möglichkeit, sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer gewählten Lösung herausholen. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Operationsteams mit der Verwaltung der Workflow-Automatisierung zu beauftragen, da sie bereits eng mit Unternehmensprozessen und Daten arbeiten. Es ist diese Mischung aus Fachwissen, die Operationsteams zur perfekten Wahl für die Verwaltung Ihres Workflow-Automatisierungsprozesses macht.

Die vollständige Kontrolle über die Prozesse einem einzigen Team zu überlassen, ermöglicht es diesen Mitarbeitern auch, zu Fachexperten zu werden. Wenn sie mit dem Produkt vertrauter werden, können sie anderen Abteilungen beim Aufbau schnellerer Workflows helfen. Dies wird dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und Geld zu sparen, da Ihr Team sich mit der Nutzung des Workflow-Automatisierungsprozesses wohler fühlt.

Die Macht der Automatisierung kann Ihnen gehören

Der schwierigste Schritt beim Aufbau einer funktionierenden Workflow-Automatisierungsstrategie ist die Wahl der richtigen Software für Ihre Bedürfnisse.

Überlegen Sie sorgfältig, was Sie automatisieren möchten und welche Teams diesen Prozess nutzen werden, um Sie in die richtige Richtung zu führen. Stellen Sie viele Fragen. Und wie immer, führen Sie ein wenig eigene Recherche durch, bevor Sie sich für eine Softwarelösung entscheiden.

Neugierig auf all die Orte, an denen Sie Workflow-Automatisierung einsetzen können? Schauen Sie sich diese automatisierten Workflows an, die Zeit sparen und den Umsatz steigern.