Als ich ein Kind war und mich zum ersten Mal mit den Feinheiten des Aufsatzschreibens beschäftigte, erhielt ich Ratschläge, wie man am besten jede Art von Aufsatzstruktur aufschlüsselt.

„Stell es dir wie einen Regenschirm vor“, sagte mir mein Englischlehrer. „Beginne groß und allgemein und fokussiere dich dann in jedem folgenden Absatz immer mehr.“

Nun, auch wenn diese Regel nicht in Stein gemeißelt ist, ist sie für Schüler äußerst hilfreich, um eine Aufsatzstruktur zu erstellen und irrelevante Abschweifungen zu vermeiden.

Aber warum sprechen wir über Ratschläge zum Aufsatzschreiben in der sechsten Klasse? Weil diese Regenschirm-Idee auf eine ganze Reihe von Szenarien angewendet werden kann, einschließlich der Projektverwaltung (und Projektmanagement-Software). Insbesondere passt die Regenschirm-Idee gut zu einer Strategie namens „Work Breakdown Structure“.

Stellen Sie sich eine Work Breakdown Structure, auch bekannt als WBS, wie einen Stammbaum vor. Der Stammbaum beginnt mit dem Gesamtprojekt und verzweigt sich dann in verschiedene Äste, die identifizierte Aufgaben und Ergebnisse sind. Diese Äste verzweigen sich in spezifischere Blätter, die diese Ergebnisse den entsprechenden Teammitgliedern zuweisen.

Was ist eine Work Breakdown Structure

Werden wir noch spezifischer.

Eine Work Breakdown Structure ist eine bewusste Methode, um Projektanforderungen in greifbare, handhabbare Einheiten zu zerlegen. Eine gut funktionierende WBS ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Mit einer WBS kann der Projektmanager oder Teamleiter Effizienz, Verantwortlichkeit und Produktivität vorantreiben. Anstatt sich in Details zu verlieren oder ein Projekt ohne ordnungsgemäße Aufsicht zu übernehmen, teilt und erobert eine Work Breakdown Structure.

Leider gibt es keine erkennbare Entstehungsgeschichte für eine Work Breakdown Structure. Das formalisierte Konzept existiert seit den späten 1970er Jahren und wurde von anerkannten Projektmanagement-Vordenkern wie Dr. Harold Kerzner eingeführt. Kerzer nutzte seinen Hintergrund als Ingenieur, um den Gesamtansatz für strategisches Projektmanagement zu systematisieren. Eine effektive Work Breakdown Structure ist schließlich rational und erfordert eine gründliche Analyse.

Der wichtigste Aspekt, den Projektmanager und Teammitglieder in Bezug auf WBS erkennen müssen, ist, dass sie nicht Arbeit aufschlüsselt, sondern Ergebnisse. In diesem Sinne benötigt oder erfordert eine WBS keinen Zeitplan.

Eine WBS ist nicht einfach zu erstellen, aber sie ist entscheidend, um ein Projekt in Gang zu bringen und sicherzustellen, dass das Projekt abgeschlossen wird. Work Breakdown Structures sind schwer zu erstellen, weil sie nicht ganz Projektumfänge sind; noch sind sie Projektvorschläge. Sie erfordern auch eine Menge Planung von allen, die in das Projekt eingebunden werden. Das Format einer WBS ist ebenfalls seltsam ungewohnt; die meisten „To-Do-Listen“ oder Aufgabenverwaltungslösungen enthalten Aktionspunkte wie „Milch kaufen nicht vergessen“ oder „Aufgabe X hängt von Aufgabe Y ab“. Wir werden dies später ausführlich besprechen, aber eine WBS kann, kann nicht aus Verben oder Aktionspunkten bestehen.

Projektmanagement-Jargon für „Arbeit“ unterscheidet sich von der allgemeinen Wahrnehmung des Wortes.

Wichtige Begriffe der Work Breakdown Structure

Wie bei den meisten anderen Dingen beziehen sich die verwalteten Elemente einer WBS auf spezifischen Jargon, der in der Branche anerkannt ist, aber vielleicht nicht bei erstmaligen Projektmanagern oder Projektmanagern, die noch nie eine WBS geschrieben haben.

Arbeit = Das Endergebnis jeder Aktivität. Arbeit bedeutet nicht unbedingt Aufwand.

Ergebnis = Jedes einzigartige, spezifische Produkt oder Ergebnis, das zur Projektfertigstellung zählt.

Arbeitspaket = Die Arbeit, die erforderlich ist, um ein bestimmtes Element oder einen bestimmten Aspekt des Projekts abzuschließen.

Wie erstellen Projektmanager Work Breakdown Structures?

Die allgemeine Methode zur Erstellung von Work Breakdown Structures ist:

Identifizieren und auflisten aller erforderlichen Ergebnisse.
Identifizieren aller Arbeiten, die notwendig sind, um sicherzustellen, dass jedes Ergebnis abgeschlossen wird.
Erstellen von Arbeitspaketen für die in Schritt zwei erwähnte erforderliche Arbeit. Die Arbeitspakete bestehen aus einzelnen Aufgaben und/oder Produkten, die schließlich bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden.

Die Regeln für das Erstellen einer effektiven WBS können variieren, aber solange Sie diesen vier folgen, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Regeln für die Erstellung einer Work Breakdown Structure

Es gibt einige „Regeln“ bei der Erstellung effektiver Work Breakdown Structures. Je nachdem, auf welche Ressource ein Projektmanager zurückgreift, um zu recherchieren, wie man am besten eine WBS erstellt, können die individuellen Details dieser Regeln variieren.

Aber im Wesentlichen gibt es vier Kernregeln: Stellen Sie sicher, dass alle Ergebnisse 100 Prozent der Arbeit ausmachen, stellen Sie sicher, dass alle Elemente sich gegenseitig ausschließen, konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, nicht auf Aktionen, und halten Sie sich an die 8/80-Regel.

Die 100%-Regel

Die WBS sollte 100 Prozent ausmachen. Das bedeutet, dass alle notwendigen Arbeiten, die in der WBS dargestellt werden, nicht mehr als 100 Prozent ausmachen dürfen, oder, was 100 Prozent der Stunden und Ressourcen entspricht, die erforderlich sind, um ein Projekt abzuschließen. Nochmals, um klar zu sein, diese Aufgaben können nur absolut erforderliche Ergebnisse und Produkte sein. Jegliche Arbeiten oder Ergebnisse, die überflüssig oder nicht relevant sind, zählen nicht zu den 100 Prozent. Darüber hinaus muss jede „übergeordnete“ Aufgabe auch der 100%-Regel folgen: Jede „untergeordnete“ Aufgabe, die unter der übergeordneten Aufgabe gebündelt ist, muss 100 Prozent ausmachen.

Gegenseitig ausschließend

Alle Elemente in einer Work Breakdown Structure schließen sich gegenseitig aus. Die Regel der gegenseitigen Ausschließung leitet sich von der 100%-Regel ab. Während der Projektmanager seine WBS entwirft, sollte er alle Unteraufgaben, Ergebnisse oder Aufgaben im Auge behalten, um keine von ihnen zu wiederholen. Wenn ein Ergebnis zweimal in einer WBS aufgeführt ist, würde die WBS gegen die 100%-Regel verstoßen, und diese Ergebnisse könnten leider überlappen, unnötig dupliziert werden oder unter Missverständnissen leiden. Diese Regel der gegenseitigen Ausschließung führt zu Verantwortlichkeit innerhalb des Teams.

Fokus auf Ergebnisse

Ergebnisse und Ergebnisse sind die Elemente, die eine WBS ausmachen. Die WBS enthält und sollte keine Aktionswörter enthalten. Das Abhaken der Produkte und Ergebnisse, die erstellt wurden, ist wichtiger als das Überwachen der beweglichen Teile, die es ermöglichten, dass diese Aufgaben abgeschlossen wurden. Kurz gesagt: Die Work Breakdown Structure sollte keine Verben, sondern nur Substantive enthalten.

Die 8/80-Regel

Arbeitspakete innerhalb einer WBS erfordern in der Regel mindestens acht Stunden Aufwand und sollten nicht mehr als 80 Stunden Aufwand erfordern. Das ist die 8/80-Regel. (Um es noch einfacher auszudrücken: Ein Arbeitspaket sollte zwischen einem und zehn Tagen Vollzeitarbeit in Anspruch nehmen.) Die 8/80-Regel ist entscheidend, um die geeigneten Detailebenen zu bestimmen, die sowohl Ihren Projektumfang als auch Ihre WBS ausmachen. Die meisten Work Breakdown Structures umfassen drei Detailebenen. Komplexere Projekte erfordern eine detailliertere WBS, aber sie sind die Ausnahme. Faustregel: Wenn ein vorgeschlagenes Arbeitspaket beispielsweise zwei Wochen Aufwand erfordert, muss dieses Arbeitspaket aufgeteilt werden.

Wesentliche Vorteile von Work Breakdown Structures

Optimierte Projektplanung und -verwaltung — Während Work Breakdown Structures keine Zeitpläne und Meilensteine in ihrer Dokumentation festlegen, erleichtern sie deren Erstellung und Verwaltung. Sobald die WBS festgelegt ist, können Projektmanager mit ihrem vorgeschlagenen Projektzeitplan und Budget fortfahren. Der Vorteil einer solchen Aufsicht ist, dass Manager einen realistischeren Überblick über die Verwaltung von Erwartungen und Fristen für Arbeiten erhalten, die außerhalb des Projekts liegen.
Effektive Projektdurchführung — Work Breakdown Structures sind nicht unbedingt in Stein gemeißelt, aber sie beeindrucken sowohl Projektmanager als auch Teammitglieder mit der „sorgfältigen Buchführung“ aller Details. Schließlich sollten Projektmanager eine WBS nur einreichen, nachdem sie jedes einzelne Detail, jeden Bedarf und jede Wahrscheinlichkeit berücksichtigt haben, die während der Durchführung eines Projekts auftreten können. Eine Work Breakdown Structure trägt zu einem effektiven Projekt-Risikomanagement bei und gibt Projektmanagern die Möglichkeit, potenzielle Hürden vorherzusehen und sie zu berücksichtigen, bevor das Projekt gestartet wird.
Verwaltung der Projektvision — Sowohl Projektumfänge als auch Work Breakdown Structures bieten Parameter und Rahmenbedingungen für Projekte. Jede Person, die an einem Projekt beteiligt ist, kann auf die Leistungsbeschreibung oder andere Projektdokumentationen zurückgreifen, um sicherzustellen, dass sie auf Kurs und Ziel bleibt.
Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit — Mit einer WBS können Teammitglieder die Kommunikation aufrechterhalten und Unklarheiten während jedes Schrittes des Prozesses reduzieren. Bei der Erstellung einer WBS sollten Projektmanager nicht in einem Vakuum planen; der Dialog ist ein wesentlicher Bestandteil der Planung und Implementierung von Work Breakdown Structures.
Verantwortlichkeit — Die Zuweisung von Aufgaben und Erwartungen innerhalb einer WBS erfolgt, nachdem die Ergebnisse identifiziert und festgelegt wurden. Sowohl Projektmanager als auch Teammitglieder erhalten einen Überblick darüber, wie die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Teammitglieder aussehen. Dies fördert die Verantwortlichkeit und das Eigentum an der Fertigstellung und Präsentation dieser Ergebnisse.

Obwohl eine abgeschlossene WBS nicht wie eine mit Meilensteinen gespickte Projektübersicht aussieht, bietet sie dem gesamten Team dennoch einige Vorteile.

Potenzielle Hindernisse für effektives Projektmanagement

Um Ihre Projektmanagementziele nicht zu dämpfen, aber einfach eine WBS zu erstellen, wird nicht alle Ihre Wünsche erfüllen. Wie jede Strategie oder andere Software ist eine WBS nur so gut wie die Person, die sie erstellt hat und die sie weiterhin pflegt. Wenn ein Projektmanager sich in den Feinheiten einer WBS verliert, wird das eigentliche Projekt nicht davon profitieren.

Hier sind zwei potenzielle, durch WBS verursachte Hürden, die vermieden werden sollten und die tatsächlich ein erfolgreiches Projekt behindern können:

Zu viel Granularität — Wie bereits erwähnt, sind die meisten Work Breakdown Structures nur drei Ebenen tief. Nur besonders komplizierte Projekte, die eine sorgfältige Verwaltung vieler Ressourcen erfordern, führen zu Work Breakdown Structures, die sich über Seiten erstrecken. Projektmanager müssen den Sweet Spot zwischen zu viel und nicht genug Granularität finden, wenn es darum geht, Ergebnisse zu identifizieren und zu dokumentieren.
Wörtliche Projektplanung — Work Breakdown Structures enthalten und sollten keine Aktionspunkte enthalten. Wir haben dies bereits erwähnt, aber es ist erwähnenswert: Eine WBS ist eine tabellarische oder grafische Darstellung des Gesamtprojekts. Die WBS hilft Projektmanagern, Teammitgliedern und Stakeholdern, alle Produkte und Ergebnisse im Auge zu behalten, die notwendig sind, um das endgültige, abgeschlossene Projekt zu erreichen. Die wörtliche Projektplanung erfolgt nach der Einreichung einer WBS.

Wie haben Sie die Erstellung von Work Breakdown Structures angegangen?

Es gibt spezielle WBS-Software (sehen Sie sich zum Beispiel WBS Schedule Pro an), aber Sie müssen Ihren Fokus nicht auf solche spezialisierten Tools beschränken, wenn Sie möchten, dass diese Software mehr Projektmanagement-Funktionalität abdeckt.

Lösungen wie Planhammer und OpenProject bieten Benutzern die Möglichkeit, ihre eigenen Work Breakdown Structures zu erstellen. Benutzer können Mind-Mapping-Tools wie XMind und MindGenius nutzen, um ihre eigenen zu erstellen. (Tatsächlich ist die Mind-Mapping-Software MindMeister so konzipiert, dass sie mit der umfassenden Projektmanagement-Lösung MeisterTask für WBS-Erstellungszwecke synchronisiert wird.)

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Nächste Schritte zur Implementierung einer WBS

Verwenden Sie spezielle Projektmanagement-Software, die integrierte WBS-Funktionalität bietet? Oder verwenden Sie Notizkarten und überlegen manuell an einem physischen Whiteboard? Wenn Ersteres der Fall ist, hinterlassen Sie eine Bewertung Ihrer bevorzugten Projektmanagement-Lösung; wenn Letzteres der Fall ist, werfen Sie einen Blick auf die über 450 Projektmanagement-Softwares, die auf G2 Crowd vorgestellt werden, um Ihnen beim Wechsel von papierbasiert zu digital zu helfen.

Um mehr über Projektmanagement-Begriffe und -Konzepte zu erfahren, lesen Sie unbedingt, wie eine Projektumfangserklärung Ihren Projekten zum Erfolg verhelfen kann.

Jasmine Lee

Jasmine is a former Senior Market Research Analyst at G2. Prior to G2, she worked in the nonprofit sector and contributed to a handful of online entertainment and pop culture publications.