Jede Organisation mit einem Zu- und Abfluss von Geldern (Soll und Haben) – Einkommen, Spenden, Abschreibungen oder Ausgaben – muss diese Transaktionen aufzeichnen und verfolgen. Das Ziel ist es, die Finanzberichte des Unternehmens vorzubereiten und somit Einblick in den finanziellen Status zu gewinnen.

Ein Hauptbuch, allgemein bekannt als GL, ist ein Aufzeichnungssystem, das diese Finanzdaten verfolgt, ein Prozess, der mit der richtigen Buchhaltungssoftware erheblich vereinfacht werden kann.

GL-Konten und warum Unternehmen sie benötigen

Einige gängige Beispiele für diese Konten sind unten aufgeführt:

• Vermögenswerte: Bargeld, Giro- oder Sparkonten, Immobilien und jede daran befestigte Struktur, Inventar, Patente, Forderungen
• Verbindlichkeiten: zu zahlende Gehälter oder Löhne der Mitarbeiter, Kredite oder Schulden, bestimmte Steuern, Verbindlichkeiten
• Tochtergesellschaften: ein unabhängiges Unternehmen, das zu mehr als 50 % im Besitz eines anderen Unternehmens ist, das üblicherweise als Muttergesellschaft bezeichnet wird
• Ausgaben: Herstellungskosten (COGS), Verkaufsprovisionen, Werbung, Abschreibungen, Lieferungen, Nebenkosten
• Einnahmen: Verkäufe, Zinserträge, Dividendenerträge, Mieteinnahmen, Beiträge oder Spenden
• Eigenkapital: am häufigsten als Eigenkapital der Aktionäre bezeichnet, ist dies der Wert eines Unternehmens, wenn alle seine Vermögenswerte liquidiert und Schulden beglichen würden (einfacher ausgedrückt, Eigenkapital entspricht Vermögenswerten minus Verbindlichkeiten)

Während eines bestimmten Zeitraums erfassen Buchhalter und andere Finanzmitarbeiter Soll- und Habenbuchungen von bezahlten Rechnungen und erhaltenen Zahlungen. Dies wird durchgeführt, um zu überprüfen, dass alle Transaktionen für den Zeitraum in den richtigen Konten erfasst und die korrekten Beträge notiert werden. Sie müssen auch eine klare Trennung zwischen einem Zeitraum und dem nächsten ziehen, damit es einen eindeutigen Abschluss für die Aktivitäten jedes Zeitraums gibt. Es ist ziemlich üblich, dass die meisten Organisationen die Bücher monatlich, vierteljährlich und jährlich ausgleichen.

Jede im GL erfasste Transaktion wird als Buchung bezeichnet und basierend auf dem Kontenplan des Unternehmens auf die Hauptbuchkonten gebucht. Ein Kontenplan ist eine Aufschlüsselung der Kontotypen nach numerischem Bereich oder eine Art Ablagesystem, um Transaktionen entsprechend den betroffenen Konten zu kategorisieren. Wenn abgeschlossen, sollte ein GL eine vereinbarte einzige Quelle der Wahrheit für die finanzielle Lage eines Unternehmens sein, die wiederum zur Erstellung von Finanzberichten, zur Durchführung von Finanzanalysen und zur Durchführung von Prüfungen verwendet wird.

Warum ist ein GL für Unternehmen unverzichtbar?

Ein GL erzählt die Geschichte des finanziellen Wohlstands eines Unternehmens. Wenn beispielsweise die Ausgaben in einem bestimmten Zeitraum steigen, könnten die in verschiedenen GL-Konten enthaltenen Daten helfen zu erklären, wie dieser Anstieg der Ausgaben die Einnahmen oder Verbindlichkeiten beeinflusst. Diese Fähigkeit, tiefer in spezifische Transaktionen einzutauchen, hilft Unternehmen, die Ursache des Problems zu lokalisieren, sodass Entscheidungsträger entsprechend reagieren können. Genauigkeit aller Daten in einem GL ist unerlässlich, damit die Berichte, Analysen und Finanzberichte glaubwürdige Informationen anzeigen.

Eines der wichtigsten Ergebnisse eines GL ist die Erstellung von Finanzberichten. Die drei wichtigsten Aspekte des GL sind jedoch die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Kapitalflussrechnung.

Buchhaltungsteams benötigen diese Berichte, um besser zu verstehen, was ihre aktuellen Vermögenswerte und Verbindlichkeiten sind, sowie wie viel Bargeld sie haben (oder nicht haben) und wohin dieses Bargeld geht oder woher es kommt. Investoren, Analysten, das Management und andere Interessengruppen sind ebenfalls an diesen Finanzberichten interessiert, um über die Leistung und finanzielle Lage eines Unternehmens auf dem Laufenden zu bleiben.

G2s leitender Finanzanalyst, Felipe Torres, erklärt weiter, warum GLs für Unternehmen so wichtig sind:

„In der Finanz- und Buchhaltungsabteilung ist das GL die Wurzel von allem, was wir tun. Im GL pflegen wir jedes Detail unserer Unternehmensfinanzen, zusammen mit Metadaten über den Zeitpunkt der Transaktionen, die Anbieter oder Kunden, die Abteilungen und die Beträge. In diesem Sinne ist das GL das Rückgrat nicht nur unserer Finanzberichte, sondern auch unserer FP&A (Finanzplanung & Analyse) Fähigkeiten, die es uns ermöglichen, Unternehmensentwicklungen und -aktivitäten zu analysieren, um unsere Entscheidungen über die Zukunft zu informieren.“

Buchhaltungssoftware macht GL leicht zugänglich

Vor dem Internet und dem Fortschritt in der Buchhaltungstechnologie wurden Buchhaltungs- und Buchhaltungstransaktionen von Hand aufgezeichnet und auf Papier in verschiedenen Journalen geschrieben. Diese Buchungen wurden dann organisiert, zusammengefasst, summiert und ins GL übertragen. Man kann sich vorstellen, wie mühsam dies war und wie leicht menschliche Fehler gemacht werden konnten. Bis heute ist die Idee von GLs ähnlich, aber dank einiger grundlegender Funktionen von Buchhaltungssoftware einfacher, organisierter und leichter zu verfolgen.

Aktuelle Buchhaltungssoftware kann unter anderem Buchhaltungsteams dabei helfen, Buchungen zu pflegen, indem sie Soll und Haben automatisch berechnet und sicherstellt, dass alle Buchungen bestimmten Richtlinien entsprechen. Darüber hinaus speichert die Buchhaltungssoftware wichtige Finanzinformationen in einer Datenbank, was den Abstimmungsprozess effizienter und effizienter macht, da die Daten leicht zugänglich, organisiert und gültig sind.

Ein genaues, leicht zugängliches GL ermöglicht es Unternehmen jeder Größe und mit jedem Budget (es gibt mehrere kostenlose Buchhaltungsplattformen), Inventar besser zu planen, Preise festzulegen, sicherzustellen, dass die Bücher ausgeglichen sind, betrügerische Aktivitäten zu erkennen und eine legitime Papierspur im Falle einer Prüfung zu haben. Und die Pflege eines GL ist nicht nur für gewinnorientierte Organisationen wichtig. Non-Profit-Organisationen müssen ihre Zuschüsse, Spenden, Geschenke oder Mitgliederbeiträge verfolgen, um ihren Spendern gegenüber finanziell transparent zu bleiben und den Zuschuss- und Steuerbestimmungen zu entsprechen.

Von den Hunderten von Buchhaltungssoftware-Bewertungen, die G2 in den letzten 12 Monaten gesammelt hat, wurde die Bedeutung eines GL mehrmals erwähnt, und in diesen Bewertungen haben Benutzer wiederholt das GL-Feature hervorgehoben, das ihnen wichtig ist; Einfachheit.

Ein Software-Ingenieur in einem kleinen Unternehmen schrieb kürzlich über AlignBooks, „Die Erstellung des Hauptbuchs ist einfach und detailliert“, während ein Buchhaltungsbeauftragter, der Sage50 Cloud Accounting verwendet, sagte, „die Erstellung von Hauptbüchern ist relativ einfach und auch sehr detailliert und man kann so viele Kontenpläne wie möglich erstellen.“

Buchhaltungssoftware hat einen langen Weg zurückgelegt, seit GLs mit Stift und Papier und Tabellenkalkulationen verfolgt wurden. Daher kann die richtige Lösung helfen, die Aufzeichnung aller finanziellen Transaktionen zu vereinfachen und ein größeres Bild eines Unternehmens zu zeichnen.