Was ist die DSGVO? Wie sie Ihr Vertriebsteam beeinflusst

Es ist kein Geheimnis, dass Datensicherheit ein viel diskutiertes Thema ist.

Unsere Online-Aktivitäten hinterlassen eine digitale Spur, die im heutigen digitalen Zeitalter ausgenutzt werden kann. Während Unternehmen diese Daten zur Personalisierung nutzen, setzen sie uns auch Cyber-Sicherheitsrisiken aus. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die 2018 eingeführt wurde, adressiert diese Bedenken, indem sie strenge Datenschutzstandards für Organisationen festlegt, die innerhalb der Europäischen Union tätig sind.

Über den Datenschutz hinaus ist Umwelt- und Sicherheitssoftware entscheidend für den Schutz unserer digitalen Welt. Diese Tools helfen Organisationen, ihre Umweltbelastung zu minimieren und sichere Online-Interaktionen zu gewährleisten, wodurch eine sicherere und nachhaltigere digitale Landschaft entsteht.

Es ist wichtig zu beachten, dass die DSGVO jede Organisation betrifft, die die persönlichen Informationen von EU-Bürgern verarbeitet, einschließlich Unternehmen außerhalb Europas. Innerhalb Ihres eigenen Unternehmens haben diese Änderungen wahrscheinlich einen großen Einfluss auf Ihren Alltag gehabt, insbesondere wenn Ihr Jobtitel häufig mit den Daten von Personen zu tun hat, wie z.B. im Vertrieb.

Obwohl Ihr Unternehmen wahrscheinlich bereits Änderungen vorgenommen hat, um den DSGVO-Richtlinien zu entsprechen, ist es wichtig, dass Vertriebsmitarbeiter die Auswirkungen dieser Verordnung auf ihre täglichen Aktivitäten verstehen. Ein Versäumnis könnte erhebliche Konsequenzen für Ihre Organisation nach sich ziehen.

Anstatt alle 99 Gesetzesartikel, die die Verordnung ausmachen, durchzugehen, werden wir alles zusammenfassen, was Sie über die DSGVO-Konformität wissen müssen, das direkt mit Vertriebsteams zu tun hat – mit minimalem juristischem Fachjargon.

DSGVO-Konformität und Vertrieb

Wie bereits erwähnt, betrifft die DSGVO jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von Bürgern der Europäischen Union verarbeitet. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen nicht in Europa ansässig sein muss, um an diese Vorschriften gebunden zu sein. Einige wichtige Auswirkungen der DSGVO auf Vertriebsteams sind:

• Datenschutz durch Design: Die DSGVO verlangt, dass der Datenschutz von Anfang an bei jeder Datenverarbeitungsaktivität berücksichtigt wird. Vertriebsteams müssen sicherstellen, dass der Datenschutz in ihre Prozesse und Systeme integriert ist.
• Einwilligungsmanagement: Es ist entscheidend, die ausdrückliche, informierte Zustimmung von Personen einzuholen, bevor ihre personenbezogenen Daten gesammelt und verarbeitet werden. Vertriebsteams müssen klare Einwilligungsmechanismen implementieren.
• Datenminimierung: Es dürfen nur Daten gesammelt und aufbewahrt werden, die für den spezifischen Zweck notwendig sind. Vertriebsteams sollten übermäßige Datensammlungen vermeiden.
• Datenübertragbarkeit: Einzelpersonen können eine Kopie ihrer Daten in einem strukturierten Format anfordern und diese an eine andere Organisation übertragen. Vertriebsteams müssen bereit sein, diese Anfragen zu erfüllen.
• Benachrichtigung über Datenschutzverletzungen: Im Falle einer Datenschutzverletzung müssen Unternehmen die betroffenen Personen unverzüglich benachrichtigen. Vertriebsteams sollten über Pläne zur Reaktion auf Vorfälle verfügen.
• Rechenschaftspflicht: Unternehmen sind dafür verantwortlich, die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen. Vertriebsteams müssen sich ihrer Verpflichtungen bewusst sein und sicherstellen, dass sie erfüllt werden.

Durch das Verständnis dieser wichtigen Auswirkungen können Vertriebsteams sicherstellen, dass ihre Praktiken mit den Anforderungen der DSGVO übereinstimmen und die Privatsphäre ihrer Kunden und Interessenten schützen.

Wenn es um den Vertrieb geht, spielt Daten in jeder Phase des Trichters eine große Rolle. Aus diesem Grund hat die DSGVO einen großen Einfluss darauf, wie Vertriebsmitarbeiter Kunden- und Interessenteninformationen während des Verkaufsprozesses handhaben.

Wie beeinflusst die DSGVO die Akquisetätigkeiten?

Die Akquise ist die Aktivität, die am stärksten von der DSGVO für Vertriebsmitarbeiter betroffen ist. Dies schließt jede Outbound-Vertriebsansprache ein, bei der ein Vertriebsmitarbeiter Interessenten kontaktiert, die ihre Informationen nicht freiwillig herausgegeben haben.

Die DSGVO beschreibt sechs verschiedene „Rechtsgrundlagen“, auf denen es rechtmäßig ist, personenbezogene Daten zu verarbeiten oder zu verwenden. Mit anderen Worten, der Datenverantwortliche (d.h. der Vertriebsmitarbeiter) muss mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllen, um Interessenteninformationen zu speichern oder zu verwenden.

In Bezug auf Vertriebsaktivitäten werden wir hauptsächlich zwei dieser Bedingungen betrachten: Zustimmung und berechtigtes Interesse.

Zustimmung

Die ausdrückliche Zustimmung des Interessenten zu erhalten, ist ideal, aber nicht immer möglich. Ein Beispiel ist, wenn ein potenzieller Käufer ein Formular ausfüllt, um eine Produktdemonstration anzufordern. Vor der DSGVO war es sicher anzunehmen, dass eine Person, die ihre Kontaktdaten angibt, bereit ist, von einem Vertriebsmitarbeiter kontaktiert zu werden. Nach der DSGVO ist es nicht mehr so einfach. Es ist nicht mehr sicher anzunehmen, dass ein Käufer durch die Angabe seiner Kontaktdaten seine Zustimmung erteilt; er muss alle Kästchen ankreuzen, um bewusst einzuwilligen.

Damit die Zustimmung gemäß den DSGVO-Standards gültig ist, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Die Zustimmung muss freiwillig gegeben werden
• Die Zustimmung muss spezifisch sein
• Die Zustimmung muss informiert sein; die Person muss wissen, wozu sie ihre Zustimmung gibt
• Die Zustimmung muss eindeutig sein
• Die Zustimmung muss durch eine klare bejahende Handlung oder Erklärung gegeben werden

Im Großen und Ganzen werden die Details zur Zustimmung hauptsächlich Vermarkter betreffen, da sie Leads generieren und Lead-Erfassungsformulare erstellen. Vertriebsmitarbeiter müssen jedoch mit allen Aspekten des Verkaufstrichters vertraut sein, in denen die DSGVO eine Rolle spielt.

Berechtigtes Interesse

Wenn der potenzielle Käufer nicht ausdrücklich zugestimmt hat, muss der Datenverantwortliche ein berechtigtes Interesse an der rechtmäßigen Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten nachweisen. Mit anderen Worten, ein Vertriebsmitarbeiter muss erklären, warum er sich meldet und, was am wichtigsten ist, warum es für die Person am anderen Ende relevant oder vorteilhaft ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unter dieser Bedingung impliziert, dass Sie dies im Rahmen des Zumutbaren tun.

Die rechtliche Grundlage des berechtigten Interesses bringt ein gewisses Grauzonenproblem mit sich, da sie subjektiv ist und dafür oder dagegen argumentiert werden kann. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie immer überlegen, ob das, worüber Sie sich melden, für die Person am anderen Ende von Wert ist oder ob Ihre Handlungen die Rechte oder Freiheiten einer Person verletzen. Wenn Sie sich entscheiden, sich auf diese Grundlage zu stützen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Akquisetätigkeiten dokumentieren und darauf antworten können. Wir werden später noch mehr darauf eingehen.

Was sind die Konsequenzen bei Nichteinhaltung der DSGVO-Standards?

Es ist wichtig zu beachten, dass der Zweck dieser Verordnung darin besteht, die Datenprivatsphäre der EU-Bürger zu schützen und nicht leichtfertig Strafen an Unternehmen zu verteilen, die ihr Bestes tun, um diese Richtlinien einzuhalten.

Das gesagt, die schlimmsten Übeltäter könnten mit hohen Geldstrafen rechnen. Unternehmen können mit bis zu vier Prozent ihres jährlichen weltweiten Umsatzes oder 20 Millionen Euro, je nachdem, welcher Betrag höher ist, bestraft werden. Autsch.

Aber es ist wichtig zu bedenken, dass nicht alle Compliance-Fehler zu harten Geldstrafen führen werden. Der Umfang des Verstoßes wird die Schwere der Konsequenz bestimmen. Weniger schwerwiegende Verstöße können zu administrativen Geldstrafen wie Verwarnungen oder Rügen führen. So oder so, es reicht zu wissen, dass die EU es ernst meint mit der Einhaltung – es könnte an der Zeit sein, einen Chief Compliance Officer einzustellen.

Best Practices für DSGVO-konforme Akquise

Am Ende des Tages ist es besser, auf Nummer sicher zu gehen, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Ihre Akquisetätigkeiten DSGVO-konform sind. Egal, ob Sie eine Kalt-E-Mail senden oder einen Kaltanruf tätigen, es gibt mehrere Best Practices, die Sie beachten sollten.

Führen Sie Aufzeichnungen über Ihre Akquisetätigkeiten

Die meisten modernen Vertriebsteams verwenden CRM-Software als ihre primäre Datenbank. Es ist wichtig, Ihre Akquisetätigkeiten in Bezug auf europäische Kontakte zu dokumentieren und zu verfolgen, wie die Kontaktdaten ursprünglich in Ihr CRM gelangt sind.

Bieten Sie eine Opt-out-Möglichkeit

Ihre Ansprache sollte dem Empfänger immer die Möglichkeit bieten, sich gegen eine Kontaktaufnahme zu entscheiden. In E-Mails sollten Sie einen Link zur Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens und einen offensichtlichen Button einfügen, der es der Person am anderen Ende ermöglicht, sich von Ihren E-Mails abzumelden. Bei Telefonanrufen sollten Sie in Ihrer Datenbank „Nicht anrufen“ markieren, wenn die Person am Telefon darum bittet, nicht kontaktiert zu werden.

Seien Sie klar und ehrlich

Wenn Sie einen Interessenten kontaktieren, seien Sie immer klar über Ihre Absichten, ihn zu kontaktieren. Wenn sie fragen, wie Sie an ihre Daten gekommen sind, seien Sie ehrlich. Wenn sie Sie bitten, ihre Informationen aus Ihrer Datenbank zu löschen, erfüllen Sie ihre Bitte. Seien Sie außerdem immer bereit, GDPR-bezogene Fragen in Ihrer Ansprache zu beantworten. Sie möchten, dass die Person am anderen Ende weiß, dass Sie und Ihr Unternehmen ihre Privatsphäre und Sicherheit schätzen.

Fazit

Internet-Privatsphäre ist wichtig, und erhöhte Sicherheitsrisiken erfordern, dass Regierungen drastischere Maßnahmen ergreifen, um ihre Bürger zu schützen. Wir haben die Grundlagen der DSGVO für den Vertrieb behandelt, aber Sie sollten interne Ressourcen innerhalb Ihrer Organisation kontaktieren, wenn Sie spezifischere rechtliche Informationen wünschen.

Für die meisten Vertriebsmitarbeiter gilt: Solange Sie ein allgemeines Verständnis der DSGVO-Konformität haben und die Akquise mit diesem im Hinterkopf angehen, sollten Sie auf der sicheren Seite sein. Viel Erfolg bei der (konformen) Jagd!

Erfahren Sie mehr über Datenschutz und wie Sie Benutzerdaten schützen können!

Dieser Artikel wurde ursprünglich 2019 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.