Was ist eDiscovery? Der Leitfaden für rechtliche elektronische Informationen

Denken Sie an all Ihre wichtigen Dateien, Fotos und Anwendungen, die auf Ihrem elektronischen Gerät gespeichert sind.

Elektronische Geräte speichern und übertragen Informationen häufig über verschiedene Plattformen wie E-Mails, soziale Medien und Webanwendungen. All diese Daten, die über elektronische Geräte übertragen werden, können als Beweismittel oder Dokumentation in einem Gerichtsverfahren oder einer Untersuchung dienen.

Elektronische Entdeckung (eDiscovery) ist eine Methode zur Identifizierung, Sammlung und Bereitstellung von elektronisch gespeicherten Informationen (ESI), die vor Gericht präsentiert werden sollen. eDiscovery-Software ermöglicht die Überprüfung elektronischer Dokumente während eines Rechtsstreits.

eDiscovery kann äußerst komplex sein, da es eine Vielzahl von Dateitypen gibt, die verwendet werden können (wie E-Mails, Voicemails, Videos, Websites, Social-Media-Posts und Datenbanken) und viele Regeln, die die rechtliche Nutzung regeln.

So wie es Regeln für die Sammlung, Aufbewahrung und Präsentation von physischen Beweismitteln gibt, gibt es vergleichbare Regeln für elektronische Dokumente. eDiscovery-Software wird während des gesamten Prozesses verwendet.

Elektronische Dateien müssen auf eine bestimmte Weise aufbewahrt werden, um für die rechtliche Nutzung zu qualifizieren. Metadaten (Informationen wie der Inhalt einer Datei, wann sie erstellt wurde, wer sie erstellt hat, wer sie erhalten hat und andere zeitgestempelte Informationen, die für die Erstellung des Dokuments selbst relevant sind) müssen aufbewahrt werden, um das Dokument als original und unverändert zu verifizieren. Die Fähigkeit, die Echtheit eines Dokuments als unverändertes Inhaltstück zu bestätigen, ist entscheidend für die Aufnahme des Dokuments in einen Fall.

eDiscovery-Prozess

eDiscovery-Software wurde ursprünglich in einem kleinen Teil des Prozesses verwendet. Aber als Technologie im Leben und in der Geschäftswelt immer wichtiger wurde, begannen sich die Lösungen zu erweitern, um den gesamten eDiscovery-Prozess zu umfassen.

Der Anstieg der Anzahl umfassender Lösungen und die Akzeptanz elektronischer Dateien als Beweismittel durch das Rechtssystem haben zu einem riesigen Markt geführt. Der eDiscovery-Softwaremarkt wird bis 2023 voraussichtlich über 17 Milliarden Dollar wert sein.

• Informationsverwaltung (IG): Wird verwendet, um die Verfahren, Richtlinien und Kontrollen für die Datensammlung zu beschreiben. IG wird vom Information Governance Reference Model (IGRM) verwaltet, das einen Rahmen bietet, dem Agenturen folgen können.
• Identifikation: Die Aufbewahrung von Beweismitteln ist entscheidend für den Erfolg eines Prozesses. Teams arbeiten an der Identifikationsphase, indem sie wichtige Interessengruppen interviewen, Fallfakten überprüfen und digitale Beweise analysieren, um zu verstehen, welche Daten aufbewahrt werden sollen. Sobald eine Datei als relevant für einen Fall identifiziert wird, wird ein „Rechtshalt“ auf die Datei gelegt. Der Rechtshalt besagt, dass die Dateien nicht gelöscht, zerstört oder in irgendeiner Weise verändert werden dürfen. Sobald der Rechtshalt auf die Dateien gelegt wurde, werden die potenziell relevanten von der eDiscovery-Software identifiziert, entfernt und in einer Datenbank abgelegt.
• Aufbewahrung: Nach der Identifizierung der relevanten Daten bewahren die Eigentümer diese sicher auf. Die Software scannt die Dateien und identifiziert und trennt die relevanten von den nicht relevanten. Die relevanten Dateien werden in einem sicheren digitalen Raum abgelegt.
• Sammlung: Die Datensammlung erfolgt auf verschiedenen Technologien, je nach den Anforderungen; jedoch muss die gewählte Anwendung einem rechtlichen Prozess folgen. Die digitalen Beweise und Daten – wie die Metadaten, Dateigröße, Daten und Prüfprotokolle – sollten nicht kompromittiert oder verändert werden.
• Verarbeitung: Sobald die Daten gesammelt sind, könnten sie unorganisiert sein und können nicht so, wie sie sind, den Anwälten im Gericht präsentiert werden. Die Verarbeitung der Daten, ihre Organisation und die Verwendung automatisierter eDiscovery-Software können helfen, bedeutungsvolle Informationen zu extrahieren und die Relevanz sicherzustellen. Bestimmte Dokumente werden in ein anderes Dateiformat, oft ein PDF, konvertiert, um Schwärzungen von privilegierten Informationen zu ermöglichen. Schwärzungen können auch irrelevante Informationen in einer ansonsten relevanten Datei blockieren.
• Überprüfung: Die Überprüfung und Dokumentation der Daten vor ihrer Präsentation ist entscheidend. Der Überprüfungsprozess wird manuell oder mit Hilfe von künstlicher Intelligenz durchgeführt. Die Dokumente, die unter das Mandanten-Anwalt-Privileg fallen, werden in diesem Schritt identifiziert. Paralegals und Anwälte gehen die Dokumente durch.
• Analyse: Die digitalen Vermögenswerte und Dokumente sind organisiert und bereit für die Präsentation und Analyse. Digitale Aufzeichnungen, die während des Gerichtsverfahrens als Beweismittel dienen, werden analysiert.
• Produktion: Sobald die wichtigsten Beweise analysiert sind, kann der Anwalt das digitale Vermögen in physische Dokumentation umwandeln. Dies erleichtert die Präsentation während des Gerichtsverfahrens. Sie durchlaufen den Dokumentenproduktionsprozess, der sich auf die Vorbereitung von Dateien zur Präsentation vor Gericht bezieht. Sie werden von einem separaten Satz von Richtlinien zur Produktion elektronischer Informationen geregelt. Sobald sie produziert sind, können die Dateien dann vor einem Gericht präsentiert werden.
• Präsentation: Die endgültigen Beweise, die den Richtern, der Jury, den Anwälten, den Teilnehmern der Aussage und den Mediatoren präsentiert werden, sind in einem leicht lesbaren Format organisiert.

Bedeutung von eDiscovery

Die neun Phasen des eDiscovery-Prozesses mögen einfach erscheinen, dauern jedoch manchmal Monate oder Jahre, um abgeschlossen zu werden. eDiscovery ist ein mühsamer, aber äußerst wichtiger Prozess in den heutigen Gerichtssälen.

Das Manipulieren digitaler Beweise während eines Prozesses kann zum Verlust des Rechtsstreits führen. Das Verständnis der Bedeutung des Prozesses und die Gewährleistung digitaler Sicherheit sowie das Abschneiden irrelevanten Zugriffs können sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht kompromittiert werden.

Ganze Urteile können von dem Inhalt von E-Mails abhängen, die von einem Unternehmensleiter gesendet wurden. Mehr Informationen als je zuvor werden elektronisch gespeichert, und ihre Zulässigkeit vor Gericht kann einen Fall für die Anklage oder die Verteidigung entscheiden. Das gesamte Ziel des eDiscovery-Prozesses besteht darin, eine Basis von rechtlich zulässigen, relevanten Dokumenten zusammenzustellen, auf denen sowohl die Anklage als auch die Verteidigung ihren Fall aufbauen können.

Anwälte sind in vielen Staaten verpflichtet, technologisch kompetent zu sein, was bedeutet, dass sie ein tiefes Verständnis und Arbeitswissen über eDiscovery haben müssen. Da die Menge an ESI zunimmt und immer mehr Ergebnisse von der Einbeziehung oder dem Ausschluss elektronischer Dateien abhängen, wird eDiscovery auch immer wichtiger.

Vorteile von eDiscovery

eDiscovery-Lösungen bieten Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen eine Vielzahl von Vorteilen. Sie verbessern den eDiscovery-Prozess, machen ihn effizienter, kostengünstiger und genauer bei der Identifizierung relevanter Dokumente. Einige der häufigsten Vorteile von eDiscovery sind wie folgt:

• Reduzierung der mit der Entdeckung verbundenen Kosten
• Verbesserung der Entdeckungseffizienz
• Erhöhung der Genauigkeit bei der Identifizierung relevanter Dokumente
• Nutzung von Dokumentenwerkzeugen für die Zusammenarbeit
• Erhöhung der Zugänglichkeit
• Effektive Kooperationsmöglichkeiten
• Bessere Organisation digitaler Daten und Dokumente

Künstliche Intelligenz (KI) und eDiscovery

In den letzten Jahren ist künstliche Intelligenz zu einem grundlegenden Bestandteil von eDiscovery geworden. Auf prädiktiver Codierung basierende KI-Anwendungen analysieren massive Datensätze, die mit Wissen über die Relevanz von Dokumenten ausgestattet sind, und wenden dieses Wissen an, um Dokumente zu identifizieren, die für den jeweiligen Fall relevant sind.

Im Wesentlichen ist das, wie KI und eDiscovery miteinander verflochten sind. Es gibt eine Vielzahl von Begriffen, die verwendet werden, wenn man sich im Kontext von eDiscovery auf KI bezieht. Prädiktive Codierung, technologiegestützte Überprüfung, KI und maschinelles Lernen beziehen sich alle auf dasselbe: KI-gesteuerte eDiscovery.

Rechtsteams haben einiges zu tun, um sicherzustellen, dass die KI relevante Dokumente zieht. Dies geschieht, indem zunächst ein „Seed-Set“ eingegeben wird, das sich auf einen Querschnitt von Dokumenten aus dem gesamten zu analysierenden Satz bezieht. Das Team markiert relevante und irrelevante Dokumente im Seed-Set und gibt diese Informationen an die Anwendung weiter.

Basierend auf diesen Seed-Dokumenten erstellt die Software einen Algorithmus, um diese Gruppe von Dateien zu analysieren. Der Algorithmus sucht dann nach zusätzlichen Dokumenten, und das Team überprüft die Ergebnisse und passt den Algorithmus nach Bedarf an, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen (d. h. die Identifizierung aller relevanten Dokumente im Datensatz).

Sobald dies abgeschlossen ist, lässt das Team die Software die verbleibenden Dokumente scannen, um relevante und irrelevante zu identifizieren.

Zukunft von eDiscovery

Die großflächige Einführung digitaler Kollaborationstools wie Videokonferenzen, Plattformen wie Zoom oder Microsoft Teams und virtuellen Meetings aufgrund eines Anstiegs der Fernarbeit hat zu einem Anstieg von ESI und der Einführung von eDiscovery in größerem Umfang geführt. Prädiktive Codierung und andere Trends des überwachten maschinellen Lernens helfen, die Reaktionsfähigkeit und Relevanz von ESI zu finden.

eDiscovery wird allgemein als gültige Praxis akzeptiert, und der eDiscovery-Markt wird voraussichtlich weiterhin schnell wachsen. Als prädiktive Codierung (KI-gestützte Überprüfung) verbreitet wurde, gab es großes Interesse daran, wie die Gerichte die neue Technologie behandeln würden.

Ein Urteil im Jahr 2012, da Silva Moore v. Publicis Groupe, setzte den Präzedenzfall, dass prädiktive Codierung oder KI-gestützte Entdeckung und Dokumentenüberprüfung eine gültige Methode zur Überprüfung von Dokumenten war. Nachfolgende Urteile haben da Silva Moore bestätigt und die prädiktive Codierung als Standard für die Dokumentenüberprüfung etabliert.

eDiscovery, insbesondere KI-gestützte eDiscovery-Software, wird in absehbarer Zukunft weiter zunehmen.

Das Urteil fällt zugunsten von eDiscovery-Software aus!

eDiscovery-Software ist die Gegenwart und die Zukunft aller rechtlichen Angelegenheiten. Sie hilft, den Prozess zu rationalisieren, Dateien zu sammeln und zu unterteilen und die relevanten digitalen Vermögenswerte zu analysieren. eDiscovery kann kosteneffektiv und zeitsparend für Anwaltskanzleien und verschiedene Rechtsabteilungen sein.

Es besteht ein Bedarf an Transparenz und Effizienz innerhalb der internen Rechtsteams. Erfahren Sie mehr über Enterprise Legal Management und warum es wichtig ist.